¿Buscas una herramienta de firma electrónica confiable y fácil de usar? DocuSign es el software de firma electrónica líder del mercado que simplifica la gestión digital de los documentos de las empresas.
En este artículo te compartimos nuestra opinión sobre DocuSign: profundidad funcional, atención al cliente, relación calidad-precio, revisamos el software con lupa.
Prueba DocuSign gratisDocuSign ofrece una prueba gratuita de 30 días con acceso a todas las funcionalidades para que te hagas una buena idea de lo que puede hacer la herramienta.
¿Cuáles son las funcionalidades de DocuSign?
Crear documentos con DocuSign
Editar tus documentos
El corazón de un software de firma electrónica está en la configuración de un documento. DocuSign lo hace simple e intuitivo, lo que no le impide ofrecer muchas opciones para distintos escenarios, desde el envío del documento por correo electrónico hasta la función «Firma en persona».
Para configurar tu documento, empieza por subirlo a la plataforma y luego marca las zonas donde los destinatarios deben firmar. DocuSign ofrece una función de arrastrar y soltar que permite definir fácilmente los lugares donde se requieren las firmas y otros datos relevantes.
Algunos pequeños detalles refuerzan la facilidad de uso de este software: si hay varios firmantes, se codifican por color en el documento. También puedes definir casillas de verificación, iniciales u otros elementos que requieran una acción de tu destinatario. Del mismo modo, si los campos estándar no responden a tus necesidades, puedes crear un campo personalizado.
También puedes reforzar la seguridad de tu documento agregando un código de acceso, que los destinatarios deben ingresar para abrir y firmar el formulario.
Crear tus propias plantillas
Si usas seguido los mismos documentos, puedes crear una plantilla. Los configuras una sola vez para luego reutilizarlos con distintos firmantes y compartirlos con otras personas de tu organización.
Es una gran ventaja para los formularios estándar de empresa que se repiten con frecuencia, como las propuestas, los NDA (acuerdos de confidencialidad) o los términos y condiciones de uso. Después puedes acceder fácilmente a tus plantillas en una pestaña dedicada de la plataforma DocuSign.
Cuando varias personas de tu organización usan una plantilla, puedes agregarle una contraseña obligatoria para cualquier modificación.
La opinión de SalesdoradoDocuSign es una plataforma fácil de usar que ofrece muchas funcionalidades, en particular la creación de plantillas, una verdadera ventaja para facilitar el trabajo en la empresa.
El seguimiento de tus documentos
Después de crear tus documentos, el segundo paso consiste en gestionar tu flujo de documentos para enviarlos, firmarlos y almacenarlos.
Las funcionalidades de envío de tu documento
Cuando tu documento está listo para enviarse, DocuSign permite personalizar el envío: en particular, puedes elegir si el destinatario es un firmante en persona o importar una lista de firmantes.
Además, DocuSign tiene algunas funciones para agilizar el envío de documentos:
- Definición de una fecha de vencimiento
- Modificación de los derechos de firma por parte de los destinatarios
- Autorización de comentarios
Notificaciones y recordatorios en tiempo real
Después de enviar un documento, recibes notificaciones por correo electrónico o en tu celular en cuanto se consulta, rechaza, anula o completa.
También puedes configurar el envío de recordatorios automáticos a tus firmantes y definir el número de días entre cada recordatorio. Del mismo modo, eliges el número de días antes del vencimiento del documento y la fecha en la que se avisa a un firmante de su vencimiento.
Firmar un documento
El software DocuSign es fácil de usar, pero también incluye funcionalidades que sus competidores no ofrecen, como el botón «siguiente», que ayuda a cada destinatario a navegar entre las distintas zonas y le explica los pasos a seguir.
Estas funcionalidades son las siguientes:
- Acercar y alejar el documento
- Rotar el documento en el sentido de las agujas del reloj (y al revés)
- Agregar comentarios
- Descargar el documento en formato PDF antes de firmarlo
- Imprimir y firmar el documento
- Asignar el documento a otro firmante
- Consultar el historial de un documento
- Ver el certificado de un documento
- Mostrar la información del documento (identificadores del documento, números de versión).
El almacenamiento de tus documentos
Una vez completados tus documentos, necesitas almacenarlos en una base de datos fácil de usar. Para eso, la aplicación DocuSign ofrece una nube con herramientas de organización que no encuentras en la competencia, en particular una barra de búsqueda y la posibilidad de filtrar los documentos por estado, remitente y fecha. También puedes crear carpetas personalizadas para organizar tus documentos.
También hay atajos para navegar rápidamente entre las distintas categorías de documentos. Las distintas pestañas permiten ver en tu bandeja de entrada los documentos enviados o eliminados, pero también los que requieren una acción de tu parte, los que vencen pronto o los que están completados.
La opinión de SalesdoradoFuncional, la plataforma de DocuSign permite seguir con precisión la actividad de tus documentos y programar recordatorios a tus firmantes.
DocuSign en tu celular
DocuSign está disponible en celular y tablet para Apple y Android. La aplicación DocuSign es muy fácil de usar: puedes modificar todos tus documentos desde un panel. Comparada con las aplicaciones de la competencia, está más desarrollada y permite, en particular, crear campos de firma en tus documentos.
Incluye una gran cantidad de funcionalidades:
- La posibilidad de filtrar por estado.
- Una biblioteca para todos los archivos
- Un botón «Siguiente» para recorrer el documento
- La posibilidad de comentar los documentos
- La posibilidad de guardar firmas e iniciales
- El acceso a la configuración general y a la configuración de la cuenta
La opinión de SalesdoradoLa aplicación DocuSign es un verdadero plus del software, porque permite firmar tus documentos de forma muy simple desde tu celular.
