Comment écrire un email de prospection parfait ?

La prospection à froid est un exercice très difficile, au téléphone mais peut être encore plus par email. Qui répond à des emails de prospection commerciale de personnes complètement inconnues ? C’est de plus en plus rare, sûrement le résultat d’une pression commerciale trop forte ces dernières années.

Et pourtant, je vous assure que certains commerciaux arrivent toujours à obtenir des rendez-vous suite à de la prospection par email. Comment font-ils pour avoir des réponses ? On a interrogé plusieurs commerciaux, croisé les meilleures pratiques anglo-saxonnes, pour vous proposer 12 conseils simples vous permettant d’écrire l’email de prospection parfait.

1. Votre email doit être court et aller droit au but

Personne n’aime lire de longs emails professionnels. En matière d’email de prospection, la longueur n’est pas un avantage. Rédiger un long email est la meilleure solution pour que vos prospects suppriment ou ignorent vos messages. Notre premier conseil : rédigez des emails courts, simples, qui vont droit au but. Dans l’idéal, il faut que vos prospects puissent lire l’intégralité du contenu de vos emails sans avoir besoin de scroller. Gardez toujours à l’esprit que vos prospects reçoivent tous les jours des dizaines d’emails et qu’ils n’ont pas le temps de consacrer 10 minutes à lire et comprendre vos emails. Surtout si c’est le premier email que vous leur envoyez et qu’ils ne vous connaissent pas encore…

S’il y a plus de 40 mots dans votre email, c’est qu’il y a un souci. De nombreuses études suggèrent qu’un e-mail de prospection parfait ne devrait pas comporter plus de cinq phrases. Imaginez-vous recevoir un email de 2000 mots sur un produit que vous ne connaissez pas ? Allez-vous vraiment le lire en entier ? Probablement pas. Gardez en tête cette fameuse limite de 40 mots pour vos prochains emails. C’est l’une des clés si vous souhaitez mettre en place une campagne de prospection commerciale par email.

Parce que beaucoup d’emails sont lus sur mobile, assurez-vous aussi que votre email soit adapté aux écrans de smartphones. Enfin, vos emails de prospection doivent être propres et nets : vérifiez qu’ils ne contiennent aucune faute d’orthographe. Utilisez éventuellement un correcteur pour vous en assurer.

2. Sautez l’introduction

Il est important d’aller droit au but ! L’une des premières choses que vous pouvez faire dans la rédaction de votre email de prospection est de sauter l’introduction, souvent «ennuyeuse» et «banale», et de commencer directement par ce que vous avez à offrir. Certaines applications de messagerie telles que Gmail donnent au destinataire de l’email un aperçu des premiers mots. Utilisez cet espace pour présenter ce que vous offrez. Écrivez également une ligne d’objet qui attirera immédiatement leur attention.

Ensuite, commencez par des mots qui les intéresseront suffisamment afin qu’ils cliquent sur votre email. Enfin, n’oubliez pas les détails de contact de votre entreprise dans votre signature afin qu’ils puissent facilement vous contacter si besoin. Nous y reviendrons un peu plus tard.

3. Soyez précis

Soyez précis lors de votre pitch. Encore une fois, allez droit au but. Vous connaissez les points faibles de vos prospects et, surtout, vous connaissez les solutions que vous pouvez leur proposer. Souvent, les gens perdent beaucoup de temps à construire une relation pour ensuite présenter leur solution. C’est le meilleur moyen de perdre votre prospect en route. Le temps de chacun est précieux et n’oubliez pas que votre prospect a déjà peut-être reçu des dizaines d’emails aujourd’hui. De plus, vous ne voulez pas que des informations importantes et pertinentes se perdent au milieu d’une conversation futile. Relevez le défi, apportez une solution et attendez une réponse.

4. Écrivez comme vous parlez

Cela ne veut pas dire d’écrire mot pour mot ce que vous êtes en train de dire. Cela signifie simplement que vous devez être direct, net et concis en exprimant ce que vous voulez précisément comme vous le feriez à l’oral. Gardez à l’esprit que le client potentiel auquel vous vous adressez peut ne pas avoir le même langage que vous ou encore le même enthousiasme. La seule chose qui va faire ou défaire l’accord, ce sont les mots que vous écrivez. Assurez-vous qu’ils comptent vraiment !

