Mail d’invitation à un salon professionnel : exemples & bonnes pratiques

Dans cet article, des exemples d’email d’invitation à un salon professionnel qui marchent à tous les coups : l’invitation d’un client, l’invitation des contacts de l’année dernière, le mail de présentation de l’équipe du salon, etc.

1. Modèle d’email pour inviter un client à un salon professionnel

Lors d’un salon professionnel, il peut être intéressant d’inviter vos clients. D’une part, ce mail d’invitation vous permet d’entretenir une bonne relation avec votre client. D’autre part, inviter vos clients à vos salons peut produire une bonne émulation collective et vous pourrez plus facilement bénéficier de leur réseau pour conclure des ventes avec d’autres entreprises.

Vous trouverez ci-dessous un modèle de mail pour inviter un de vos clients à un salon professionnel.

Quand ?

Au moins 6 semaines avant le début du salon et jusqu’à 10 semaines avant.

Objet

• Votre invitation pour le salon [nom du salon]
• Invitation au [nom du salon]
• On se voit au [nom du salon] ?
• Salon [nom du salon]
• 2 jours à Lisbonne, ça vous dit ?

Template d’email d’invitation

Bonjour x,

Un petit mail pour vous inviter au salon Vivatech auquel nous participons. Nous serions ravis de vous voir à nos côtés pendant cet événement.

Quoi ? Notre entreprise participe au salon Vivatechnology, le plus grand événement tech de l’Europe pour présenter nos nouvelles innovations. Venez profiter de conférences inédites avec des intervenants comme Tim Cook ou Mark Zuckerberg !

Quand ? Le salon se déroule à partir du 16 juin pendant 4 jours.

Alors on se voit au salon ? Cliquez sur le lien ci-dessous pour générer votre invitation ! N’hésitez pas à prendre rendez-vous avec une personne de notre équipe pour qu’elle vous fasse découvrir nos innovations.

A très vite,

2. Email d’invitation pour vos contacts de l’année dernière

Il est important de ne pas oublier d’inviter vos anciens clients au salon auquel vous participez, cela peut vous permettre de renouer les liens avec ce dernier.

Quand ?

Il est recommandé d’envoyer ce type de mail au moins 4 semaines avant le début du salon.

Objet

• Votre invitation pour le [nom du salon]
• Comment allez-vous depuis tout ce temps ?
• Allons-nous nous revoir au [salon nom du salon] ?
• Reprendre contact au [salon nom du salon]

3. Exemple d’email d’invitation pour inciter les participants du salon à vous visiter

Ce type de mail est destiné à tous les participants du salon et non pas uniquement à votre liste de contacts. Ce type de pratique pourrait presque être considéré comme du cold emailing. Il faut donc prêter une grande attention à votre email et à son objet pour qu’il soit le plus ouvert possible.

Quand ?

Entre deux et quatre semaines avant le salon

Objet

• [Nom] Serez-vous présent à [Nom du salon] cette année ?
• Allez-vous rendre visite au stand [nom de votre entreprise] au salon [nom du salon] ?
• Souhaitez-vous découvrir nos nouveautés de l’année ?

Template d’email d’invitation

Bonjour [Nom],

[nom du salon] est prévu pour le [Date], et nous serons présents sur le stand [Nom du stand / Lieu ].

Nous avons hâte de présenter lors de ce salon :

[EXEMPLE] Un nouveau produit que nous sommes impatients de lancer, avec des démonstrations en direct tout au long du salon. Si vous êtes à la recherche d’un [spécificité clé de votre produit ou service / Avantage clé], cela peut clairement vous intéresser !

Notre talentueuse équipe sera présente sur le salon et pourra répondre à toutes vos questions.

Nous espérons vous voir là-bas !

PS : Nous organisons un jeu concours, participez et tentez de gagner [récompense] !

4. Email d’invitation pour présenter l’équipe qui sera sur le salon

Les invitations au salon se ressemblent presque toutes et sont souvent impersonnelles. Il est donc intéressant de personnaliser l’email avec des traits caractéristiques de votre entreprise. Il peut aussi être intéressant de montrer le côté humain du salon. En effet, le salon est avant tout un lieu de rencontres. Il faut donc donner envie aux destinataires du mail de venir au salon en leur décrivant l’équipe présente au salon ou les intervenants. Vous pouvez insérer des photos mais aussi mettre des liens de contact pour personnaliser au mieux votre email.

