O Instantly é pensado sobretudo para gerenciar campanhas de grande volume, de vários milhares a várias centenas de milhares de emails por mês, com uma excelente gestão da entregabilidade.
O design da interface é limpo, minimalista, com pouquíssima cor, um pouco no estilo Notion. Mas a profundidade funcional dessa ferramenta de prospecção é bastante limitada. Ficamos um pouco decepcionados com o Instantly. Para a prospecção em massa, preferimos claramente uma ferramenta como o Smartlead.
As funcionalidades principais do Instantly
Encontrar novos prospects (Lead Finder)
Ao contrário de uma ferramenta como o Smartlead, que se concentra na gestão de campanhas de prospecção, o Instantly é ao mesmo tempo um gerenciador de campanhas de cold mailing e uma base de dados B2B para encontrar novos leads.
A base de dados do Instantly (Lead Finder) tem mais de 80 milhões de contatos B2B. Testamos e, honestamente, ficamos um pouco decepcionados. A base é enorme, sim, mas o mercado francês é pouco coberto, com apenas 160 000 contatos. Se você prospecta no exterior, por outro lado, em particular no mercado dos Estados Unidos, a base é muito bem abastecida.
Você pode consultá-la usando um sistema de filtros ou digitando sua consulta em linguagem natural na barra de busca AI Search. É uma boa alternativa ao sistema clássico de filtros. Por exemplo: « Diretores comerciais na França »:
Se você usar o modo de busca clássico, o Instantly oferece vários filtros:
- Cargos
- Setores de atividade
- Funcionários
- Faturamento
- Domínios
A interface é bem ergonômica, mesmo sem fugir do clássico.
Enriquecer o seu software de CRM
Você também pode usar o Instantly para enriquecer listas de prospects já existentes.
O processo é simples:
- Você importa sua lista em formato csv ou Google Sheets.
- O Instantly completa as informações que faltam no seu arquivo (as células vazias) conforme os dados disponíveis na base dele.
A qualidade do enriquecimento depende obviamente dos dados disponíveis na base do Instantly. Se os seus arquivos de prospecção forem do mercado francês, os resultados nem sempre serão muito conclusivos.
O Instantly gerencia os leads por listas. Você pode importá-las em formato CSV, Google Sheets ou colando os endereços manualmente. Também pode, como vimos, gerar listas a partir do Lead Finder.
Depois de carregar o arquivo no Instantly, a ferramenta propõe que você configure as regras de matching.
As listas são limpas automaticamente na importação: os duplicados não entram e os emails errados são removidos.
Surpreendentemente, o Instantly não lida com os elementos ligados ao endereço e ao CEP. Se você importar arquivos com colunas de endereço ou CEP, essas colunas não vão conseguir entrar na plataforma.
Gerenciar campanhas de prospecção por email
O Instantly é uma base de dados B2B para encontrar prospects, mas é também e sobretudo um gerenciador de campanhas de cold emailing.
A ferramenta Campaign tem a vantagem de ser muito simples de usar, e a desvantagem de ser simplista, bastante básica nas funcionalidades.
Veja como funciona, passo a passo:
- Você começa criando uma campanha e dando um nome a ela.
- Escolhe a lista de leads, ou seja os destinatários da campanha.
- Depois cria o seu email de prospecção ou a sua sequência de emails de prospecção:
- Você pode adicionar quantos emails quiser às suas sequências.
- Pode fazer A/Z tests sobre os assuntos. Gostamos dessa função, que permite testar 3, 4, 5 assuntos ou mais de uma vez. O Instantly oferece ainda um auto-otimizador, que entrega à IA a seleção do assunto vencedor e a generalização dele ao fim do período de teste.
- Você também pode inserir variáveis de personalização nos seus emails:
- Depois de escrever o email ou os emails, você agenda a campanha e escolhe o endereço de envio.
O Instantly oferece várias opções. Você pode, por exemplo:
- Parar o envio aos prospects que responderam ou enviaram uma mensagem.
- Acompanhar as aberturas.
- Otimizar a entregabilidade enviando os emails em formato texto, sem HTML.
- Definir o número máximo de emails enviados por dia.
Essas funcionalidades servem principalmente para cuidar da reputação dos seus endereços de envio e melhorar a entregabilidade das suas campanhas de email. São indispensáveis se você quiser enviar emails em massa.
