Notion: opinión y prueba de la herramienta de colaboración

Notion es un software de gestión de proyectos muy modular y personalizable que promete reunir toda la información de una empresa en una sola herramienta. Gracias a sus numerosos planes, sirve tanto para usuarios individuales como para equipos grandes.

Más que una simple herramienta de gestión de proyectos, Notion es un editor de documentos avanzado, un espacio de almacenamiento y una herramienta de colaboración con numerosas integraciones. Todas estas características hacen de Notion una de las herramientas más completas del mercado.

Notion: panorama de las funcionalidades

Edición de documentos

Cuando creas una nueva página en Notion, la aplicación abre una nota con varios botones: al hacer clic en uno de ellos, puedes convertir esa página en una nota en blanco, abrir una plantilla prediseñada o importar un documento.

Los botones también te permiten convertir esa nota en una base de datos: una tabla simple, un tablero kanban, una lista, una línea de tiempo, una galería. Basta con presionar Enter para obtener una nota en blanco y hacer desaparecer los botones.

Las notas en Notion usan bloques de texto: cada párrafo es su propia entidad, su propio bloque. A la izquierda de cada bloque hay un botón, seis cuadraditos grises, que permite tomar el bloque y moverlo.

Ese botón también permite dar estilo al bloque y elegir si será un texto simple, un título y su nivel, una lista con viñetas, una leyenda, una cita, una lista de tareas o incluso una nueva página.

El formato se aplica entonces a cada bloque, y no, como en un procesador de texto, a nivel de la página. Esto puede desconcertar a los usuarios acostumbrados a una barra de herramientas de formato.

Colaboración y comunicación

Notion puede usarse en solitario, principalmente con la versión gratuita, o en grupo, con las versiones de pago orientadas a la colaboración.

Cuando varias personas están conectadas al mismo espacio de trabajo o a la misma nota, sus fotos de perfil aparecen en la parte superior de la pantalla. Al hacer clic en la foto de un colaborador, puedes ir al último bloque en el que estuvo activo.

Notion permite seguir páginas para recibir una notificación cuando se modifican, y etiquetar a personas en los comentarios para llamar su atención. Puedes compartir notas en modo de solo lectura y comentarios.

Gestión de tareas y planificación

Notion es una herramienta de gestión de proyectos muy modular. Permite realizar fácilmente las tareas básicas de la gestión de proyectos, como la planificación, el seguimiento de tareas o el intercambio de documentos e información.

Pero Notion también puede ser mucho más sofisticado. La herramienta se adapta a los proyectos más complejos gracias a sus numerosas opciones de personalización, bases de datos, distintos tipos de vistas, listas y filtros, y a las integraciones.

El soporte al cliente de Notion

El centro de ayuda de Notion es muy completo. Ofrece numerosos cursos y guías organizados por tema para aprender a dominar la herramienta según tu nivel de uso.

El servicio al cliente está disponible, para los clientes de todos los planes, por email y por chat dentro de la aplicación.

Por último, Notion tiene una página dedicada a su comunidad, con enlaces útiles, numerosos eventos y reuniones, plantillas, y la presentación de embajadores y consultores certificados.

El marketplace de integraciones de Notion

Notion ofrece una gran cantidad de integraciones:

• Canales de comunicación: Slack, Zoom. Como las funcionalidades de comunicación de Notion son bastante limitadas, las integraciones con estas herramientas resultan muy útiles.
• CRM: gracias a su API, pero también a su integración con Zapier, Notion se conecta con numerosos CRM. Estas integraciones son muy útiles para combinar la gestión de proyectos con la gestión del soporte al cliente.
• Otros software de gestión de proyectos: Asana, Trello, Jira. Las integraciones con otros software de gestión de proyectos facilitan la colaboración con personas que usan otras herramientas.
• Comunicación interna y colaboración: Dropbox, OneDrive, Google Drive. Estas integraciones también sirven para colaborar con más facilidad.

La API de Notion está abierta al público: los desarrolladores pueden crear su propia integración, sin importar su plan.

Notion: los precios

Notion ofrece 4 planes diferentes:

• Gratis: para uso individual. Da acceso a un número ilimitado de páginas y bloques si lo usas solo (limitado a partir de 2 miembros), a compartir con 10 invitados, a la sincronización en todos los dispositivos, web y aplicaciones móviles, a la API, a 7 días de historial y a una prueba de Notion AI.
• Plus: 10 dólares por miembro al mes con pago anual, 12 dólares con pago mensual. Habilita bloques colaborativos ilimitados, la carga ilimitada de archivos (5 MB por archivo en el plan Gratis), un número ilimitado de invitados y 30 días de historial de las páginas. La IA se limita a una prueba.
• Business: 20 dólares por miembro al mes con pago anual, 24 dólares con pago mensual. Incluye la IA de Notion (Notion Agent, notas de reuniones con IA, búsqueda en las herramientas conectadas en beta), el SSO SAML y 90 días de historial.
• Empresa: con cotización. Habilita funcionalidades empresariales para colaborar y gestionar el acceso y la seguridad de los usuarios, un registro de auditoría, un historial ilimitado y un equipo asignado para ayudar a configurar la cuenta.