Instantly está pensado sobre todo para manejar campañas de gran volumen, de varios miles a varios cientos de miles de emails al mes, con una excelente gestión de la entregabilidad.
El diseño de la interfaz es limpio, minimalista, con muy poco color, un poco al estilo Notion. Pero la profundidad funcional de esta herramienta de prospección es bastante limitada. Nos quedamos un poco decepcionados con Instantly. Para la prospección en masa, preferimos claramente una herramienta como Smartlead.
Las funcionalidades clave de Instantly
Encontrar nuevos prospectos (Lead Finder)
A diferencia de una herramienta como Smartlead, que se concentra en el manejo de campañas de prospección, Instantly es al mismo tiempo un gestor de campañas de cold mailing y una base de datos B2B para encontrar nuevos leads.
La base de datos de Instantly (Lead Finder) contiene más de 80 millones de contactos B2B. La probamos y honestamente nos quedamos un poco decepcionados. La base es enorme, sí, pero el mercado francés está poco cubierto, con apenas 160 000 contactos. Si prospectas a nivel internacional, en cambio, en particular en el mercado de Estados Unidos, la base está muy bien surtida.
Puedes consultarla usando un sistema de filtros o escribiendo tu consulta en lenguaje natural en la barra de búsqueda AI Search. Es una buena alternativa al sistema clásico de filtros. Por ejemplo: « Directores comerciales en Francia »:
Si usas el modo de búsqueda clásico, Instantly ofrece varios filtros:
- Cargos
- Sectores de actividad
- Empleados
- Facturación
- Dominios
La interfaz es bastante ergonómica, aunque no salga de lo clásico.
Enriquecer tu software CRM
También puedes usar Instantly para enriquecer listas de prospectos existentes.
El proceso es simple:
- Importas tu lista en formato csv o Google Sheets.
- Instantly completa la información faltante de tu archivo (las celdas vacías) en función de los datos disponibles en su base.
La calidad del enriquecimiento depende obviamente de los datos disponibles en la base de Instantly. Si tus archivos de prospección son del mercado francés, los resultados no siempre serán muy concluyentes.
Instantly maneja los leads por listas. Puedes importarlas en formato CSV, Google Sheets o copiando y pegando las direcciones a mano. También puedes, como vimos, generar listas desde el Lead Finder.
Una vez cargado tu archivo en Instantly, la herramienta te propone configurar las reglas de matching.
Las listas se limpian automáticamente al importarlas: los duplicados no se importan y los emails erróneos se eliminan.
Sorprendentemente, Instantly no maneja los elementos ligados a la dirección y al código postal. Si importas archivos con columnas de dirección o código postal, esas no van a poder importarse a la plataforma.
Manejar campañas de prospección por email
Instantly es una base de datos B2B para encontrar prospectos, pero es también y sobre todo un gestor de campañas de cold emailing.
La herramienta Campaign tiene la ventaja de ser muy simple de usar, y la desventaja de ser simplista, bastante básica en sus funcionalidades.
Así funciona, paso a paso:
- Empiezas creando una campaña y dándole un nombre.
- Eliges la lista de leads, es decir los destinatarios de la campaña.
- Después creas tu email de prospección o tu secuencia de emails de prospección:
- Puedes agregar tantos emails como quieras a tus secuencias.
- Puedes hacer A/Z tests sobre los asuntos. Nos gustó esta función, que permite probar 3, 4, 5 asuntos o más a la vez. Instantly ofrece además un auto-optimizador, que le confía a la IA la selección del asunto ganador y su generalización al terminar el período de prueba.
- También puedes insertar variables de personalización en tus emails:
- Una vez redactado el email o los emails, programas la campaña y eliges la dirección de envío.
Instantly ofrece varias opciones. Puedes por ejemplo:
- Detener el envío a los prospectos que respondieron o te enviaron un mensaje.
- Monitorear las aperturas.
- Optimizar la entregabilidad enviando los emails en formato texto, sin HTML.
- Definir la cantidad máxima de emails enviados cada día.
Estas funcionalidades apuntan sobre todo a cuidar la reputación de tus direcciones de envío y a mejorar la entregabilidad de tus campañas de email. Son indispensables si quieres enviar emails en masa.