5. Votre email de prospection doit avoir un objectif très clair

Si vous rédigez un email de prospection, vous attendez normalement une réaction de la part de votre destinataire. Pendant la rédaction de votre email, posez-vous ces deux questions :

• Pourquoi envoyez-vous cet email ?
• Qu’est-ce que vous attendez de la part du prospect ? Que souhaitez-vous qu’il fasse ?

Si par exemple vous cherchez à obtenir un rendez-vous, proposez des dates et des créneaux horaires à votre prospect, en donnant quelques précisions concernant notamment la durée cible du rendez-vous. Par exemple : “Je propose que nous déjeunions ensemble pour que je vous montre en détails comment notre solution peut vous aider à générer plus de leads qualifiés. Seriez-vous disponible lundi ou mercredi prochain entre 12h et 13h ?”.

6. Essayez de terminer votre email avec une question

La meilleure façon de terminer un e-mail de prospection est de poser une question. En effet, le but est d’entamer une conversation avant d’essayer de vendre quelque chose. Ajouter une question vers la fin joue avec la psychologie du lecteur, lui donne envie d’y répondre, augmentant ainsi vos chances d’obtenir une réponse.

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7. N’hésitez pas à fixer des deadlines

Si vous envoyez une proposition commerciale à votre prospect et que vous attendez un retour de sa part, n’hésitez pas à intégrer à votre email une deadline. Bien sûr, faites-le avec goût : il ne faut pas que vous donniez à votre prospect l’impression que vous lui mettez un pistolet sur la tempe. Votre deadline ne doit pas apparaître comme un ultimatum, même si elle doit créer un état d’urgence. Voici un exemple de message :

“Vous trouverez en pièce attachée notre proposition, dans laquelle nous reprenons les détails évoqués lors de notre rendez-vous d’hier après-midi. Les termes de cette proposition sont valables jusqu’à jeudi. Dans l’attente de votre réponse…”.

8. Tirez profit des nouvelles technologies

Il existe désormais sur le marché un grand nombre d’outils permettant de rendre votre communication par email plus efficace, comme par exemple Tilkee. Tilkee vous permet de savoir comment vos prospects lisent vos emails de prospection et documents commerciaux, combien de temps ils y passent, sur quelles parties/pages ils passent le plus de temps, etc. Cela permet d’en déduire le niveau d’intérêt et les zones de questionnement de vos prospects.

Vous pouvez aussi, plus classiquement, utiliser un logiciel d’emailing qui vous indiquera si vos emails de prospection ont été ouverts, combien de fois ils ont été ouverts, si vos prospects ont cliqué sur le lien, s’ils l’ont forwardé à des collaborateurs, combien de temps ils ont passé sur l’email, etc. Il existe plusieurs très bons logiciels d’emailing, comme MailChimp, Sendinblue ou Sarbacane.

Les indicateurs de performance de vos campagnes d’emails de prospection vous aideront par ailleurs à déterminer les meilleures heures et les meilleurs jours d’envoi de vos emails.

9. Relancez beaucoup et peu souvent

Avant que vous ne posiez la question, la réponse est non. Relancer n’est pas un acte de désespoir si vous gardez certaines choses à l’esprit. Vous avez envoyé votre email de prospection, vous n’avez pas eu de retours, il est maintenant temps d’envoyer un mail de relance. Tout simplement parce que chacun de nous reçoit des centaines d’emails par jour et que vous ne pouvez pas vraiment blâmer votre prospect d’avoir raté le vôtre. Nous vous recommandons d’espacer vos e-mails de suivi afin de ne pas bombarder le prospect. Vous devriez envisager d’automatiser cette tâche à l’aide des meilleurs outils de prospection par email tels que Woodpecker ou Reply.io. Vous verrez que cette action de relance pourra largement vous être bénéfique pour conclure certains deals.

