Todas las comparativas de software de firma electrónica te hacen comparar precios por usuario. Es justamente la métrica equivocada. El modelo por licencia te cobra cada nueva persona que envía un documento, lo que convierte tu herramienta de firma en un centro de costos en cuanto el equipo crece.
Al contrario de ese modelo, Certyneo ofrece un plan con un número de usuarios incluido y el mismo precio, seas uno o diez. En el plan Standard, diez usuarios cuestan 19 € al mes, cuando la mayoría de los competidores te cobrarían diez licencias.
¿El producto está a la altura de la promesa de precio? ¿Qué nivel de firma elegir según el documento? ¿Y dónde están los límites de este proveedor todavía joven? Abrimos una cuenta y lo probamos.
¿Qué es Certyneo?
Certyneo es un proveedor de firma electrónica conforme al reglamento eIDAS, posicionado como alternativa europea a las plataformas estadounidenses históricas. La infraestructura está alojada en IONOS, dentro de la Unión Europea, lo que saca los datos del alcance de la Cloud Act y de la FISA.
La plataforma se organiza en tres módulos, con contadores y suscripciones separados:
- La firma electrónica, el producto principal, facturado según el número de sobres enviados.
- Contratos IA, un generador de contratos con inteligencia artificial previo a la firma.
- La bóveda digital, para el archivo con valor probatorio y la conservación a largo plazo.
Esta división juega a tu favor: solo pagas los bloques que necesitas, mientras otros proveedores imponen un paquete completo desde el primer nivel.
El proveedor publica su hoja de ruta y su registro de versiones en acceso libre. En los últimos meses el ritmo ha sido intenso: conectores de Slack, HubSpot y Salesforce, documentación pública para desarrolladores, interfaz en cinco idiomas, conector de Make, notificaciones push. El soporte de la cartera de identidad digital europea prevista por eIDAS 2.0 figura en el programa, lo que lo pone por delante del mercado.
Recorrido por las principales funcionalidades de Certyneo
Crear y enviar un sobre
Un sobre agrupa uno o varios documentos, firmantes y campos por completar. La importación acepta PDF, archivos Word e imágenes.
El editor muestra el documento y arrastras los campos directamente sobre él: firma, iniciales, fecha, casillas de verificación, campos de texto. Un botón de sugerencia automática detecta las zonas relevantes, con buenos resultados en un documento estructurado. Te ahorra tiempo real en un contrato de varias páginas.
Cada campo tiene propiedades editables: destinatario asignado, coordenadas exactas, dimensiones, carácter obligatorio. Un contador indica en todo momento cuántos campos obligatorios están listos, lo que evita enviar un sobre incompleto. Un detalle simple, pero nos gustaría verlo más seguido.
El orden de firma se configura en secuencial o en paralelo. El secuencial sirve cuando una aprobación depende de otra, típicamente una orden de compra que pasa por el director financiero antes de llegar al proveedor. Los recordatorios automáticos y las fechas de vencimiento están incluidos.
Plantillas y envíos masivos
En cuanto firmas con regularidad el mismo tipo de documento, las plantillas marcan la diferencia. Certyneo las construye en tres pasos: información general, documento de referencia y luego roles de los destinatarios. Esta noción de rol está bien pensada: te evita volver a ingresar a los firmantes en cada envío.
El envío masivo funciona por importación CSV. Cargas tu lista de destinatarios, Certyneo genera un sobre por fila a partir del mismo documento, con recordatorios automáticos y seguimiento en tiempo real. Es el mecanismo que necesitas para una actualización de condiciones generales o una campaña de adendas sobre varios cientos de expedientes.
La función está disponible a partir del plan Standard.
Los flujos de trabajo por sector
Es la parte más lograda del producto, y la que más nos convenció.
Certyneo ofrece una biblioteca de secuencias de firma preconfiguradas, filtrables por sector. El flujo de onboarding de empleados encadena contrato de trabajo, acuerdo de confidencialidad, reglamento interno y validación de RR. HH. El de terminación de contrato por mutuo acuerdo coloca una etapa de aprobación interna antes de la firma bilateral. Del lado inmobiliario, encuentras la venta residencial y el contrato de arrendamiento de vivienda con el acta de entrega del inmueble y la fianza solidaria.
Las etapas corresponden a procesos reales, con los puntos de validación correctos en los lugares correctos. Para una consultora de reclutamiento o una inmobiliaria, por ejemplo, el ahorro en configuración es considerable frente a una herramienta donde todo está por construir. Es aquí donde Certyneo más se distancia de las soluciones generalistas.
