El proveedor ofrece un conjunto de software impresionante, que va del CRM a la videoconferencia, pasando por la gestión de los correos, un módulo de chat e incluso un CMS ligero para crear mini sitios fácilmente.
En Zoho CRM, el producto estrella de la marca, cambiaron muchas cosas: la grilla tarifaria fue revisada y el proveedor hizo un trabajo de fondo sobre toda su identidad gráfica, que era su principal punto débil. La herramienta conserva una profundidad funcional impresionante, a precios que siguen siendo suaves.
Gestión de contactos en Zoho CRM
La experiencia de usuario de Zoho fue rehecha en profundidad. En la gestión de contactos, eso se traduce en una vista cronológica que hace subir a los prospectos y clientes prioritarios, en una interfaz muy visual y agradable de usar.
Un detalle que hace ganar tiempo en el día a día: la etiqueta de color indica el tipo de acción a realizar para cada prospecto y su vencimiento. Un clic encima abre directamente la actividad asociada.
La herramienta pone a disposición una cantidad importante de filtros avanzados para consultar los datos del CRM según las tareas, las notas, los intercambios por correo y las demás actividades.
Si quieres desarrollar tu presencia dentro de una cuenta, en una lógica de Account Based Marketing, Zoho CRM permite crear cuentas “empresa” y después asignarles varios contactos individuales.
Es fácil organizar a las personas como prospectos activos y asignarles distintas categorías de clasificación. Puedes adjuntar documentos a fichas de contacto individuales y después recuperar todos los archivos subidos en la biblioteca de documentos.
Gestionar las oportunidades comerciales en Zoho CRM
El objetivo de Zoho CRM es permitir a las empresas de todos los tamaños dar seguimiento a la relación con el cliente durante todo su ciclo de vida, del primer contacto al cierre del negocio.
Con esa idea, el software reúne las herramientas necesarias para hacer avanzar a los leads dentro de tu embudo comercial:
- Gestión de tus campañas de emailing B2B
- Captura de leads
- Lead nurturing
- Segmentación
- Herramientas de prospección B2B
- Seguimiento de las interacciones
- Asignación de los leads a los vendedores correctos
Los nuevos prospectos empiezan como leads y se convierten en contactos una vez calificados. En esa etapa, la empresa asociada pasa a ser una cuenta. Como suele pasar en Zoho, usas lo que necesitas: si solo generas algunos leads, puedes saltarte ese paso y hacer que los nombres nuevos aparezcan directamente en la lista de contactos.
Si en cambio necesitas generar una gran cantidad de leads desde múltiples fuentes, Zoho los recolecta mediante una funcionalidad llamada SalesSignals. Monitorea distintos canales (chats, correos, redes sociales) y te avisa en tiempo real cuando un prospecto menciona a tu empresa.
La vista “Actividades” de arriba da una visión global de las tareas que te esperan en los próximos días.
Estas funciones avanzadas de seguimiento de leads multifuente hacen de Zoho una herramienta sólida de gestión de oportunidades, capaz de hacer dar un salto a un equipo comercial que hoy maneja su prospección a mano.
El Sales automation en Zoho CRM
Lead scoring
Toda organización comercial bien estructurada se apoya en procesos de lead scoring para concentrar sus esfuerzos en los prospectos con más valor.
Zoho CRM da las claves para implementar esos procesos comerciales: en los parámetros, bajo la sección “automatización”, vas a encontrar las “reglas de puntuación”. Los criterios propuestos permiten afinar tu estrategia comercial.
En el ejemplo de arriba, la regla suma 10 puntos a todos los prospectos ubicados en la región de París cuya facturación supera los 50 000 euros. Una vez definidos tus criterios, se aplican al conjunto de tu base de contactos.
Para llegar más rápido a los prospectos que te interesan, puedes ordenar tus leads por puntaje directamente en la herramienta de gestión de contactos.
Lead routing
El lead routing consiste en repartir los leads entre los vendedores pertinentes según la organización que hayas armado. Mismo camino en el menú: elige “reglas de asignación” y después define tus criterios.
En nuestro ejemplo, todos los leads cuya facturación supera los 30 000 euros se asignan a Hugo. Nuestra cuenta de demostración ofrecía pocas opciones, pero nada impide crear reglas mucho más sofisticadas y asignar automáticamente tus prospectos a los distintos integrantes del equipo.
Un límite que conviene conocer: esas reglas solo se aplican a los prospectos importados o capturados mediante tus formularios web.
Secuencias de seguimiento automatizadas
Aunque el envío de secuencias de correos automatizadas es menos indispensable en B2B que en B2C, igual tienes temas más importantes que atender que perseguir a tus prospectos uno por uno.
