Su marco ligero, su bajo costo y su facilidad de uso son todos argumentos que lo convierten en un CRM francamente interesante.
En cambio, los equipos con procesos de venta más elaborados o con necesidades de personalización más fuertes pueden encontrar limitada la plataforma.
HubSpot CRM se hizo un nombre muy rápido (y una buena base de usuarios) gracias a su plan gratuito. ¿En qué condiciones es HubSpot la herramienta adecuada? ¿Hasta dónde permite llegar realmente el plan gratuito? ¿Cuáles son los límites de este software CRM?
En este artículo te entregamos los resultados de nuestra prueba completa.
HubSpot CRM: uno de los alcances funcionales más profundos del mercado
#1 Gestión de contactos en HubSpot CRM: nuestra opinión
El CRM permite importar tus contactos desde Gmail, Outlook, o desde el correo de tu empresa y tus formularios web. Una vez importada tu base de contactos, la plataforma los actualiza automáticamente y registra todas las actividades de venta asociadas a ellos.
HubSpot explora automáticamente su base de datos de más de 20 millones de empresas e integra, en la medida de lo posible, los ingresos, el sector de actividad y otros elementos en los datos de los contactos. Aunque sus fichas de contacto no son las más legibles, las estrategias de automatización son muy profundas, con 135 campos posibles por contacto.
Más allá del proceso de venta, esta información te ayuda a segmentar tu base de clientes y prospectos para lanzar campañas de marketing mejor dirigidas y más eficaces. La plataforma soporta hasta 1 millón de contactos y empresas, lo que cubre las necesidades de la mayoría de las empresas medianas, sobre todo en B2B.
El consejo de SalesdoradoLos filtros de contacto ganarían con ser más precisos, pero la herramienta no te limita en el número de contactos importados, y eso pesa mucho cuando despliegas un CRM por primera vez en tu organización.
#2 Embudo de venta & gestión de oportunidades en HubSpot
HubSpot CRM es una excelente herramienta para ayudar a tu equipo de ventas a optimizar sus procesos comerciales: el pipeline de ventas en vista “Kanban” permite seguir mucho más fácilmente la evolución de los leads dentro del embudo comercial.
La solución te permite crear hasta 50 pipelines diferentes, algo muy útil para las organizaciones con productos o servicios cuyos procesos de venta no son iguales. Puedes modificar y añadir etapas al pipeline de ventas, además de las siete ya preconfiguradas (Cita, Calificado, Presentación programada, Decisión en curso, Contrato enviado, Venta cerrada ganada/perdida).
Puedes, por ejemplo, crear un pipeline específico de “venta adicional” destinado a tus clientes existentes, o un pipeline para la renovación de las suscripciones que están por vencer.
A medida que un negocio avanza, se desplaza por tu pipeline de ventas. Puedes crear y guardar filtros para visualizar rápidamente los negocios de cierto tamaño, los que deberían cerrarse este mes o los de un sector específico.
AtenciónEl pipeline de ventas de HubSpot es sólido pero no es el más visual. Algunos lo consideran a veces un poco recargado, con colores bastante oscuros. Las opciones de personalización, bastante profundas, permiten superar ese problema.
También existe una opción de visualización en forma de tabla, práctica para ordenar los negocios por vendedor asignado, por etapa o por fecha prevista de cierre.
HubSpot CRM te da la posibilidad de hacer un monitoreo cercano del comportamiento de tus clientes. Una vez que todos los datos están cargados en el sistema, empiezas a recibir notificaciones cada vez que tus prospectos abren sus correos o hacen clic en un enlace o un archivo adjunto.
El consejo de SalesdoradoEl pipeline de ventas, muy visual, es una herramienta eficaz para seguir el avance global de tu actividad comercial. La integración con la suite de marketing de HubSpot también es una solución potente para lanzar campañas de marketing dirigidas a tus leads más calientes.
#3 Administración & reportes en HubSpot CRM
El posicionamiento de HubSpot CRM es claro: la herramienta se dirige principalmente a las pymes y está pensada para arrancar rápido, sin que aprovechar sus funcionalidades exija horas de capacitación.
En cuanto a la ergonomía, el resultado es bueno: la navegación es moderna e intuitiva, y le permitirá a tu equipo comercial ganar eficacia en muchos aspectos.
En cambio, si bien la posibilidad de importar los contactos desde tu correo electrónico simplifica la configuración de la herramienta y acelera el proceso de onboarding, es una lástima que la curva de aprendizaje sea tan pronunciada para una herramienta que se presenta como ligera.
Cuando tu organización lleva tiempo usando la herramienta y tus vendedores dominan las funcionalidades principales, el uso es fluido.
En cambio, su adopción por parte de tus equipos puede ser un desafío para tu organización, porque explotar plenamente las posibilidades de HubSpot CRM implica un cambio “cultural” en el trabajo diario de tus vendedores.
El consejo de SalesdoradoHubSpot CRM es una herramienta muy potente, pero su despliegue en tu organización es un compromiso de largo plazo. Tienes que asumir que la adopción va a tomar tiempo. Si buscas una solución ligera y simple de instalar, te recomendamos más bien Pipedrive o ActiveCampaign.
