Você procura uma ferramenta de assinatura eletrônica confiável e fácil de usar? O DocuSign é o software de assinatura eletrônica líder do mercado que simplifica a gestão digital dos documentos das empresas.
Neste artigo, compartilhamos nossa avaliação do DocuSign: profundidade funcional, atendimento ao cliente, custo-benefício, passamos o software a pente fino.
Teste o DocuSign gratuitamenteO DocuSign oferece um teste gratuito de 30 dias com acesso a todas as funcionalidades para você ter uma boa ideia do que a ferramenta pode fazer.
Quais são as funcionalidades do DocuSign?
Criar documentos com o DocuSign
Editar seus documentos
O coração de um software de assinatura eletrônica está na configuração de um documento. O DocuSign torna isso simples e intuitivo, o que não o impede de oferecer muitas opções para diferentes cenários, do envio do documento por e-mail à função “Assinatura presencial”.
Para configurar seu documento, comece fazendo o upload dele na plataforma e depois indique as áreas onde os destinatários devem assinar. O DocuSign oferece uma função de arrastar e soltar que permite definir facilmente os locais onde as assinaturas e outras informações relevantes são exigidas.
Alguns pequenos detalhes reforçam a facilidade de uso deste software: se houver vários signatários, eles são identificados por cores no documento. Você também pode definir caixas de seleção, iniciais ou outros elementos que exijam uma ação do seu destinatário. Da mesma forma, se os campos padrão não atenderem às suas necessidades, você pode criar um campo personalizado.
Você também pode reforçar a segurança do seu documento adicionando um código de acesso, que os destinatários precisam digitar para abrir e assinar o formulário.
Criar seus próprios templates
Se você usa com frequência os mesmos documentos, pode criar um template. Basta configurá-los uma vez para depois reutilizá-los com diferentes signatários e compartilhá-los com outras pessoas da sua organização.
É uma grande vantagem para os formulários padrão da empresa que se repetem com frequência, como propostas, NDAs (acordos de confidencialidade) ou termos e condições de uso. Depois, você acessa facilmente seus templates em uma aba dedicada da plataforma DocuSign.
Quando um template é usado por várias pessoas da sua organização, você pode adicionar a ele uma senha obrigatória para qualquer modificação.
A opinião da SalesdoradoO DocuSign é uma plataforma fácil de usar que oferece muitas funcionalidades, em especial a criação de templates, uma verdadeira vantagem para facilitar o trabalho na empresa.
O acompanhamento dos seus documentos
Depois de criar seus documentos, a segunda etapa consiste em gerenciar o fluxo de documentos para enviá-los, assiná-los e armazená-los.
As funcionalidades de envio do seu documento
Quando seu documento está pronto para ser enviado, o DocuSign permite personalizar o envio: você pode, por exemplo, escolher se o destinatário é um signatário presencial ou importar uma lista de signatários.
O DocuSign também tem algumas funções para agilizar o envio de documentos:
- Definição de uma data de expiração
- Alteração dos direitos de assinatura pelos destinatários
- Autorização de comentários
Notificações e lembretes em tempo real
Depois de enviar um documento, você recebe notificações por e-mail ou no celular assim que ele é visualizado, recusado, anulado ou concluído.
Você também pode configurar o envio de lembretes automáticos aos seus signatários e definir o número de dias entre cada lembrete. Da mesma forma, você escolhe o número de dias antes da expiração do documento e a data em que um signatário é avisado da expiração.
Assinar um documento
O software DocuSign é fácil de usar, mas também inclui funcionalidades que seus concorrentes não oferecem, como o botão “próximo”, que ajuda cada destinatário a navegar entre as diferentes áreas e explica o passo a passo.
Essas funcionalidades são as seguintes:
- Aumentar e diminuir o zoom em um documento
- Girar o documento no sentido horário (e anti-horário)
- Adicionar comentários
- Baixar o documento em PDF antes de assiná-lo
- Imprimir e assinar o documento
- Atribuir o documento a outro signatário
- Consultar o histórico de um documento
- Visualizar o certificado de um documento
- Exibir as informações do documento (identificadores do documento, números de versão).
O armazenamento dos seus documentos
Depois que seus documentos são concluídos, você precisa armazená-los em uma base de dados fácil de usar. Para isso, o aplicativo DocuSign oferece uma nuvem com ferramentas de organização que não se encontram nos concorrentes, em especial uma barra de busca e a possibilidade de filtrar os documentos por status, remetente e data. Você também pode criar pastas personalizadas para organizar seus documentos.
Também há atalhos para navegar rapidamente entre as diferentes categorias de documentos. As diferentes abas permitem ver na sua caixa de entrada os documentos enviados ou excluídos, mas também os que exigem uma ação sua, que expiram em breve ou que estão concluídos.
A opinião da SalesdoradoFuncional, a plataforma do DocuSign permite acompanhar com precisão a atividade dos seus documentos e programar lembretes aos seus signatários.
O DocuSign no seu celular
O DocuSign está disponível em celular e tablet para Apple e Android. O aplicativo DocuSign é muito fácil de usar: você pode modificar todos os seus documentos a partir de um painel. Em comparação com os aplicativos concorrentes, ele é mais desenvolvido e permite, em especial, criar campos de assinatura nos seus documentos.
Ele inclui um grande número de funcionalidades:
- A possibilidade de filtrar por status.
- Uma biblioteca para todos os arquivos
- Um botão “Próximo” para percorrer o documento
- A possibilidade de comentar os documentos
- A possibilidade de salvar assinaturas e rubricas
- O acesso às configurações gerais e às configurações da conta
A opinião da SalesdoradoO aplicativo DocuSign é um verdadeiro diferencial do software, porque permite assinar seus documentos de forma muito simples pelo celular.