As opções de personalização não param por aí, como você pode ver na captura a seguir:
Em resumo, o editor de sequências de prospecção do Instantly é bastante básico, principalmente na gestão dos triggers. Você só consegue definir o intervalo entre o envio de uma mensagem X e o de uma mensagem Y, e as opções param aí.
Por exemplo, não é possível enviar uma mensagem Y ou Z conforme a reação do contato à mensagem X. Se você está acostumado a ferramentas de marketing automation mais avançadas, isso vai frustrar.
Dito isso, o Instantly oferece um bom leque de opções de personalização que compensa em parte a simplicidade do editor. E dá para ver que tudo é pensado com o objetivo de melhorar a entregabilidade das suas campanhas. Aqui o Instantly lembra muito o Smartlead, uma ferramenta do mesmo tipo, igualmente moderna, mas no geral mais completa que o Instantly.
Gerenciar as respostas de forma centralizada (caixa Unibox)
A caixa Unibox oferecida pelo Instantly é uma caixa de entrada centralizada para ler e responder a todos os emails recebidos dos seus prospects depois das suas campanhas.
A funcionalidade é bem clássica, você encontra na maioria das ferramentas de cold emailing, mas é eficaz. Facilita muito a gestão das interações com os prospects.
O pequeno plus: você consegue encontrar contatos que atendem a certas condições. Por exemplo, « abriu mais de um email mas não respondeu ». É prático para construir listas baseadas em critérios de comportamento e mirar melhor os seus esforços comerciais.
Você pode configurar o envio de notificações para a sua caixa principal quando chegam respostas:
Otimizar a entregabilidade das suas mensagens
O problema das campanhas de prospecção por email é que muitas vezes os emails caem no spam e nunca chegam aos prospects. É um problema estrutural, que se agrava com o endurecimento das condições de uso dos provedores de internet e de email.
Para responder a esse desafio e otimizar a entregabilidade das campanhas, o Instantly desenvolveu todo um conjunto de funcionalidades.
Primeiro, no Instantly você pode usar quantos endereços de envio quiser. Isso permite limitar o número de envios por endereço. Você pode:
- Adicionar os seus endereços de email já existentes.
- Delegar esse trabalho ao time do Instantly (apenas para os seus endereços do Google Workspace).
- Usar endereços de email pré-aquecidos. O Instantly fornece contas e domínios que já foram criados e preparados para o envio de emails.
Para usar endereços pré-aquecidos, basta digitar uma palavra-chave, o nome da sua empresa, e o Instantly propõe um conjunto de domínios relacionados a essa palavra:
Ficamos um pouco céticos quanto ao princípio. Enviar emails de prospecção a partir de endereços que não têm o nome de domínio da sua empresa não é lá muito bom para a imagem da marca.
Ainda no campo da entregabilidade, o Instantly oferece:
- Uma funcionalidade de rotação de caixas.
- Um painel de entregabilidade, para conhecer a sua pontuação e a parcela de endereços de email que caem no spam. Isso permite identificar os endereços de envio que precisam de um aquecimento melhor.
- Um sistema de aquecimento automatizado. Como vimos antes, dentro das suas campanhas você pode ajustar o número máximo de emails enviados por dia e acessar outras funcionalidades para gerenciar a forma como os seus endereços são usados.
Gerenciar o seu pipeline comercial (CRM)
Vamos recapitular. O Instantly permite encontrar leads qualificados graças à base de dados B2B dele. A plataforma oferece também um editor de campanhas cujas vantagens e limites já mostramos. Mas o trabalho comercial não se limita ao envio dessas campanhas. É preciso gerenciar também as interações, as oportunidades, os negócios, em resumo: tudo o que decorre dos seus esforços de prospecção.
Não surpreende, portanto, que o Instantly tenha integrado recentemente funcionalidades de CRM. Agora você pode gerenciar o relacionamento com seus clientes diretamente no Instantly. Mais precisamente, você pode:
- Acessar a lista de leads.
- Acessar, para cada lead, uma ficha que centraliza todas as informações sobre ele e o histórico das interações.
- Visualizar a distribuição dos leads e o avanço deles no funil de conversão graças a uma visão Kanban.
O CRM dá acesso à sua lista de leads. Se você clicar em um lead, acessa a ficha dele, com todas as informações relativas a esse lead: dados pessoais e histórico do relacionamento. Gostamos do módulo Instant AI, que permite acessar informações detalhadas sobre a conta.
