Vous cherchez un outil de signature électronique fiable et ergonomique ? DocuSign est le logiciel de signature électronique leader du marché qui simplifie l’édition numérique des documents des entreprises.
Dans cet article, on vous partage notre avis sur DocuSign : profondeur fonctionnelle, support clients, rapport qualité-prix, on passe le logiciel au peigne fin.
Essayer DocuSign gratuitementDocuSign propose un essai gratuit de 30 jours avec accès à toutes les fonctionnalités pour vous faire une bonne idée des possibilités de l’outil.
Quelles sont les fonctionnalités de DocuSign ?
Créer des documents avec DocuSign
Éditer vos documents
Le cœur des logiciels de signature électronique se trouve dans la configuration d’un document. DocuSign rend cela simple et intuitif ce qui ne l’empêche pas de proposer de nombreuses options pour différents scénarios, de l’envoi du document par e-mail à la fonction « Signature en personne ».
Pour configurer votre document, commencez par le télécharger sur la plateforme puis signalez les zones où les destinataires doivent signer. DocuSign propose une fonction glisser-déposer qui permet de définir facilement les endroits où les signatures et autres informations pertinentes sont requises.
Certains petits détails renforcent l’ergonomie de ce logiciel : s’il y a plusieurs signataires, ils sont codés par couleur sur le document. Vous pouvez également définir des cases à cocher, des initiales ou d’autres éléments nécessitant une action de votre destinataire. De même, si les champs standards ne répondent pas à vos besoins, vous pouvez créer un champ personnalisé.
Vous pouvez aussi renforcer la sécurité de votre document en y ajoutant un code d’accès, que les destinataires doivent alors saisir pour ouvrir et signer le formulaire.
Créer vos propres templates
Si vous utilisez souvent les mêmes documents, vous pouvez créer un template. Il vous faut alors les configurer une fois pour pouvoir ensuite les réutiliser avec différents signataires et les partager avec d’autres personnes de votre organisation.
C’est un gros avantage pour les formulaires standards d’entreprise qui reviennent fréquemment comme les propositions, les NDA (accords de confidentialité) ou les conditions générales d’utilisation. Vous pouvez ensuite accéder aisément à vos templates dans un onglet dédié de la plate-forme DocuSign.
Lorsqu’un template est utilisé par plusieurs personnes dans votre organisation, vous pouvez y ajouter un mot de passe obligatoire pour toute modification.
L’avis SalesdoradoDocuSign est une plateforme simple d’utilisation qui offre de nombreuses fonctionnalités, notamment la création de templates, véritable atout pour faciliter le travail en entreprise.
Le suivi de vos documents
Après avoir créé vos documents, la deuxième étape consiste à gérer votre flux de documents pour les envoyer, les signer et les stocker.
Les fonctionnalités d’envoi de votre document
Lorsque votre document est prêt à être envoyé, DocuSign permet de personnaliser l’envoi : vous pouvez notamment choisir si le destinataire est un signataire en personne ou importer une liste de signataires.
DocuSign dispose en plus de quelques fonctions pour rationaliser l’envoi de documents :
- Définition d’une date d’expiration
- Modification des droits de signature par les destinataires
- Autorisation des commentaires
Les notifications et rappels en temps réel
Après l’envoi d’un document, vous recevez des notifications par email ou sur votre mobile dès qu’il a été consulté, refusé, invalidé ou complété.
Vous pouvez également paramétrer l’envoi de rappels automatiques à vos signataires et définir le nombre de jours entre chacun de ces rappels. De même, vous choisissez le nombre de jours avant l’expiration du document ainsi que la date à laquelle un signataire est averti de l’expiration de celui-ci.
Signer un document
Le logiciel DocuSign est simple d’utilisation mais il comprend également des fonctionnalités que ses concurrents ne proposent pas, comme par exemple le bouton « suivant », qui aide chaque destinataire à naviguer entre les différentes zones et lui explique la démarche à suivre.