Las opciones de personalización no terminan ahí, como puedes ver en la siguiente captura:
En resumen, el editor de secuencias de prospección de Instantly es bastante básico, sobre todo en el manejo de los triggers. Solo puedes definir el retraso entre el envío de un mensaje X y el de un mensaje Y, y las opciones se terminan ahí.
Por ejemplo, no es posible enviar un mensaje Y o Z según cómo haya reaccionado el contacto al mensaje X. Si estás acostumbrado a herramientas de marketing automation más avanzadas, esto te va a frustrar.
Dicho eso, Instantly ofrece un buen abanico de opciones de personalización que compensa en parte la simplicidad de su editor. Y se nota que todo está pensado con el objetivo de mejorar la entregabilidad de tus campañas. Aquí Instantly recuerda mucho a Smartlead, una herramienta del mismo estilo, igual de moderna, pero en general más completa que Instantly.
Manejar las respuestas de forma centralizada (bandeja Unibox)
La bandeja Unibox que ofrece Instantly es una bandeja de entrada centralizada para leer y responder todos los emails que recibes de tus prospectos después de tus campañas.
La funcionalidad es bastante clásica, la encuentras en la mayoría de las herramientas de cold emailing, pero es eficaz. Facilita muchísimo el manejo de las interacciones con los prospectos.
El pequeño plus: puedes encontrar contactos que cumplan ciertas condiciones. Por ejemplo, « abrió más de un email pero no respondió ». Es práctico para construir listas basadas en criterios de comportamiento y apuntar mejor tus esfuerzos comerciales.
Puedes configurar el envío de notificaciones a tu casilla principal cuando llegan respuestas:
Optimizar la entregabilidad de tus mensajes
El problema de las campañas de prospección por email es que muchas veces los emails caen en spam y nunca llegan a los prospectos. Es un problema estructural, que se agrava con el endurecimiento de las condiciones de uso de los ISP y de los proveedores de correo.
Para responder a ese desafío y optimizar la entregabilidad de las campañas, Instantly desarrolló todo un conjunto de funcionalidades.
Primero, en Instantly puedes usar tantas direcciones de envío como quieras. Eso permite limitar la cantidad de envíos por dirección. Puedes:
- Agregar tus direcciones de email existentes.
- Delegar ese trabajo al equipo de Instantly (solo para tus direcciones de Google Workspace).
- Usar direcciones de email precalentadas. Instantly provee cuentas y dominios que ya fueron creados y preparados para el envío de emails.
Para usar direcciones precalentadas, basta con escribir una palabra clave, el nombre de tu empresa, e Instantly te propone un conjunto de dominios relacionados con esa palabra:
Somos un poco escépticos con el principio. Enviar emails de prospección desde direcciones que no llevan el nombre de dominio de tu empresa no es lo mejor para la imagen de marca.
Siempre en el terreno de la entregabilidad, Instantly ofrece:
- Una funcionalidad de rotación de casillas.
- Un tablero de entregabilidad, para conocer tu puntaje y la proporción de direcciones de email que caen en spam. Permite identificar las direcciones de envío que necesitan un mejor calentamiento.
- Un sistema de calentamiento automatizado. Como vimos antes, dentro de tus campañas puedes ajustar la cantidad máxima de emails enviados por día y acceder a otras funcionalidades para manejar la forma en que se usan tus direcciones.
Manejar tu pipeline comercial (CRM)
Resumamos. Instantly te permite encontrar leads calificados gracias a su base de datos B2B. La plataforma ofrece también un editor de campañas cuyas ventajas y límites ya mostramos. Pero el trabajo comercial no se limita al envío de esas campañas. Hay que manejar también las interacciones, las oportunidades, los negocios, en resumen: todo lo que se desprende de tus esfuerzos de prospección.
No sorprende entonces que Instantly haya integrado recientemente funcionalidades de CRM. Ahora puedes manejar tu relación con los clientes directamente en Instantly. Más precisamente, puedes:
- Acceder a la lista de leads.
- Acceder, para cada lead, a una ficha que centraliza toda la información sobre él y el historial de interacciones.
- Visualizar la distribución de los leads y su avance en el embudo de conversión gracias a una vista Kanban.
El CRM da acceso a tu lista de leads. Si haces clic en un lead, accedes a su ficha, con toda la información relativa a ese lead: datos personales e historial de la relación. Nos gustó el módulo Instant AI, que permite acceder a información detallada sobre la cuenta.