No empieces tu prueba con un sobre simple: todo el mundo sabe hacer firmar un PDF. Ve directo a un flujo de trabajo de la biblioteca. Ahí se juega la verdadera diferencia con los competidores, y es lo que suele convencer a los equipos de RR. HH. e inmobiliarios.
El recorrido del firmante
El destinatario recibe un correo de invitación con un botón que lleva a la página de firma. Sin cuenta que crear, sin aplicación que instalar.
La página de firma muestra el documento con los campos por completar resaltados. La firma se aplica de tres maneras: trazada con el mouse o el dedo, escrita en una tipografía caligráfica, o subiendo una imagen de la firma.
Todo toma menos de dos minutos en un documento de un solo campo. Es limpio y sin fricción innecesaria. En este terreno, Certyneo se compara sin complejos con los mejores del mercado, y es lo que más pesa en tu tasa de finalización.
El generador de contratos con IA
Certyneo integra un módulo de redacción de contratos con inteligencia artificial, previo a la firma. Describes tu necesidad en lenguaje natural, eliges una jurisdicción y un idioma, y la herramienta produce un borrador de contrato en cuatro pasos.
Se proponen ejemplos de prompts: prestación de servicios freelance, acuerdo de confidencialidad mutuo, contrato indefinido de vendedor. La jurisdicción cubre la Unión Europea y el espacio OHADA. Encadenar redacción y firma en la misma herramienta elimina una ida y vuelta y una exportación.
A su favor, el proveedor muestra una advertencia debajo del campo de entrada, que aclara que los contratos generados no constituyen asesoría legal y que un abogado sigue siendo necesario en los casos de alto riesgo. Es la postura correcta, y rara vez se sostiene con tanta claridad entre los proveedores que venden IA jurídica.
El módulo tiene una suscripción aparte a partir de 19 € al mes, con 14 días de prueba.
Seguridad, alojamiento y cumplimiento
Los tres niveles de firma
Certyneo ofrece los tres niveles definidos por el reglamento eIDAS en una misma cuenta. La elección se hace al momento del envío, sobre por sobre, sin cambiar de suscripción. Es una verdadera comodidad frente a las ofertas que bloquean el nivel en el plan.
- La firma simple está incluida en todos los planes, incluso el gratuito. Cubre las cotizaciones, órdenes de compra y documentos con bajo riesgo de impugnación, es decir, la inmensa mayoría de los volúmenes en una empresa.
- La firma avanzada agrega una autenticación por código SMS enviado al celular del firmante. Está pensada para contratos, documentos de RR. HH. y arrendamientos. Arranca en el plan Personnel a 9 € al mes.
- La firma cualificada apunta a actos notariales, trámites oficiales y licitaciones públicas. Se factura por uso en todos los planes, incluido el gratuito: 9,90 € sin impuestos por firmante con una suscripción paga, 14,90 € sin impuestos sin suscripción.
Una reserva, eso sí, sobre el nivel avanzado: la identificación se basa solo en el código SMS, sin control de documento de identidad. Algunos competidores piden un documento en el mismo nivel. Para un contrato de trabajo o un mandato, la captura de identidad por video que se ofrece como opción cierra bien esa brecha.
No probamos la firma cualificada, ya que su activación se factura por uso. Si la necesitas para un trámite oficial, pide al proveedor que te confirme por escrito qué prestador cualificado emite el certificado. Es una buena práctica con cualquier plataforma.
Seguridad y estándares
En los fundamentos técnicos, Certyneo cumple con lo esperado:
- Cifrado TLS 1.3 en tránsito
- AES-256 en reposo
- Registro de auditoría con sello de tiempo en cada etapa del ciclo de vida de un sobre
- Huella SHA-256 en los documentos firmados
Los documentos firmados siguen los formatos PAdES y el sellado de tiempo RFC 3161, lo que importa más de lo que parece: tus documentos siguen siendo verificables y oponibles después de cancelar tu cuenta, sin depender de la plataforma. El archivo por 10 años está incluido en todos los planes, incluso el gratuito, cuando algunos competidores lo cobran como opción.
En cuanto a certificaciones, el proveedor todavía no tiene una auditoría externa publicada. Se anuncia una auditoría ISO 27001 para fines de 2026 y un informe SOC 2 Type II para 2027. Es el calendario normal de un proveedor que está creciendo, pero si tu proceso de compras exige una certificación vigente, tendrás que esperar.