Ese tiempo de adaptación no debe subestimarse, porque tus equipos van a necesitar tiempo para estar totalmente operativos.
Una vez que tus vendedores hayan integrado las acciones diarias que hacen rendir a HubSpot CRM, la solución les va a facilitar mucho la vida, sobre todo en los siguientes aspectos:
- Responde rápido a tus prospectos: recibes una alerta emergente cuando un prospecto realiza una acción interesante (abrir una presentación o entrar a tu sitio web) y basta un clic para obtener varias opciones de interacción con él.
- Úsalo donde lo necesitas: en Gmail o en Outlook 365, obtienes una ventana emergente que te permite consultar toda la información vinculada al contacto.
- Acceso a funciones potentes: en Gmail y Outlook 365, puedes mostrar tus plantillas, secuencias de correos, fragmentos, documentos y enlaces de reunión. Ganas mucho tiempo al redactar tus correos y en tu seguimiento de clientes.
- Automatización: la herramienta automatiza la programación de reuniones y, gracias a la integración con tu software de conferencia telefónica, puedes contactar rápido a tus prospectos. HubSpot CRM también se integra con Twilio, que te permite hacer llamadas telefónicas directamente desde el software; las llamadas pueden registrarse directamente en la herramienta, lo que te permite hacer un mejor seguimiento de tus prospectos.
En cuanto a los reportes, cada plantilla de tablero está asociada a un cierto número de informes que puedes conservar o no. La creación de un tablero a medida también te permite elegir los informes que te interesan según tus necesidades.
#4 Ficha de prospecto & modelo de datos en HubSpot CRM
La ficha de contacto
Ahí puedes cargar los datos de todos tus clientes y después vincularlos a su empresa, pero también a todos los negocios en curso con ellos.
La ficha de empresa
También puedes completar fichas de empresa, donde listas a todos los contactos que trabajan ahí, con notas sobre las actividades de esa empresa.
Los campos personalizados
Según las necesidades de tu empresa, puedes crear campos personalizados para después filtrar tus datos. Esos campos pueden aplicarse a las personas, a los negocios, a las organizaciones, etc.
#5 Automatización, documentación & CPQ
Cuando cerraste una venta, probablemente tengas muchos documentos que enviar, firmar y devolver. Mientras más rápido termines esas tareas, más rápido pasas al siguiente negocio.
HubSpot cuenta con una funcionalidad de workflows disponible en los planes Pro y Enterprise para automatizar tus procesos comerciales. Pero esa funcionalidad está lejos de tener la profundidad, la flexibilidad y la personalización que ofrece Salesforce.
En la versión gratuita, HubSpot permite subir documentos de hasta 250 MB. Los usuarios gratuitos tienen acceso a cinco documentos compartidos a la vez. Si tu actividad necesita almacenar archivos de más de 250 MB, vas a tener que pagar. La ventaja aquí es que no hay un límite global de almacenamiento.
Atención al cliente & capacitaciones en HubSpot
HubSpot tiene fama de estar pensado sobre todo para los adeptos del “Do It Yourself”, los que necesitan un mínimo de soporte.
Pero el CRM ofrece soporte en español, disponible de lunes a viernes, para las cuentas de pago. La HubSpot Academy da acceso a muchos contenidos y a capacitaciones muy detalladas, por ejemplo para arrancar con la herramienta – ojo, buena parte del catálogo sigue estando en inglés.
También puedes rendir certificaciones con HubSpot, centradas principalmente en la generación de leads.
Las sesiones de onboarding para los nuevos vendedores son detalladas, dinámicas e intuitivas – calcula unos 1500 US$ por usuario. También puedes optar por sesiones a fondo para resolver problemas complejos, que cuestan más de 5000 US$.
Los precios de HubSpot CRM
¿Cuánto vale realmente el plan gratuito de HubSpot?
La versión gratuita de HubSpot CRM ofrece hasta 1 millón de contactos en tu base de datos, accesible para un número ilimitado de usuarios. Tienes acceso a las siguientes funcionalidades:
- Acceso al CMS (software de creación de sitios web).
- Posibilidad de hacer un monitoreo de la actividad de un sitio web: obtén una visión de la actividad de tus contactos en tu sitio (páginas vistas, envíos de formularios, etc.)
- Integración con Gmail o con Outlook: para poder programar el envío de correos desde el CRM.
- Herramientas limitadas de productividad (como la programación de correos, los tickets y la programación de reuniones).
- Acceso al seguimiento de correos y a las plantillas: recibe notificaciones en tiempo real cuando abren tus correos o consultan tus enlaces.
- Acceso a integraciones de terceros mediante el App Marketplace.
- Formularios para capturar leads en todo tu sitio
- Chat en vivo y chatbots básicos que puedes integrar a tu sitio web.
AtenciónLa versión gratuita de HubSpot es bastante pobre en funcionalidades, incluso en funcionalidades muy básicas. Es un buen punto de partida, pero si lo que quieres es un verdadero CRM de marketing, la versión gratuita no alcanza.