No probamos en profundidad estas funcionalidades de CRM. Lo que hay que saber es que algunas funcionalidades de CRM indispensables, como la gestión del pipeline comercial, solo están disponibles en el plan Hyper CRM a $97 al mes. Es relativamente caro, aunque puedas agregar una cantidad ilimitada de usuarios a tu cuenta.
Entonces, de dos cosas una:
- O bien ya tienes un CRM, y en ese caso te aconsejamos conservarlo.
- O bien trabajas con planillas de Excel, y en ese caso sí, puede tener sentido usar Instantly como CRM.
Pero digámoslo: Instantly es antes que nada una herramienta de generación de leads. Las funcionalidades de CRM no están para nada a la altura de lo que se encuentra en un Pipedrive o un HubSpot. Es incluso difícilmente comparable.
Analizar el rendimiento de tus esfuerzos de prospección (reporte)
Instantly ofrece un reporte de rendimiento de las campañas que permite recuperar los datos clave como la tasa de apertura, de clics, de respuesta y las oportunidades.
Puedes filtrar ese reporte por:
- Rango temporal.
- Campaña.
- Estado de las campañas: activas, en pausa, terminadas.
- Direcciones de envío.
Instantly da acceso también a un reporte de rendimiento comercial, con métricas interesantes:
La herramienta de reporte de Instantly es bastante simple y básica, pero cumple.
Las integraciones de Instantly
Instantly ofrece varios conectores nativos:
- CRM: Pipedrive, Salesforce y HubSpot
- Slack
- Zapier
- OpenAI
- Google Calendar
También hay una API que permite conectar Instantly con otras herramientas, por ejemplo si usas un CRM distinto de Pipedrive, HubSpot y Salesforce. Por último, Instantly maneja webhooks, lo que es bastante práctico para enviar notificaciones a herramientas de terceros cuando ocurre un evento: apertura, clics, etc.
El soporte al cliente de Instantly
El nivel de soporte depende del plan elegido. Si optas por el plan básico (Growth), solo vas a tener acceso al chat. Para tener soporte premium hay que optar como mínimo por el plan Hypergrowth a $97 al mes. Los usuarios elogian mucho el soporte, como ya vimos. Yo no lo probé personalmente.
Instantly ofrece un centro de recursos bien surtido, pero únicamente en inglés, además de una comunidad privada de Facebook bastante activa donde los usuarios se ayudan entre sí.
Los precios de Instantly
Instantly ofrece 3 categorías de planes:
- Los planes que solo permiten manejar campañas de cold email:
- El plan básico, « Growth », cuesta $37 al mes. Permite usar una cantidad ilimitada de direcciones de envío y da acceso a las funcionalidades de calentamiento de direcciones (warm-ups). En cambio estás limitado a 1 000 contactos (leads) y 5 000 emails enviados al mes.
- El plan Hypergrowth, a $97 al mes, que permite cargar 25 000 contactos y enviar 100 000 emails al mes. Este plan ofrece además un nivel de soporte prioritario, permite invitar a miembros de tu equipo a la cuenta y acceder a funcionalidades premium: A/Z Testing, listas negras, Unibox, webhooks.
- El plan Light Speed, a $358 al mes, lleva las cuotas a 100 000 contactos y 500 000 emails enviados al mes.
- Los planes que permiten manejar campañas de email y encontrar nuevos leads (acceso a la base de Instantly):
- El plan Growth Leads, a $47 al mes, que permite encontrar 1 000 leads al mes.
- El plan Supersonic Leads, a $97 al mes, que permite encontrar 4 500 leads al mes.
- El plan HyperLeads, a $197 al mes, que permite encontrar 10 000 leads al mes.
- El plan Light Speed, a $492 al mes, que permite encontrar 25 000 leads al mes.
- Los planes que dan acceso a la gestión de campañas, a la base y además a las funcionalidades de CRM:
- Growth CRM, a $47 al mes, que permite usar la Master Unbox, las fichas de leads y el gestor de tareas del CRM.
- Hyper CRM, a $97 al mes, que permite acceder además a las funcionalidades de IA, a los canales de SMS y teléfono, al monitoreo de visitantes web y a los reportes avanzados.
Como la mayoría de las herramientas de prospección, Instantly ofrece un descuento (del 20%) si tomas un compromiso anual. Instantly ofrece también una prueba gratuita de 14 días para probar la plataforma, sin tarjeta de crédito.