Ces fonctionnalités sont les suivantes :
- Zoom avant et arrière sur un document
- Rotation du document dans le sens des aiguilles d’une montre (et inversement)
- Ajout de commentaires
- Téléchargement du document au format PDF avant sa signature
- Impression et signature du document
- Attribution du document à un autre signataire
- Consultation de l’historique d’un document
- Visualisation du certificat d’un document
- Affichage des informations relatives au document (identifiants du document, numéros de version).
Le stockage de vos documents
Une fois vos documents complétés, il est important de les stocker dans une base de données facile d’utilisation. Pour cela, l’application DocuSign propose un cloud avec des outils d’organisation que l’on ne retrouve pas chez les concurrents, notamment une barre de recherche ainsi que la possibilité de filtrer les documents par statut, expéditeur et date. Vous pouvez également créer des dossiers personnalisés pour organiser vos documents.
Il existe aussi des raccourcis pour naviguer rapidement entre les différentes catégories de documents. Les différents onglets permettent de voir dans votre boîte de réception les documents envoyés ou supprimés mais aussi ceux qui nécessitent une action de votre part, qui expirent bientôt ou qui sont complétés.
L’avis SalesdoradoFonctionnelle, la plateforme de DocuSign permet de suivre précisément l’activité de vos documents, et de programmer des rappels à vos signataires.
DocuSign sur votre mobile
DocuSign est disponible sur mobile et tablette pour Apple et Android. L’application DocuSign est très ergonomique : vous pouvez modifier tous vos documents à partir d’un tableau de bord. Par rapport aux applications concurrentes, elle est plus développée et permet notamment de créer des champs de signature sur vos documents.
Elle comprend un grand nombre de fonctionnalités :
- La possibilité de filtrer par statut.
- Une bibliothèque pour tous les fichiers
- Un bouton « Suivant » pour parcourir le document
- La possibilité de commenter les documents
- La possibilité d’enregistrer signatures et paraphes
- L’accès aux paramètres généraux et aux paramètres du compte
L’avis SalesdoradoL’application DocuSign est un vrai plus du logiciel, car elle permet de signer très simplement vos documents depuis votre mobile.
Comment suivre votre activité sur DocuSign ?
DocuSign propose des rapports pour analyser l’activité de vos documents et de votre compte. Cela vous permet de rester à jour sur l’avancée de ces derniers : les rapports permettent de visualiser facilement des indicateurs comme le statut des documents, leur taux d’achèvement ou le nombre de documents envoyés par semaine.
Parmi les catégories de rapports standard proposés par DocuSign :
- Enveloppe : comprend des données sur tous les documents que vous avez envoyés
- Destinataire : données sur tous les destinataires de vos documents
- Utilisation : données sur l’activité et l’utilisation du compte en général (disponible uniquement pour les administrateurs)
- Personnalisé : vous permet de modifier les informations qui apparaissent dans un rapport.
L’avis SalesdoradoLes rapports proposés par DocuSign vous offrent des données statistiques pour évaluer l’évolution de vos documents.
Gestion des aspects légaux et sécuritaires
Les logiciels de signature électronique doivent répondre à des normes juridiques et de sécurité spécifiques.
DocuSign comprend les fonctionnalités suivantes :
- Cryptage SSL : Oui
- Stockage sécurisé des documents : Oui (SOC 1 Type 2, SOC 2 Type 2, PCI DSS, CSA STAR Program, APEC, PRP)
- Authentification à deux facteurs : Oui
- Conformité ESIGN : Oui
- Conformité aux lois internationales : Oui (ISO/IEC 27001, eIDAS, GDPR, BCRs)
- Conformité HIPAA : Oui
- Fonction de rapports d’audit : Oui
DocuSign propose également des rapports d’audit, qui permettent de suivre l’activité et les modifications importantes pour chaque document. Lorsqu’un document est complété, vous pouvez télécharger un « certificat d’achèvement », qui comprend des informations clés sur ses modifications.
