Wrike é uma ferramenta de gestão de projetos criada em 2006. Com um escopo funcional muito amplo, este software é ideal para projetos complexos e equipes grandes.
Mesmo que o Wrike possa ser mais difícil de implantar para equipes pequenas, suas qualidades fazem com que ele seja usado por mais de 20.000 clientes no mundo.
Wrike: escopo funcional
Gestão de tarefas e planejamento
No Wrike, o trabalho acontece em blocos de construção: as tarefas. Elas podem ser adicionadas aos projetos e conter informações como uma duração, um status, uma data de vencimento, um responsável ou comentários.
Essas tarefas podem ser divididas em subtarefas, que podem virar tarefas independentes se necessário. As tarefas podem receber arquivos, ser marcadas como favoritas, ser duplicadas ou se tornar recorrentes.
No Wrike, o gráfico de Gantt dá uma visão geral do andamento do projeto. Ele permite criar tarefas diretamente, acompanhar o progresso delas e ver as tarefas pendentes.
Ele também permite planejar ou replanejar tarefas e atualizar o cronograma do projeto com um simples arrastar e soltar. Por fim, oferece a possibilidade de filtrar as tarefas por status, proprietário, datas de início e de fim.
Colaboração e comunicação
Os usuários podem escolher como, e com quem, compartilhar projetos e pastas, e se comunicar com comentários ou menções. A ferramenta não oferece chats de equipe nem chamadas de áudio e vídeo, mas eles ficam acessíveis por meio de integrações.
O Wrike facilita a colaboração com painéis personalizáveis, que permitem organizar o trabalho de uma equipe por clientes, projetos ou calendários. Eles dão uma visão geral das tarefas e subtarefas em andamento, e permitem acompanhar seus prazos.
O Wrike permite enviar e compartilhar arquivos externos, e visualizar diretamente arquivos do Word, Excel e PowerPoint, que portanto não precisam ser baixados. Os arquivos de projetos e tarefas também podem ser compartilhados com colaboradores ou clientes.
A funcionalidade “Horários de trabalho” ajuda a gerenciar os dias úteis e não úteis, e a ver quando uma equipe, ou colaboradores, estão trabalhando. Ela permite adicionar dias de férias e horas extras.
Relatórios e controle de tempo
O controle de tempo serve para contabilizar as horas faturáveis e faturar um cliente, ou para estimar a duração de tarefas e projetos. No Wrike, ele está incluído a partir das contas Business e superiores. Funciona nos aplicativos móveis, inclusive offline.
Você pode registrar o tempo manualmente, ou medi-lo com um cronômetro integrado ao aplicativo. O Wrike permite criar um relatório de registro de tempo e, dependendo da assinatura, é possível exportar as folhas de horas.
O controle de tempo do Wrike é menos eficiente que o de ferramentas dedicadas, e não funciona para registro de ponto. Ele também é menos fácil de usar que o de outros softwares de gestão de projetos: em particular, só pode ser iniciado abrindo uma tarefa.
O Wrike dá uma visão geral dos projetos e tarefas por meio de relatórios, que podem ser atualizados a qualquer momento com os dados recentes. É possível usar um modelo de relatório predefinido ou criar um relatório personalizado.
Um gerador de relatórios ajuda a criar novos relatórios. Por exemplo, o modelo de relatório de riscos do projeto usa inteligência artificial para analisar os projetos ativos e dar a probabilidade de cada projeto ser concluído no prazo.
Opções de personalização
O Wrike permite gerenciar um projeto do início ao fim, graças ao seu sistema de tarefas, com pessoas designadas para sua execução, um prazo, anexos, opções de status personalizáveis, e às suas muitas ferramentas clássicas, como o gráfico de Gantt.
O Wrike se diferencia dos concorrentes, no entanto, porque não é dedicado apenas à gestão de projetos, mas também à gestão do trabalho em andamento. Isso inclui as tarefas que não têm necessariamente uma entrega final ou um prazo fixo.
Para o trabalho fora de projetos, o Wrike permite criar pastas em qualquer espaço e mantê-las ali. Dentro de uma pasta, a ferramenta oferece a escolha de organizar o trabalho em diferentes formatos e visualizações: lista, quadro, gráfico de Gantt.
A página inicial do Wrike é dividida em três painéis. O da esquerda mostra as últimas notificações e atribuições, o central contém atalhos para o seu trabalho e o da direita links rápidos para pastas inteligentes e ferramentas.
Esse sistema de painéis é muito fácil de usar. Ele também é muito modular graças aos quatro blocos de construção em que o trabalho é feito: os espaços, as pastas, os projetos e as tarefas.
A automação no Wrike
Os usuários do plano gratuito têm acesso apenas aos workflows padrão. A partir do plano Team, os usuários têm acesso a workflows personalizados, que permitem criar e modificar workflows de equipe.
O motor de automação (Automation Engine) é uma ferramenta integrada que permite automatizar os workflows mais usados para reduzir o trabalho manual. Ele permite criar regras de automação variadas, com gatilhos e ações. Está disponível a partir do plano Team.
O suporte ao cliente do Wrike
O suporte ao cliente do Wrike pode ser acionado por muitas opções diferentes: por email, por telefone, com um sistema de chat ao vivo ou ainda um sistema de tickets. No entanto, ele nem sempre é muito ágil, e às vezes não informa os clientes o suficiente.
A central de ajuda do Wrike é muito completa. Um espaço permite fazer perguntas e obter resultados em forma de artigos ou de contribuições da comunidade. O Wrike oferece de fato um espaço de comunidade para fazer perguntas ou compartilhar boas práticas.
Para ajudar seus usuários e ensiná-los a usar a ferramenta, o Wrike também oferece um treinamento interativo, vídeos e notas atualizadas. Por fim, uma base de conhecimento bem fornida está disponível na central de ajuda, e webinars mensais são organizados.
O Wrike também destaca muitos estudos de caso detalhados em seu canal no YouTube, por exemplo um vídeo que explica em detalhe a preparação da campanha de 75º aniversário dos 49ers, o time de futebol americano de San Francisco.
Wrike: as integrações
Dependendo do plano, os usuários do Wrike podem integrar mais de 150 outras ferramentas: as plataformas de armazenamento em nuvem para os usuários do plano gratuito, e muitos aplicativos de produtividade para os dos planos pagos.
O Wrike também permite usar complementos dedicados à integração. O complemento Wrike Integrate, pago como opção nos planos Business e Pinnacle e incluído no plano Apex, desbloqueia por exemplo mais de 400 integrações personalizadas. Alguns complementos são até gratuitos, como o dedicado ao Microsoft Teams.
Wrike: os preços
O Wrike oferece 5 planos diferentes, com cobrança anual:
- Free: dá acesso à gestão de tarefas e subtarefas nos aplicativos web, desktop e móvel. Permite trabalhar com colaboradores internos e externos, com armazenamento de até 2 GB por conta.
- Team: US$ 10 por usuário por mês, de 2 a 15 usuários. Dá acesso a painéis compartilháveis, gráficos de Gantt interativos, workflows personalizados e ao motor de automação, com até 2 GB de armazenamento por usuário.
- Business: US$ 25 por usuário por mês, até 200 usuários. Dá acesso a muitas extensões, integrações e funcionalidades, como o controle de tempo, além de 5 GB de armazenamento por usuário.
- Pinnacle: sob consulta. Retoma as opções avançadas do antigo plano Enterprise, com 15 GB de armazenamento por usuário.
- Apex: sob consulta. Inclui todo o plano Pinnacle, o complemento Wrike Integrate e 50 GB de armazenamento por usuário.