Con Zoho CRM se puede: siempre en la misma parte del menú, selecciona “reglas de workflow”. La construcción del escenario es después simple, encadenando condiciones, disparadores y acciones. Puedes crear hasta 10 condiciones para un mismo workflow.
El ejemplo de arriba no corresponde a un escenario de seguimiento, pero un esquema así se define bastante fácil: cuando X no me envió un correo desde hace Y días, le mando automáticamente el correo de seguimiento Z.
Si te sientes cómodo con la herramienta, ve más lejos y cruza las reglas de lead scoring con tus escenarios de seguimiento, para alimentar a cada prospecto con información según su avance en el embudo.
Macros y webhooks
Con las macros de Zoho CRM disparas una serie de acciones automatizadas a partir de una acción manual: enviar un correo, actualizar un contacto. Bonus apreciable, el CRM identifica por sí mismo ese tipo de tareas que consumen tiempo y propone macros para ganar tiempo.
Además, cuando quieres automatizar acciones que necesitan una conexión con aplicaciones de terceros (avisar a tu área de logística que se acaba de ganar un negocio, por ejemplo), Zoho CRM propone webhooks para conectar esas aplicaciones a tu CRM.
Para una pyme, las posibilidades de Sales automation de Zoho CRM son más que suficientes. La herramienta no te va a limitar en ese terreno.
La ergonomía y la experiencia de usuario en Zoho CRM
Los usuarios le reprocharon largo tiempo a la herramienta su interfaz anticuada y una experiencia de usuario que frenaba la adopción en los equipos. Los equipos de Zoho los escucharon e hicieron evolucionar la ergonomía del software. Lo menos que se puede decir es que salió bien.
Se hizo un gran trabajo para volver rápidamente accesibles las distintas funcionalidades. El seguimiento de los leads, las acciones a realizar en cada cuenta e incluso el editor de workflow presentado más arriba son fáciles de usar.
Para evitar olvidos, la herramienta dispara recordatorios automáticos a partir de las actividades de tu agenda. También se agradecen las optimizaciones bien pensadas que aporta la IA, como las macros propuestas automáticamente.
Las integraciones
Hay integraciones de terceros disponibles en el Marketplace de Zoho. Ahí se encuentran las aplicaciones profesionales más usadas, entre ellas Google Workspace, Mailchimp, Constant Contact, Evernote, ClickDesk, Microsoft Office 365, QuickBooks, Zendesk Support o GoToMeeting.
En total se cuentan más de 600 integraciones disponibles, entre ellas un centenar de proveedores de telefonía VoIP.
Zoho CRM es además un componente de la suite Zoho, que cuenta con más de 40 aplicaciones, entre las cuales:
- Zoho Webinar
- Zoho Social, para una gestión avanzada de las redes sociales
- Zoho Books, para la contabilidad
- Zoho Surveys, para crear y enviar encuestas a tus prospectos y contactos
Es un verdadero plus: despliegas otros bloques de la suite sin pasar por un proveedor adicional. Y si no quieres usar el resto de la suite, las integraciones hacia las aplicaciones indispensables están ahí.
Los precios de Zoho CRM
La versión gratuita
Para tomarle el pulso a la herramienta y probar las distintas funcionalidades, Zoho ofrece una versión gratuita hasta tres usuarios, con acceso a lo esencial: gestión de leads, de cuentas y de negocios.
Zoho Bigin, la versión aligerada
Zoho ofrece también una versión ultraligera de su producto, Zoho Bigin. Es un CRM pequeño orientado al pipeline, dedicado a las estructuras chicas.
Zoho Bigin está disponible desde 7 euros por mes y por usuario, facturados anualmente. La herramienta permite montar hasta 5 formularios web, integrar tu correo y crear tableros personalizados.
Es una muy buena opción si estás empezando: un software de verdad, capaz de acompañarte mucho tiempo, a un precio muy accesible.
Los cuatro planes de Zoho CRM
La oferta de Zoho CRM se articula en torno a cuatro planes:
- Standard, a 20 euros por usuario y por mes. Este plan incluye las funcionalidades de lead scoring mencionadas más arriba, los escenarios automatizados, además de la posibilidad de crear varios pipelines de venta y tableros personalizados.
- Professional, a 35 euros por usuario y por mes. Este nivel agrega SalesSignals para seguir la actividad de tus prospectos, la integración de formularios y la gestión de inventario integrada.
- Enterprise, a 50 euros por usuario y por mes. Este plan integra a Zia, la herramienta de IA de Zoho, el portal multiusuario además del SDK móvil y el MDM.
- Ultimate, a 65 euros por usuario y por mes facturados anualmente, que agrega principalmente la solución de inteligencia de negocios avanzada integrada a las herramientas de analytics.
Una prueba gratuita de 15 días da acceso a todas las funcionalidades, como complemento del plan gratuito limitado a tres usuarios.