Não testamos a fundo essas funcionalidades de CRM. O que é preciso saber é que algumas funcionalidades de CRM indispensáveis, como a gestão do pipeline comercial, só estão disponíveis no plano Hyper CRM a $97 por mês. É relativamente caro, mesmo podendo adicionar um número ilimitado de usuários à sua conta.
Então, das duas uma:
- Ou você já tem um CRM, e nesse caso aconselhamos manter.
- Ou você trabalha com planilhas de Excel, e nesse caso sim, pode fazer sentido usar o Instantly como CRM.
Mas digamos logo: o Instantly é antes de tudo uma ferramenta de geração de leads. As funcionalidades de CRM não estão nem perto do que se encontra em um Pipedrive ou um HubSpot. É até difícil de comparar.
Analisar o desempenho dos seus esforços de prospecção (reporte)
O Instantly oferece um relatório de desempenho das campanhas que permite recuperar os dados principais como a taxa de abertura, de cliques, de resposta e as oportunidades.
Você pode filtrar esse relatório por:
- Período.
- Campanha.
- Status das campanhas: ativas, pausadas, encerradas.
- Endereços de envio.
O Instantly dá acesso também a um relatório de desempenho comercial, com métricas interessantes:
A ferramenta de reporte do Instantly é bem simples e básica, mas dá conta do recado.
As integrações do Instantly
O Instantly oferece vários conectores nativos:
- CRM: Pipedrive, Salesforce e HubSpot
- Slack
- Zapier
- OpenAI
- Google Calendar
Há também uma API que permite conectar o Instantly a outras ferramentas, por exemplo se você usar um CRM diferente de Pipedrive, HubSpot e Salesforce. Por fim, o Instantly trabalha com webhooks, o que é bem prático para enviar notificações a ferramentas de terceiros quando um evento acontece: abertura, cliques, etc.
O suporte ao cliente do Instantly
O nível de suporte depende do plano escolhido. Se você optar pelo plano básico (Growth), vai ter acesso somente ao chat. Para ter suporte premium é preciso optar no mínimo pelo plano Hypergrowth a $97 por mês. O suporte ao cliente é muito elogiado pelos usuários, como já vimos. Eu não testei pessoalmente.
O Instantly oferece uma central de recursos bem abastecida, mas apenas em inglês, além de uma comunidade privada no Facebook bastante ativa onde os usuários se ajudam.
Os preços do Instantly
O Instantly oferece 3 categorias de planos:
- Os planos que permitem apenas gerenciar campanhas de cold email:
- O plano básico, « Growth », custa $37 por mês. Permite usar um número ilimitado de endereços de envio e dá acesso às funcionalidades de aquecimento de endereços (warm-ups). Em compensação você fica limitado a 1 000 contatos (leads) e 5 000 emails enviados por mês.
- O plano Hypergrowth, a $97 por mês, que permite carregar 25 000 contatos e enviar 100 000 emails por mês. Esse plano oferece ainda um nível de suporte prioritário, permite convidar membros do seu time para a conta e acessar funcionalidades premium: A/Z Testing, listas negras, Unibox, webhooks.
- O plano Light Speed, a $358 por mês, leva as cotas a 100 000 contatos e 500 000 emails enviados por mês.
- Os planos que permitem gerenciar campanhas de email e encontrar novos leads (acesso à base do Instantly):
- O plano Growth Leads, a $47 por mês, que permite encontrar 1 000 leads por mês.
- O plano Supersonic Leads, a $97 por mês, que permite encontrar 4 500 leads por mês.
- O plano HyperLeads, a $197 por mês, que permite encontrar 10 000 leads por mês.
- O plano Light Speed, a $492 por mês, que permite encontrar 25 000 leads por mês.
- Os planos que dão acesso à gestão de campanhas, à base e ainda às funcionalidades de CRM:
- Growth CRM, a $47 por mês, que permite usar a Master Unbox, as fichas de leads e o gerenciador de tarefas do CRM.
- Hyper CRM, a $97 por mês, que permite acessar ainda as funcionalidades de IA, os canais de SMS e telefone, o acompanhamento de visitantes web e os relatórios avançados.
Como a maioria das ferramentas de prospecção, o Instantly oferece um desconto (de 20%) se você assumir um compromisso anual. O Instantly oferece também um teste gratuito de 14 dias para experimentar a plataforma, sem cartão de crédito.