Quand ?

On envoie généralement ce type d’email 2 ou 3 semaines avant le début du salon.

Objet

• Souhaitez-vous rencontrer notre équipe sur le salon [nom du salon] ?
• Notre équipe est ravie de vous accueillir au salon [nom du salon]

5. Email de teasing pour générer du trafic sur votre stand

Pour avoir du trafic sur votre stand, il faut faire la promotion de votre stand et de ce que vous allez y présenter.

Quand ?

En général, une semaine avant le salon.

Objet

• Venez découvrir nos nouveautés de l’année au salon [nom du salon]
• Envie de découvrir nos nouveautés de l’année ?
• Qu’allons-nous présenter lors du salon [nom du salon] ?

6. Modèle d’email d’invitation pour organiser un rendez-vous

Vous pouvez proposer aux participants de prendre rendez-vous avec vous sur votre stand.

Quand ?

Quelques jours avant le salon !

Objet

• Il suffit de quelques clics pour organiser une réunion à [nom du salon]
• Prenez rendez-vous avec nous lors du [nom du salon]

Template d’email d’invitation

Bonjour [nom],

Comme vous le savez, la semaine prochaine se tient [nom du salon].

Aujourd’hui, nous ouvrons le calendrier pour que vous puissiez prendre rendez-vous avec notre équipe à l’heure qui vous convient.

[Bouton pour prendre rendez-vous]

Les créneaux de rendez-vous sont limités, alors ne tardez pas !

Pourquoi envoyer des emails d’invitation à un salon professionnel ?

Le salon professionnel est une occasion importante pour votre entreprise. Il est nécessaire de préparer sa participation à un salon professionnel, l’envoi d’email doit faire partie de votre préparation pour plusieurs raisons :

• Entretenir la relation avec vos partenaires clés : un email d’invitation est un bon moyen de garder contact avec vos clients importants mais aussi vos fournisseurs ou encore des anciens clients. En recevant cet email, ils pourront reprendre contact avec vous et contribuer au développement de votre activité.
• Avoir du trafic sur votre stand : participer à un salon professionnel peut être coûteux. Il est nécessaire de le rentabiliser et de rencontrer un bon nombre de prospects. En envoyant ces invitations, vous incitez les personnes à vous rendre visite mais ils vont potentiellement en parler autour d’eux.

Comment faire une bonne invitation à un salon professionnel ?

Il n’est pas facile de faire une bonne invitation. Il est difficile de faire sortir du lot son invitation. Pour avoir un email de qualité qui incite les destinataires à vous rendre visite sur votre stand, veillez à suivre ces conseils :

• Aller droit au but : il faut dire aux destinataires pourquoi ils doivent venir et leur présenter les principales informations du salon (lieu, date, spécificité du salon).
• Donner des raisons de venir visiter votre stand : il ne faut pas se contenter de dire que votre entreprise sera présente sur le salon mais il faut leur dire pourquoi ils doivent se rendre sur votre stand.
• Ajouter un visuel : il faut rendre votre invitation vivante pour attirer l’attention du lecteur et lui donner envie de venir vous rencontrer.
• Automatiser vos séquences email : cela vous permettra d’organiser votre campagne d’invitation et de rappeler à vos contacts régulièrement votre présence sur le salon.
• S’assurer que les séquences mail sont cohérentes avec le calendrier des publications sur les réseaux sociaux : il est important de faire coordonner vos différentes communications. Il peut donc être pertinent de participer aux hashtags du salon sur les réseaux sociaux par exemple, ou d’intégrer des publications de vos réseaux sociaux dans vos mails.
• Commencer votre séquence mail 8 semaines avant le salon : les agendas de vos contacts sont chargés, il faut donc les prévenir en avance pour qu’ils intègrent la date du salon à leur calendrier
• Insérer un call to action dans chaque mail : il est nécessaire que le destinataire puisse interagir à partir de cet email. Il peut être intéressant d’insérer un lien d’un média, ou d’un réseau social, un lien pour s’inscrire ou un lien pour ajouter l’événement à leur calendrier par exemple.