10. Vos emails doivent être personnalisés

Même si vous envoyez 10 ou 20 emails de prospection, ne vous transformez pas en robot. Il est essentiel que vos emails de prospection soient au maximum personnalisés – même si cela prend évidemment plus de temps que d’envoyer le même email à tout le monde. Pour personnaliser les emails : basez-vous sur les échanges que vous avez déjà eus avec le prospect, allez jeter un œil à leurs profils sociaux (pour voir ce qu’ils ont récemment tweeté par exemple), faites des recherches sur l’entreprise dans Google…

Quand vous envoyez à un prospect des informations concernant votre produit ou votre service, il est important de veiller à ce que votre email ne se contente pas uniquement de partager des informations disponibles sur le site de votre entreprise. Votre email doit aller plus loin et intégrer des informations supplémentaires susceptibles d’intéresser vos destinataires en phase avec le besoin spécifique des entreprises que vous ciblez. Montrez à vos prospects que vous vous intéressez à eux, que vous souhaitez réellement les aider à améliorer leurs performances et à résoudre leurs problèmes actuels. N’hésitez pas à intégrer des statistiques montrant les bons résultats obtenus par vos clients actuels grâce à votre produit.

Utilisez des templates pour vos emailing c’est bien, mais rien ne vaut des touches personnalisées dans vos emails de prospection. Comme c’est la première fois que vous “frappez à la porte” de quelqu’un, vous devez lui donner une raison d’ouvrir le loquet. Vous devez leur montrer à quel point vous êtes différent des autres. Alors, personnalisez votre email avec des petites touches bien visibles. Voici quelques astuces pour personnaliser vos e-mails de prospection :

• Utilisez le “vous” pour vous adresser au destinataire,
• Parlez à la première personne,
• Utilisez des GIF,
• Abandonnez les templates sophistiqués,
• Imitez la façon dont vous écrivez une lettre manuscrite.

Plus votre email de prospection sera personnalisé, plus vous aurez de chances de taper dans le mille et d’attirer l’attention de votre destinataire.

11. Soignez votre signature

Comment créer une belle signature d’email professionnelle ? Assurez-vous d’y mettre toutes vos coordonnées, y compris l’adresse de votre site Internet ainsi que l’adresse physique de votre entreprise. De cette façon, vous montrez à votre destinataire à quel point vous êtes professionnel dans ce que vous faites. Vous partagez également toutes les informations dont il a besoin s’il souhaite entrer en contact avec vous lorsqu’il est prêt à passer à l’acte d’achat.

12. Ne vous contentez pas d’envoyer des emails, décrochez votre téléphone

La prospection passe par l’email, mais ne s’y arrête pas. Le processus de prospection doit passer par deux phases, qui correspondent à deux canaux :

• Un premier contact par email, au cours duquel l’objectif est de développer l’intérêt de vos prospects, de planifier un rendez-vous (call ou rendez-vous physique) ou encore de transmettre un devis.
• Un deuxième contact par téléphone, qui permet de vous rapprocher de vos prospects et de développer dans le détail tout votre argumentaire commercial.

Une vente se conclut rarement par email uniquement : un appel téléphonique ou un rendez-vous est souvent l’aboutissement du processus de vente. D’où notre conseil : ne faites pas de l’email l’alpha et l’oméga de la prospection, décrochez votre téléphone et rencontrez vos prospects.

Pour conclure et compléter les conseils abordés plus haut, précisons qu’un email de prospection, pour être parfait, doit contenir trois sections :

• Une accroche, qui vise à capter l’attention de vos prospects dès les premières lignes (et l’objet) de vos emails et à l’inciter à prendre le temps de lire la suite.
• La proposition de valeur, qui constitue le cœur de votre email, l’élément central. Vous devez, dans votre email, mettre en évidence les bénéfices de votre produit ou de votre service pour l’entreprise cible. Il faut que vos prospects se disent : “Intéressant, ce produit pourrait effectivement m’aider à résoudre mon problème de …”. Votre proposition de valeur doit être claire, précise et personnalisée.
• Un call to action, qui précise au prospect ce que vous souhaitez qu’il fasse.