El plan gratuito se puede usar sin límite de tiempo, pero su volumen se reduce rápido: 5 sobres durante los primeros 14 días, luego 2 al mes. Verifica que ese volumen te alcance antes de contar con él. Y Certyneo no tiene la certificación HDS: si tus documentos contienen datos médicos en el cuerpo del texto, necesitas un proveedor de alojamiento certificado.
Los precios de Certyneo
Los precios son mensuales y sin permanencia, con cerca de 16 % de descuento en pago anual. Sin costo adicional por usuario, sea cual sea el plan.
| Plan | Precio sin impuestos / mes | Sobres | SMS incluidos | Usuarios | Lo que hay que saber |
|---|---|---|---|---|---|
| Gratuito | 0 € | 5 y luego 2 | Ninguno | 1 | Firma simple y archivo por 10 años, sin tarjeta de crédito |
| Personnel | 9 € | 25 | 25 | 1 | Habilita la firma avanzada eIDAS |
| Standard | 19 € | 100 | 100 | 10 incluidos | API REST, webhooks, marca personalizada, 25 plantillas, envío masivo por CSV |
| Business | 39 € | 300 | 300 | 25 incluidos | Envío masivo, formularios web móviles, cobro de pagos |
| Business Pro | 99 € | 1.000 | 1.500 | Ilimitados | SSO SAML, API de alta frecuencia, soporte prioritario |
| Entreprise | Desde 299 € | A cotizar | Negociado | Ilimitados | SLA dedicado, soporte 24/7, acuerdo de tratamiento de datos personalizado |
La relación cantidad-precio es realmente buena. Cien sobres y diez usuarios por 19 € al mes está por debajo de lo que cobran los actores establecidos por un alcance equivalente, y la diferencia crece a medida que equipas a más gente.
Dos precisiones útiles para comparar bien con la competencia:
- Los precios mostrados no incluyen impuestos: suma un 20 % de IVA si tu empresa está establecida en Francia. Con pago anual, el plan Standard queda en 16 € sin impuestos al mes.
- Algunos elementos se facturan fuera del plan, a saber la firma cualificada por uso, los SMS por encima de la cuota en paquetes de 7 a 220 €, la captura de identidad por video, así como los módulos Contratos IA y bóveda digital.
El punto de inflexión está alrededor de la cuarta persona equipada. Por debajo, la diferencia con un competidor que cobra por licencia es moderada. Por encima, se vuelve estructural: cinco vendedores que envían propuestas comerciales cuestan el precio de un solo usuario en Certyneo. Haz la cuenta con tu equipo real, no con el precio de entrada.
Integraciones y API
Es el terreno donde Certyneo más sorprende. La página de integraciones del proveedor enumera más de veinte, una parte todavía en beta (Salesforce, n8n, Jira y Confluence) o simplemente anunciada. Las principales se reparten en dos familias.
Los conectores con autorización OAuth, que se conectan en un clic desde la configuración:
- CRM: HubSpot, con los eventos de sobre enviados a la línea de tiempo de los contactos, y Salesforce, que crea tareas en el contacto correspondiente, tanto en producción como en sandbox.
- Almacenamiento: Dropbox y Google Drive, en solo lectura, para enviar un PDF a firma sin descargarlo localmente.
- Colaboración: Slack para las notificaciones de canal y Notion para registrar cada evento en una base, algo que interesará a los equipos legales y de cumplimiento.
Los conectores de automatización con clave API, que se configuran del lado de la herramienta externa:
- Zapier, con disparadores al enviar, firmar, rechazar o vencer un sobre. Abre el acceso a más de 6.000 aplicaciones.
- Power Automate, con un conector personalizado en formato OpenAPI que se importa en un clic.
- Jira y Confluence, que permiten enviar un adjunto a firma desde un ticket sin cambiar de herramienta.
- n8n, con los once eventos de firma disponibles en el nodo Webhook.
La API REST está documentada en OpenAPI 3.1, con webhooks firmados, SDK oficiales y playground interactivo. Está disponible desde el plan Standard, algo poco común en este nivel de precio.
Para dar contexto, los actores establecidos suelen ofrecer conectores de CRM y Zapier, sin Make, ni Notion, ni n8n, ni Power Automate. En este terreno preciso, Certyneo va por delante de proveedores presentes desde hace más de diez años.