Wrike es una herramienta de gestión de proyectos creada en 2006. Con un alcance funcional muy amplio, este software es ideal para proyectos complejos y equipos grandes.
Aunque Wrike puede ser más difícil de implementar para equipos pequeños, sus cualidades hacen que lo usen más de 20.000 clientes en todo el mundo.
Wrike: alcance funcional
Gestión de tareas y planificación
En Wrike, el trabajo se hace en bloques de construcción: las tareas. Se pueden agregar a los proyectos y contener información como una duración, un estado, una fecha de vencimiento, un responsable o comentarios.
Estas tareas se pueden dividir en subtareas, que pueden convertirse en tareas independientes si hace falta. A las tareas se les pueden adjuntar archivos, marcar como favoritas, duplicar o volver recurrentes.
En Wrike, el diagrama de Gantt da una vista general del avance del proyecto. Te permite crear tareas directamente, seguir su progreso y ver las tareas pendientes.
También te permite planificar o reprogramar tareas y actualizar la cronología del proyecto con un simple arrastrar y soltar. Por último, te da la opción de filtrar las tareas por estado, propietario, fechas de inicio y de fin.
Colaboración y comunicación
Los usuarios pueden elegir cómo, y con quién, compartir proyectos y carpetas, y comunicarse con comentarios o menciones. La herramienta no ofrece chats de equipo ni llamadas de audio y video, pero se puede acceder a ellos mediante integraciones.
Wrike facilita la colaboración con tableros personalizables, que permiten organizar el trabajo de un equipo por clientes, proyectos o calendarios. Dan una vista general de las tareas y subtareas en curso, y permiten el seguimiento de sus plazos.
Wrike te permite subir y compartir archivos externos, y ver directamente archivos de Word, Excel y PowerPoint, que por lo tanto no hace falta descargar. Los archivos de proyectos y tareas también se pueden compartir con colaboradores o clientes.
La función «Horarios de trabajo» ayuda a gestionar los días laborables y no laborables, y a ver cuándo trabaja un equipo o sus colaboradores. Permite agregar días de vacaciones y horas extra.
Reportes y seguimiento del tiempo
El seguimiento del tiempo sirve para contabilizar las horas facturables y facturar a un cliente, o para estimar la duración de tareas y proyectos. En Wrike, está incluido a partir de las cuentas Business y superiores. Funciona en las apps móviles, incluso sin conexión.
Puedes registrar el tiempo manualmente o medirlo con un temporizador integrado en la app. Wrike permite crear un reporte de registro de tiempo y, según la suscripción, es posible exportar las hojas de horas.
El seguimiento del tiempo de Wrike rinde menos que el de las herramientas dedicadas, y no sirve para el control de asistencia. También es menos fácil de usar que el de otros software de gestión de proyectos: en particular, solo se puede iniciar abriendo una tarea.
Wrike da una vista general de proyectos y tareas mediante reportes, que se pueden actualizar en cualquier momento con los datos recientes. Puedes usar una plantilla de reporte predefinida o crear un reporte personalizado.
Un generador de reportes ayuda a crear reportes nuevos. Por ejemplo, la plantilla de reporte de riesgos del proyecto usa inteligencia artificial para analizar los proyectos activos y dar la probabilidad de que cada proyecto se termine a tiempo.
Opciones de personalización
Wrike permite gestionar un proyecto de principio a fin, gracias a su sistema de tareas, con personas asignadas a su ejecución, un plazo, archivos adjuntos, opciones de estado personalizables, y a sus muchas herramientas clásicas, como el diagrama de Gantt.
Sin embargo, Wrike se diferencia de sus competidores porque no está dedicado solo a la gestión de proyectos, sino también a la gestión del trabajo en curso. Eso abarca las tareas que no tienen necesariamente un entregable final o una fecha límite fija.
Para el trabajo fuera de proyectos, Wrike permite crear carpetas en cualquier espacio y conservarlas ahí. Dentro de una carpeta, la herramienta te deja organizar el trabajo en distintos formatos y vistas: lista, tablero, diagrama de Gantt.
La página de inicio de Wrike está dividida en tres tableros. El de la izquierda muestra las últimas notificaciones y asignaciones, el central contiene accesos directos a tu trabajo y el de la derecha enlaces rápidos a carpetas inteligentes y herramientas.
Este sistema de tableros es muy fácil de usar. También es muy modular gracias a los cuatro bloques de construcción en los que se hace el trabajo: los espacios, las carpetas, los proyectos y las tareas.
La automatización en Wrike
Los usuarios del plan gratuito solo tienen acceso a los workflows predeterminados. A partir del plan Team, los usuarios tienen acceso a workflows personalizados que permiten crear y modificar workflows de equipo.
El motor de automatización (Automation Engine) es una herramienta integrada que permite automatizar los workflows más usados para reducir el trabajo manual. Permite crear reglas de automatización variadas, con disparadores y acciones. Está disponible a partir del plan Team.
El soporte al cliente de Wrike
El soporte al cliente de Wrike está disponible por muchas vías distintas: por email, por teléfono, con un sistema de chat en vivo o con un sistema de tickets. Sin embargo, no siempre es muy rápido en responder, y a veces no mantiene lo bastante informados a los clientes.
El centro de ayuda de Wrike es muy completo. Un espacio permite hacer preguntas y obtener resultados en forma de artículos o de aportes de la comunidad. Wrike ofrece de hecho un espacio de comunidad para hacer preguntas o compartir buenas prácticas.
Para ayudar a sus usuarios y enseñarles a usar la herramienta, Wrike también ofrece un entrenamiento interactivo, videos y notas actualizadas. Por último, hay una base de conocimiento muy nutrida en el centro de ayuda, y se organizan webinars mensuales.
Wrike también destaca muchos casos de estudio detallados en su canal de YouTube, por ejemplo un video que explica en detalle la preparación de la campaña del 75.º aniversario de los 49ers, el equipo de fútbol americano de San Francisco.
Wrike: las integraciones
Según su plan, los usuarios de Wrike pueden integrar más de 150 herramientas: las plataformas de almacenamiento en la nube para los usuarios del plan gratuito, y muchas apps de productividad para los de los planes pagos.
Wrike también permite usar complementos dedicados a la integración. El complemento Wrike Integrate, opcional y de pago en los planes Business y Pinnacle e incluido en el plan Apex, desbloquea por ejemplo más de 400 integraciones personalizadas. Algunos complementos incluso son gratuitos, como el de Microsoft Teams.
Wrike: los precios
Wrike ofrece 5 planes distintos, con facturación anual:
- Free: da acceso a la gestión de tareas y subtareas en las apps web, de escritorio y móviles. Permite trabajar con colaboradores internos y externos, con un almacenamiento de hasta 2 GB por cuenta.
- Team: 10 US$ por usuario al mes, de 2 a 15 usuarios. Da acceso a tableros compartibles, diagramas de Gantt interactivos, workflows personalizados y al motor de automatización, con hasta 2 GB de almacenamiento por usuario.
- Business: 25 US$ por usuario al mes, hasta 200 usuarios. Da acceso a muchas extensiones, integraciones y funciones, como el seguimiento del tiempo, además de 5 GB de almacenamiento por usuario.
- Pinnacle: precio bajo cotización. Retoma las opciones avanzadas del antiguo plan Enterprise, con 15 GB de almacenamiento por usuario.
- Apex: precio bajo cotización. Incluye todo el plan Pinnacle, el complemento Wrike Integrate y 50 GB de almacenamiento por usuario.