Enfin, DocuSign a créé un Trust Center qui informe ses utilisateurs sur les politiques, processus et formations rigoureuses mises en place pour répondre aux exigences de confidentialité, de sécurité et de conformité. Elles reposent sur de nombreux outils informatiques et sont garanties par les différentes certifications de DocuSign. Le « Trust center » propose également aux utilisateurs diverses ressources légales sur la sécurité et la confidentialité de leurs documents.
L’avis SalesdoradoDocuSign offre de nombreuses ressources concernant la sécurité des documents grâce à de nombreuses certifications ou bien le Trust Center. À noter cependant que la plupart de ces ressources ne sont disponibles qu’en anglais.
L’intégration de DocuSign aux autres logiciels
Les entreprises qui ont besoin de signatures électroniques utilisent également d’autres applications, comme des logiciels CRM.
DocuSign collabore avec plus de 350 fournisseurs tiers, ce qui permet de rationaliser les processus de travail de votre entreprise.
Ces intégrations existent dans de nombreux domaines, notamment la santé, les organismes à but non lucratif et l’éducation. Ainsi, un contrat conclu par un commercial qui utilise Salesforce pour gérer sa filière ventes peut être finalisé sur DocuSign.
DocuSign travaille également avec les plateformes des logiciels de ressources humaines (RH), notamment Workday, ce qui permet de signer les documents RH.
Pour les utilisateurs de différents clouds, notez que DocuSign s’intègre aux sites largement utilisés que sont Google Cloud et Dropbox.
L’avis SalesdoradoDocuSign est intégré à plus de 350 logiciels utilisés par différentes entreprises, ce qui facilite largement les processus de travail.
L’assistance de DocuSign
L’assistance standard de DocuSign consiste en un chat ainsi qu’un centre d’assistance en ligne qui fournit des articles et des tutoriels vidéo pour répondre aux questions et problèmes les plus courants.
L’entreprise a aussi créé la DocuSign University, qui propose des formations en ligne abordant de nombreux sujets, des bases de la signature électronique jusqu’à la manière dont les ingénieurs en logiciel de votre organisation peuvent personnaliser l’API (interface de programmation d’applications) DocuSign.
Vous pouvez également poser des questions à la communauté DocuSign à travers un forum très actif. Si cela ne suffit pas, vous pouvez obtenir de l’aide via la fonction de chat intégrée à DocuSign, ou soumettre votre problème grâce à un système de gestion des cas en ligne.
Enfin, le Trust Center de DocuSign propose également aux utilisateurs diverses ressources légales sur la sécurité et la confidentialité de leurs documents.
Pour bénéficier d’une assistance téléphonique ou d’un autre service client DocuSign qui permet d’obtenir une réponse plus rapidement, vous devez payer un plan d’assistance distinct.
L’avis SalesdoradoL’assistance de DocuSign est très complète, avec de nombreux outils. À noter encore une fois qu’en-dehors du chatbot, les différentes ressources sont en anglais.
Les tarifs de DocuSign
DocuSign propose un essai gratuit de 30 jours qui permet à l’utilisateur de tester l’outil sans rentrer ses coordonnées bancaires. Pour ce qui est des offres payantes, DocuSign propose trois types de formules :
- Une offre pour les particuliers à 9 euros/mois qui propose toutes les fonctions de base mais est limitée à un seul utilisateur et à 5 documents par mois.
- Une offre standard à 23 euros/mois et par utilisateur (en facturation annuelle), limitée à 100 documents par utilisateur et par an. Elle inclut aussi la personnalisation des documents, l’ajout de commentaires et la configuration de notifications et rappels.
- Et une offre business pro à 38 euros/mois et par utilisateur (en facturation annuelle) qui propose en plus des fonctionnalités mentionnées ci-dessus des options telles que l’ajout de champs avancés ou des envois groupés.
- Une offre sur-mesure pour les plus gros besoins en signature.
L’avis SalesdoradoDocuSign adopte un positionnement assez cher mais sa force consiste à proposer un essai gratuit sans rentrer aucune donnée bancaire.