Un outil de cold mailing envoie vos emails de prospection depuis votre propre boîte, un par un, personnalisés, et relance automatiquement ceux qui n’ont pas répondu. On distingue trois familles d’outils d’envoi :
- les outils de « mail merge » : des extensions Google Sheets qui ne gèrent « que » l’envoi d’emails personnalisés et un reporting léger ;
- les extensions Gmail ou Outlook, qui ajoutent quelques fonctions : envoyer plus tard, envoyer une séquence… ;
- les « pure players » comme Woodpecker ou lemlist : des outils de prospection plus ambitieux, avec une interface dédiée à vos campagnes.
Autour de l’envoi, trois types d’outils préparent la liste : nettoyage des adresses, enrichissement des données, préparation des fichiers CSV. Selon votre besoin :
- des séquences simples avec un excellent reporting : Woodpecker ;
- un outil français à petit prix : Emelia ;
- de gros volumes sur plusieurs boîtes : Instantly ou Saleshandy ;
- mêler email et LinkedIn : lemlist ou Waalaxy ;
- rester dans Gmail : GMass, ou YAMM pour une petite campagne ;
- nettoyer une liste avant l’envoi : DeBounce ou ZeroBounce ;
- trouver et vérifier les emails de vos prospects : Dropcontact, ou Clay à grande échelle.
Qu’est-ce qui fait un bon outil de cold mailing?
Le mythe de l’impact de ces outils sur la délivrabilité
L’ensemble de ces outils utilise votre compte Gmail ou Gsuite, votre domaine, vos signatures techniques et vos données de prospection. Les quatre principaux facteurs de la délivrabilité email sont ainsi en dehors de leur champ d’action.
Les technologies utilisées par chacun de ces outils ont un impact très léger sur les performances de vos campagnes email.
Lemlist a bien développé une fonctionnalité (Lemwarm) pour vous faciliter la vie quand vous créez un nouveau compte mail de prospection. Mais l’intérêt principal de la fonctionnalité est de « pré-chauffer » une adresse email, qui n’a aucun historique. Si vous savez ce que vous faites, vous pouvez exploiter l’historique d’une adresse email existante, active et réactive. Cela présente plus d’avantages que de risques d’endommager votre réputation. Dans ce cas, il est inutile de se tourner vers un outil type Lemwarm.
Surtout, le principe de “pré-chauffer” une adresse mail en envoyant et en ouvrant des emails revient à une sorte de “pod” que vous pouvez mettre en place vous même, ou en utilisant des outils gratuits de pré-chauffe comme celui de GMass.
En résumé
Le point n’est évidemment pas ici que la délivrabilité n’est pas un sujet si vous faites du cold mail. Mais plutôt qu’on vous encourage à vous méfier des messages “gourou-esque” qu’on met facilement derrière ces termes un peu techniques. Aucun des outils présentés dans la liste ne vous permettra de mieux ou moins bien délivrer qu’un autre. Certains vous facilitent un peu la tâche, d’autres un peu plus, mais globalement, aucun ne peut vous garantir que vous délivrerez mieux.
Les fonctionnalités d’automatisation
L’utilité principale des outils de cold mailing est d’envoyer des emails en fonction d’un ensemble de règles préétablies. Or, la fonctionnalité « mail merge » est aujourd’hui vieille de 20 ans. Elle n’apporte plus aucune valeur.
On peut écrire (voire trouver) un script Google Sheets qui fait exactement ça en 3 lignes. Ces scripts présentent les mêmes possibilités et fonctionnalités qu’un outil payant. De même, certains logiciels le font gratuitement, comme YAMM jusqu’à 20 destinataires par jour.
En revanche, mettre en place des séquences, avec des conditions pour continuer ou interrompre les séquences en fonction des réponses qui sont faites (voire d’actions prises en dehors des emails, comme la visite de votre site web), c’est un peu devenu le coeur du sujet. Soyez donc attentifs aux deux éléments qui font un process d’automatisation:
- Input: Qu’est-ce que le logiciel est capable de détecter? Visites sur le site web, réponses aux emails, est-ce que les données sont fiables, etc.
- Output: Quels canaux est-ce que le logiciel vous permet d’exploiter. Pouvez-vous par exemple faire suite à un email sur Linkedin? Attention quand même avec le multicanal, à n’utiliser qu’en “dernier recours”, sur des campagnes, des messages, et des audiences éprouvées & validées.
Traiter les réponses n’est pas toujours évident!
Par exemple, vous recevez en réponse un email automatique de “Je suis en vacances jusqu’au…”. L’idéal serait de pauser votre séquence de prospection jusqu’à la date indiquée? Woodpecker fait ça plutôt bien. Beaucoup mieux en tous cas que les autres, ils sont à peu près inégalés sur le sujet à notre avis.
Le reporting & les A/B test
L’A/B Testing facilite l’optimisation continue de ses emails (objet et contenu). Pour chaque campagne, on analyse les données qui remontent. Taux d’ouverture, taux de clics, et taux de réponses… Ces indications sont importantes, mais moins que le taux de réponses positives.
En fonction des résultats obtenus, il faut ajuster sa stratégie. L’objectif est de réaliser des campagnes tests, de les analyser et de les retravailler pour finalement obtenir de meilleures statistiques.
La gestion des contacts
Les outils de cold mailing ne s’occupent pas vraiment de ce sujet. Pour autant, la gestion des contacts reste essentielle. Le risque d’avoir un problème de dernière minute, lié à sa base de données est très présent.
Une liste parfaite, bien nettoyée et prête à être utilisée n’existe pas. C’est pourquoi il est préférable de trouver un outil permettant de la mettre à jour. Travailler ses contact, en ajouter un, en supprimer un… Cela doit être possible en quelques clics seulement.
Les intégrations
Un outil de cold mailing doit proposer des intégrations. Il doit s’intégrer à plusieurs logiciels afin de coller à l’ensemble de ses process. En amont, l’intégration CRM permet la génération de leads ou encore l’enrichissement de données.
En aval, elles permettent de développer une stratégie de scoring. Les intégrations permettent également le nurturing des leads ou encore le reportings et l’enrichissement de son CRM. Un constat valable pour les équipes inbound et outbound.
En quelques mots
Avant de commencer ce comparatif, soyez au clair sur vos attentes: Si vous souhaitez délivrer des emails, il faudra mettre de l’énergie dans votre message et dans votre base de contacts. Le choix de l’outil dépend plutôt des fonctionnalités d’optimisation et d’automatisation dont vous souhaitez bénéficier. Ne négligez pas qu’un outil tout-en-un avec automatisation etc. est très coûteux en termes de temps aussi. Pour shooter 200 cold mails de façon un peu ponctuelle, YAMM est franchement inégalable.