Como acompanhar sua atividade no DocuSign?
O DocuSign oferece relatórios para analisar a atividade dos seus documentos e da sua conta. Assim você fica atualizado sobre o andamento deles: os relatórios permitem visualizar facilmente indicadores como o status dos documentos, a taxa de conclusão ou o número de documentos enviados por semana.
Entre as categorias de relatórios padrão oferecidas pelo DocuSign:
- Envelope: inclui dados sobre todos os documentos que você enviou
- Destinatário: dados sobre todos os destinatários dos seus documentos
- Uso: dados sobre a atividade e o uso da conta em geral (disponível apenas para administradores)
- Personalizado: permite modificar as informações que aparecem em um relatório.
A opinião da SalesdoradoOs relatórios do DocuSign oferecem dados estatísticos para avaliar a evolução dos seus documentos.
Gestão dos aspectos jurídicos e de segurança
Os softwares de assinatura eletrônica precisam atender a normas jurídicas e de segurança específicas.
O DocuSign inclui as seguintes funcionalidades:
- Criptografia SSL: Sim
- Armazenamento seguro de documentos: Sim (SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, PCI DSS, CSA STAR Program, APEC, PRP)
- Autenticação de dois fatores: Sim
- Conformidade com o ESIGN: Sim
- Conformidade com as leis internacionais: Sim (ISO/IEC 27001, eIDAS, GDPR, BCRs)
- Conformidade com a HIPAA: Sim
- Função de relatórios de auditoria: Sim
O DocuSign também oferece relatórios de auditoria, que permitem acompanhar a atividade e as modificações importantes de cada documento. Quando um documento é concluído, você pode baixar um “certificado de conclusão”, que traz informações-chave sobre suas modificações.
Por fim, o DocuSign criou um Trust Center que informa seus usuários sobre as políticas, os processos e os treinamentos rigorosos implementados para atender às exigências de privacidade, segurança e conformidade. Eles se apoiam em muitas ferramentas de TI e são garantidos pelas diferentes certificações do DocuSign. O “Trust center” também oferece aos usuários diversos recursos jurídicos sobre a segurança e a privacidade dos seus documentos.
A opinião da SalesdoradoO DocuSign oferece muitos recursos sobre a segurança dos documentos, graças às suas numerosas certificações ou ao Trust Center. Vale notar, porém, que a maioria desses recursos só está disponível em inglês.
A integração do DocuSign com outros softwares
As empresas que precisam de assinaturas eletrônicas também usam outros aplicativos, como softwares de CRM.
O DocuSign trabalha com mais de 350 fornecedores terceiros, o que permite agilizar os processos de trabalho da sua empresa.
Essas integrações existem em muitas áreas, em especial saúde, organizações sem fins lucrativos e educação. Assim, um contrato fechado por um vendedor que usa o Salesforce para gerenciar seu pipeline de vendas pode ser finalizado no DocuSign.
O DocuSign também trabalha com as plataformas de software de recursos humanos (RH), em especial o Workday, o que permite assinar os documentos de RH.
Para quem usa diferentes nuvens, vale saber que o DocuSign se integra com serviços muito usados como Google Cloud e Dropbox.
A opinião da SalesdoradoO DocuSign está integrado a mais de 350 softwares usados por diferentes empresas, o que facilita muito os processos de trabalho.
O suporte do DocuSign
O suporte padrão do DocuSign consiste em um chat e uma central de ajuda online que oferece artigos e tutoriais em vídeo para responder às dúvidas e aos problemas mais comuns.
A empresa também criou a DocuSign University, que oferece treinamentos online sobre muitos temas, dos fundamentos da assinatura eletrônica até a forma como os engenheiros de software da sua organização podem personalizar a API (interface de programação de aplicações) do DocuSign.
Você também pode fazer perguntas à comunidade DocuSign por meio de um fórum muito ativo. Se isso não bastar, você pode obter ajuda pela função de chat integrada ao DocuSign, ou enviar seu problema por meio de um sistema de gestão de chamados online.
Por fim, o Trust Center do DocuSign também oferece aos usuários diversos recursos jurídicos sobre a segurança e a privacidade dos seus documentos.
Para ter suporte por telefone ou outro serviço de atendimento ao cliente do DocuSign com resposta mais rápida, você precisa pagar um plano de suporte à parte.
A opinião da SalesdoradoO suporte do DocuSign é muito completo, com muitas ferramentas. Vale lembrar mais uma vez que, fora o chatbot, os diferentes recursos estão em inglês.
Os preços do DocuSign
O DocuSign oferece um teste gratuito de 30 dias que permite ao usuário testar a ferramenta sem informar seus dados bancários. Quanto às ofertas pagas, o DocuSign propõe três tipos de planos:
- Um plano para pessoas físicas a 9 euros/mês que oferece todas as funções básicas, mas é limitado a um único usuário e a 5 documentos por mês.
- Um plano Standard a 23 euros/mês por usuário (com cobrança anual), limitado a 100 documentos por usuário por ano. Ele também inclui a personalização de documentos, a inclusão de comentários e a configuração de notificações e lembretes.
- E um plano Business Pro a 38 euros/mês por usuário (com cobrança anual) que, além das funcionalidades mencionadas acima, oferece opções como a inclusão de campos avançados ou envios em massa.
- Um plano sob medida para as maiores necessidades de assinatura.
A opinião da SalesdoradoO DocuSign tem um posicionamento bem caro, mas seu ponto forte é oferecer um teste gratuito sem informar nenhum dado bancário.