Desarrollado por Atlassian en torno al método del tablero Kanban, Trello es una herramienta de referencia en el mercado del software de gestión de proyectos.
Naturalmente apreciado por los fans del software Kanban, también lo usan empresas con procesos Agile, que valoran lo rápido que se aprende a usar.
Trello no se limita al Kanban: también ofrece muchas otras vistas y funciones de gestión de proyectos y tareas. Eso sí, la herramienta se queda corta muy rápido para equipos grandes o proyectos complejos.
Trello: panorama de funciones
Gestión de proyectos y planificación de tareas
Las tarjetas de Trello son una aplicación directa del método Kanban: te permiten visualizar y gestionar las tareas de un proyecto en forma de tablero, con varias columnas que indican cada una una etapa de avance del proyecto.
Las tarjetas representan tareas por hacer. Se mueven de una columna a otra según su grado de avance. La versión más básica del tablero Kanban tiene las columnas «por hacer», «en curso» y «terminado», pero existen otras más complejas.
Las checklists son los pequeños elementos de una tarea más grande. Como cada tarjeta representa una tarea, las checklists están dentro de las tarjetas.
La función de checklist avanzada te permite asignar una fecha de vencimiento y una persona a elementos individuales de la checklist.
Todos los elementos de la checklist que asignaste aparecen en tu pantalla de inicio. Así es fácil para los colaboradores ver todo lo que tienen asignado en todos los tableros, y no se les pasa ninguna tarea.
La opinión de SalesdoradoNos gusta que Trello y sus funciones también estén disponibles en una app móvil que, de hecho, está bastante bien desarrollada.
Herramientas de visualización
Aunque el tablero Kanban está en el centro del método Trello, la herramienta te da acceso a otros modos de visualizar el flujo de trabajo gracias a la función Views, disponible en los planes pagos Premium y Enterprise.
Esta capacidad de Trello para adaptarse a las necesidades y preferencias de cada equipo es una de sus verdaderas fortalezas.
Además de la vista Kanban, puedes ver tu trabajo como cronograma, tabla, calendario, panel y mapa.
Las vistas de cronograma y calendario te muestran cómo se articula el trabajo del equipo en el tiempo y te ayudan a anticipar bloqueos. La vista de tabla reúne tarjetas de distintos tableros en un solo lugar para tener una visión de conjunto.
Automatización: el verdadero punto fuerte de Trello
Trello tiene una herramienta de automatización integrada llamada Butler, que la interfaz ahora llama simplemente «Automatización». Te ahorra tiempo al encargarse de las tareas repetitivas y te permite lograr más cosas de forma más eficiente.
Butler te permite definir reglas en las que una acción, el disparador, va seguida de otra acción: mover tarjetas de una lista a otra, enviar notificaciones o sincronizar checklists avanzadas.
Las automatizaciones en Trello también funcionan con un sistema de botones. Por ejemplo, puedes crear un botón que, al hacer clic, pasa el trabajo a la siguiente etapa del proceso moviéndolo a la lista siguiente.
Butler también te permite configurar comandos de calendario. Por ejemplo, puedes automatizar las tareas recurrentes y configurar un comando para que todas las tarjetas de la lista «Terminado» se archiven cada lunes a las 8:00.
También puedes usar la fecha de vencimiento de una tarjeta como disparador de una serie de acciones. Por ejemplo, puedes configurar un comando para que una tarjeta vencida suba al principio de la lista.
Por último, Trello te permite crear automatizaciones para correos e integraciones, que pueden ser útiles si compartes novedades con colaboradores externos o clientes.
Por ejemplo, puedes configurar una regla para que los clientes reciban un correo avisándoles que se necesita su retroalimentación cada vez que una tarjeta se arrastre a la lista «Se necesita retroalimentación».
El soporte al cliente de Trello
El helpdesk de Trello lo gestiona Atlassian y está disponible en su sitio. Da acceso a documentación, a la comunidad de Trello, a una página que muestra en tiempo real el estado de los servicios de Trello y a preguntas frecuentes, sobre todo de facturación.
Los recursos del centro de ayuda de Trello son numerosos, están bien organizados y se encuentran fácilmente con la barra de búsqueda. Los complementa el canal de YouTube de Trello, con muchos tutoriales y videos informativos.
La comunidad que anima Trello también es un verdadero plus de la herramienta, para compartir trucos y buenas prácticas entre usuarios.
Lástima, eso sí, que al servicio al cliente de Trello solo se pueda llegar por formulario de contacto, lo cual es bastante limitado.
El marketplace de integraciones de Trello
Trello ofrece muchas integraciones:
- Comunicación interna y externa: Gmail, Slack. Como Trello no está enfocado en la comunicación, estas integraciones serán muy útiles para quienes gestionan proyectos con un equipo numeroso o necesitan colaborar.
- Automatización: Focuster, Make, Autopilot, Zapier. Trello ya tiene funciones de automatización, pero estas integraciones son necesarias para ir más lejos y automatizar tus procesos junto con otras herramientas.
- Redes sociales: X (antes Twitter), Mailchimp, Evernote. Estas integraciones son un verdadero plus para todos los equipos que trabajan en proyectos que requieren comunicar o recopilar información en redes sociales.
- Herramientas para desarrolladores: Pegasus, Dashworks, GitHub. Un verdadero plus para quienes quieren combinar las fortalezas de gestión de proyectos de Trello con las de herramientas para desarrolladores: ideal para proyectos web.
La opinión de SalesdoradoNos gusta que todas las integraciones estén disponibles desde el plan gratuito. Lástima, eso sí, que la suite de Microsoft esté mal cubierta: Teams y OneDrive tienen su Power-Up, pero el complemento de Outlook fue retirado.
Trello: precios
Trello ofrece varios planes:
- Gratuito: este plan te da tarjetas ilimitadas y acceso a las automatizaciones en la web y en las apps móviles, pero está limitado a 10 tableros y 10 colaboradores por espacio de trabajo, y a 250 ejecuciones de automatización al mes. Está pensado sobre todo para equipos pequeños o proyectos simples.
- Standard: 6 dólares al mes por usuario (5 dólares con facturación anual). Frente a la versión gratuita, este plan agrega tableros ilimitados, más almacenamiento y más automatizaciones, y permite invitar a personas a los tableros.
- Premium: 12,50 dólares al mes por usuario (10 dólares con facturación anual). Esta versión te da todas las vistas posibles (calendario, cronograma, hoja de cálculo, panel y mapa), acceso a las funciones de administración y seguridad, y a las plantillas.
- Enterprise: 17,50 dólares al mes por usuario, solo con facturación anual. Este plan agrega espacios de trabajo ilimitados, además de funciones de permisos, administración, autenticación y uso compartido a escala de toda la organización.
El consejo de SalesdoradoPuedes obtener un descuento sobre los precios anteriores con una suscripción anual, no dudes en aprovecharlo.
Por las funciones y el tiempo que ahorras, invertir en la versión de pago es una apuesta ganadora en nuestra opinión.
La opinión de SalesdoradoNos gusta mucho que Trello ofrezca un descuento del 75 % en sus precios a ONG y organizaciones benéficas.