¿Cómo seguir tu actividad en DocuSign?
DocuSign ofrece reportes para analizar la actividad de tus documentos y de tu cuenta. Así te mantienes al día sobre su avance: los reportes permiten visualizar fácilmente indicadores como el estado de los documentos, su tasa de finalización o el número de documentos enviados por semana.
Entre las categorías de reportes estándar que ofrece DocuSign:
- Sobre: incluye datos sobre todos los documentos que enviaste
- Destinatario: datos sobre todos los destinatarios de tus documentos
- Uso: datos sobre la actividad y el uso de la cuenta en general (disponible solo para administradores)
- Personalizado: te permite modificar la información que aparece en un reporte.
La opinión de SalesdoradoLos reportes de DocuSign te dan datos estadísticos para evaluar la evolución de tus documentos.
Gestión de los aspectos legales y de seguridad
Los softwares de firma electrónica deben cumplir con normas jurídicas y de seguridad específicas.
DocuSign incluye las siguientes funcionalidades:
- Cifrado SSL: Sí
- Almacenamiento seguro de documentos: Sí (SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, PCI DSS, CSA STAR Program, APEC, PRP)
- Autenticación de dos factores: Sí
- Cumplimiento de ESIGN: Sí
- Cumplimiento de las leyes internacionales: Sí (ISO/IEC 27001, eIDAS, GDPR, BCRs)
- Cumplimiento de HIPAA: Sí
- Función de reportes de auditoría: Sí
DocuSign también ofrece reportes de auditoría, que permiten seguir la actividad y las modificaciones importantes de cada documento. Cuando un documento está completado, puedes descargar un «certificado de finalización», que incluye información clave sobre sus modificaciones.
Por último, DocuSign creó un Trust Center que informa a sus usuarios sobre las políticas, los procesos y las capacitaciones rigurosas implementadas para cumplir con los requisitos de confidencialidad, seguridad y cumplimiento normativo. Se apoyan en numerosas herramientas informáticas y están garantizados por las distintas certificaciones de DocuSign. El «Trust center» también ofrece a los usuarios diversos recursos legales sobre la seguridad y la confidencialidad de sus documentos.
La opinión de SalesdoradoDocuSign ofrece muchos recursos sobre la seguridad de los documentos gracias a sus numerosas certificaciones o al Trust Center. Eso sí, la mayoría de estos recursos solo están disponibles en inglés.
La integración de DocuSign con otros softwares
Las empresas que necesitan firmas electrónicas también usan otras aplicaciones, como softwares CRM.
DocuSign colabora con más de 350 proveedores externos, lo que permite agilizar los procesos de trabajo de tu empresa.
Estas integraciones existen en muchos sectores, en particular la salud, las organizaciones sin fines de lucro y la educación. Así, un contrato cerrado por un vendedor que usa Salesforce para gestionar su pipeline de ventas puede finalizarse en DocuSign.
DocuSign también trabaja con las plataformas de software de recursos humanos (RR. HH.), en particular Workday, lo que permite firmar los documentos de RR. HH.
Si usas distintas nubes, ten en cuenta que DocuSign se integra con servicios muy utilizados como Google Cloud y Dropbox.
La opinión de SalesdoradoDocuSign está integrado con más de 350 softwares que usan distintas empresas, lo que facilita mucho los procesos de trabajo.
La asistencia de DocuSign
La asistencia estándar de DocuSign consiste en un chat y un centro de ayuda en línea que ofrece artículos y tutoriales en video para responder a las preguntas y los problemas más comunes.
La empresa también creó la DocuSign University, que ofrece capacitaciones en línea sobre muchos temas, desde los fundamentos de la firma electrónica hasta la forma en que los ingenieros de software de tu organización pueden personalizar la API (interfaz de programación de aplicaciones) de DocuSign.
También puedes hacerle preguntas a la comunidad DocuSign a través de un foro muy activo. Si eso no alcanza, puedes obtener ayuda mediante la función de chat integrada en DocuSign, o enviar tu problema a través de un sistema de gestión de casos en línea.
Por último, el Trust Center de DocuSign también ofrece a los usuarios diversos recursos legales sobre la seguridad y la confidencialidad de sus documentos.
Para tener asistencia telefónica u otro servicio de atención al cliente de DocuSign que responda más rápido, tienes que pagar un plan de asistencia aparte.
La opinión de SalesdoradoLa asistencia de DocuSign es muy completa, con muchas herramientas. Ojo otra vez: fuera del chatbot, los distintos recursos están en inglés.
Los precios de DocuSign
DocuSign ofrece una prueba gratuita de 30 días que permite al usuario probar la herramienta sin ingresar sus datos bancarios. En cuanto a las ofertas de pago, DocuSign propone tres tipos de planes:
- Un plan para particulares a 9 euros al mes que ofrece todas las funciones básicas, pero está limitado a un solo usuario y a 5 documentos por mes.
- Un plan Standard a 23 euros al mes por usuario (con facturación anual), limitado a 100 documentos por usuario al año. También incluye la personalización de documentos, la posibilidad de agregar comentarios y la configuración de notificaciones y recordatorios.
- Y un plan Business Pro a 38 euros al mes por usuario (con facturación anual) que, además de las funcionalidades mencionadas arriba, ofrece opciones como la incorporación de campos avanzados o los envíos masivos.
- Un plan a medida para las mayores necesidades de firma.
La opinión de SalesdoradoDocuSign tiene un posicionamiento bastante caro, pero su fuerte es ofrecer una prueba gratuita sin ingresar ningún dato bancario.