Por ejemplo, en las herramientas de gestión comercial vas a estar limitado a solo 15 minutos de llamadas por usuario y por mes, un único pipeline de ventas, sin automatización de correos (y con la marca HubSpot en tus envíos).
La oferta realmente interesante de HubSpot es el plan Starter CRM Suite, que incluye las 5 herramientas de HubSpot (marketing automation, CRM comercial, helpdesk, CMS y operaciones), por 50 € al mes para 2 usuarios. Por ahora es uno de los planes más interesantes del mercado, a un precio bastante bajo dada la amplitud funcional que ofrece.
Los planes de pago de HubSpot CRM
El enfoque freemium de HubSpot CRM significa que las funcionalidades básicas del CRM son gratuitas y que puedes, según tus necesidades, acceder a funcionalidades más avanzadas que son de pago.
Es bastante interesante poder elegir los módulos complementarios que necesitas sin tener que asumir costos iniciales enormes por un montón de funcionalidades que no usarías.
Para ir más lejos en tu gestión de la relación con el cliente, existen tres planes de pago:
- Sales Hub Starter: desde 30 € al mes (o 50 euros si se factura mensualmente) para 2 usuarios de pago, 8 h de llamadas mediante la herramienta, seguimiento de correos ilimitado, 1000 plantillas de correo, 1 000 enlaces de reunión personales y de equipo, 10 tableros y 2 pipelines de negocios.
- Professional: desde 1185 € al mes (facturados anualmente) para 5 usuarios de pago, hasta 100 cotizaciones por negocio con firma electrónica, 100 bandejas de entrada, 25 tableros y 15 pipelines de ventas.
- Enterprise: desde 4783 € al mes (facturados anualmente) para 10 usuarios de pago, 33 h de llamadas, 50 tableros, 50 pipelines de ventas y hasta 1000 workflows de automatización para gestionar a tus equipos.
¿Necesitas más información sobre los precios? Tenemos un artículo completo sobre los precios de HubSpot.
Costos de capacitación en HubSpot
Los CRM más reconocidos son en general herramientas muy intuitivas que exigen muy poca capacitación sobre el uso de las funcionalidades de venta.
HubSpot dispone de un centro de recursos muy completo, la HubSpot Academy, donde los usuarios pueden seguir cursos muy completos – videos, diapositivas descargables, ejercicios prácticos – y obtener certificaciones.
El CRM propone actualmente 11 certificaciones que se obtienen tras un recorrido de formación gratuito y disponible en español, si quieres certificar tu experiencia en HubSpot.
Muchas agencias HubSpot, como Markentive o Invox, ofrecen capacitaciones, dirigidas tanto a los equipos que empiezan como a los expertos ya en el puesto que quieren reforzar sus conocimientos del CRM.
Costos de integración en HubSpot
Para implementar HubSpot existen varias formas: puedes pasar por una agencia, por el proveedor, o implementarlo tú mismo.
AtenciónLos costos de integración van a depender mucho del plan que hayas elegido. Mientras más complejo es el plan, más caro sale, porque hay más opciones que configurar.
Si eliges pasar por una agencia certificada, HubSpot cuenta con varias agencias asociadas que te acompañan en la integración del software. HubSpot les asigna 5 insignias diferentes según su nivel: Partner, Gold, Platinum, Diamond y Elite.
Eso garantiza una gran experiencia en HubSpot y un acompañamiento realmente a medida, pero también tiene un costo: la implementación por una agencia se cifra en general en 1000 euros como mínimo.
HubSpot también ofrece su propia integración a distancia: por ejemplo, para el onboarding del Marketing Hub, calcula 2760 euros para un plan Pro y 5500 para uno Enterprise. Encuentra un ejemplo de su plan de onboarding de la herramienta de Marketing.
También puedes integrar la herramienta tú mismo: HubSpot ofrece muchas capacitaciones gratuitas en la HubSpot Academy que pueden permitirte implementar el software por tu cuenta. Es una solución más larga, pero puede ser muy eficaz y económica si entiendes la herramienta y conoces bien tus necesidades.
Los 5 productos de la suite HubSpot
La suite HubSpot está formada por 5 productos:
- Marketing Hub – aquello por lo que más se los conoce, y probablemente uno de los software de marketing automation más completos del mercado
- Sales Hub – el CRM comercial del emblemático plan gratuito
- Service Hub – la suite de software de atención al cliente de HubSpot, a la altura de las herramientas más reconocidas como Zendesk
- CMS Hub – HubSpot ofrece un CMS (Content Management System), que permite construir y gestionar sitios más o menos complejos. En la práctica no es el mejor CMS del mercado, pero el (muy) gran interés está en que toda la suite analítica, el web-tracking y el vínculo con el CRM y las herramientas de marketing automation son nativos. Como el objetivo de un sitio institucional es generar dinero, eso importa más que poder personalizar el color del borde inferior de los campos de correo.
- Operations Hub – es más bien un add-on para todas las demás herramientas de la suite: son las funcionalidades que permiten fluidificar las interacciones entre las otras 4, pero también aceptar pagos, automatizar el lead scoring y el contact scoring, la asignación de leads, y todo un abanico de funcionalidades para asegurar una mejor data quality.