Pour ceux qui cherchent un logiciel de gestion de projet flexible et abordable, Zoho Projects est la solution idéale. On y retrouve toutes les fonctionnalités attendues d’une solution de gestion de projet tout en bénéficiant des avantages de l’écosystème Zoho. En effet, le vrai plus de Zoho Projects, c’est la très large marketplace d’intégrations.
Zoho Projects reste cependant un peu limité dans ses fonctions de time tracking et de gestion des ressources.
Zoho Projects : aperçu des fonctionnalités
Avant toute chose, il faut préciser que Zoho Projects présente l’immense avantage d’être disponible en français, contrairement à certains logiciels de gestion de projet.
Gestion et planification des tâches
Quand vous vous connectez, vous accédez à votre tableau de bord personnalisé qui vous montre un instantané de vos projets, des statuts des tâches ou des budgets qui vous intéressent. Par exemple, vous pouvez ajouter un widget « État des tâches » qui affiche à la fois un graphique circulaire et un nombre brut de tâches ouvertes et fermées.
Vous pouvez ensuite créer vos projets sur Zoho Projects. Et contrairement à d’autres logiciels, pas de modèle préexistant ici, tout est personnalisable. Zoho Projects va très loin dans le détail des tâches : en plus des dates de début et de fin, vous pouvez indiquer combien d’heures par jour une personne doit y consacrer.
Pour les plans payants, les tâches sont aussi dotées de minuteurs intégrés, et vous pouvez indiquer si le temps passé est facturable ou non. Si plusieurs personnes travaillent sur une même tâche, elles peuvent rentrer un pourcentage d’achèvement.
Zoho Projects vous permet de définir des dépendances de tâches, qui sont plus faciles à créer à partir d’un diagramme de Gantt. Vous allez aussi pouvoir les relier grâce à une ligne pour éviter des conflits entre les tâches.
Comme souvent chez les logiciels de planification, Zoho Projects propose plusieurs formes différentes de gestion des tâches, des listes de tâches standards aux tableaux Kanban, sans oublier les diagrammes de Gantt.
Chaque tâche a des paramètres de priorité ainsi que des dépendances pour vous aider à décider quelles tâches vous devez accomplir en premier.
Une fonctionnalité clé de Zoho Projects est un rapport de gestion des ressources, réservé aux plans Premium et Enterprise, qui vous permet de voir la charge de travail des membres de votre équipe sous forme de frise chronologique.
Contrairement à un tableau classique des logiciels de gestion de projet, des barres de différentes couleurs permettent de visualiser quand une personne n’est pas affectée à une tâche ou, au contraire, est affectée à trop de tâches.
Dans la section Suivi du temps, vous pouvez définir vos heures de travail et saisir vos jours de congés.
Communication et collaboration
Zoho Projects offre de nombreux outils de communication et de collaboration, que vous pouvez choisir de garder ou non lors de la configuration initiale. Par exemple, dans le cas où votre équipe utilise déjà une autre application de messagerie et que vous ne souhaitez pas qu’il y ait confusion.
Dans le cas inverse, Zoho Projects propose un outil de messagerie instantanée qui permet d’échanger directement sur les projets en cours. Pour les communications asynchrones, vous avez des forums mais aussi des mises à jour de statuts pour informer vos collègues de ce sur quoi vous travaillez.
Il existe une fonction « flux d’activités » qui vous permet de voir toutes les activités d’un projet dans l’ordre chronologique inverse. Côté collaboration, les tableaux de bord d’équipe permettent de voir directement où en est chacun dans l’avancement de ses tâches.
L’intégration avec Zoho Meeting est également très pratique pour éviter de passer par des applications tierces. Dans les petits plus de Zoho, il y a aussi le fait que les notifications soient interactives : vous pouvez commenter directement les tâches depuis la boîte de notification.
Le partage de documents est hyper simple, que ce soit à partir des sections de commentaires des tâches ou dans la zone de stockage centralisée dans le menu de gauche.
Time tracking
Comme tout logiciel de time tracking, Zoho Projects propose un minuteur intégré à chaque tâche, avec des limites de temps au cas où vous oublieriez de l’éteindre. Vous pouvez enregistrer ce temps comme facturable ou non.
Pour suivre votre productivité, vous avez accès à des rapports dédiés. Les administrateurs peuvent gérer les autorisations des employés, notamment en ce qui concerne l’enregistrement d’heures déjà passées et le nombre maximum d’heures enregistrées.
Sur cette fonction de time tracking, Zoho Projects va cependant bien moins loin que d’autres logiciels, bien qu’il propose les outils essentiels.
Le support client chez Zoho Projects
Le support client chez Zoho Projects n’est pas révolutionnaire mais il est très complet et surtout, il est disponible dans plus de 20 langues, dont le français (ce qui est assez rare).
Il offre de nombreuses ressources, que ce soit pour les utilisateurs de Zoho Projects mais aussi pour les développeurs. Parmi ces ressources, on trouve :
- Des ressources écrites pour l’onboarding, et des FAQ pour résoudre les problèmes les plus courants
- Un forum et une communauté assez active d’utilisateurs de Zoho Projects
- Des tutoriels vidéo et des études de cas pour apprendre à vous servir de Zoho Projects
- Des vidéos YouTube et des webinaires avec des experts de Zoho Projects
- Une boussole de la productivité : c’est un outil qui vous oriente pour améliorer la productivité, de la gestion de projet et la collaboration à la culture du lieu de travail et au comportement organisationnel.
Si vous ne trouvez pas votre bonheur dans tout cela, il reste une adresse mail à contacter sur le site. Pour les développeurs, Zoho Projects met à disposition un guide API pour comprendre et intégrer le service avec des applications tierces, ainsi qu’un guide pour créer vos propres extensions.
La marketplace d’intégrations Zoho Projects
Un des points forts de Zoho Projects, c’est de faire partie de la suite Zoho, d’où l’importante marketplace d’intégrations.
- Applications Zoho : accès à tout l’écosystème Zoho, de l’outil de visioconférence Zoho Meeting à Zoho Books ou Zoho Invoice.
- Gestion de documents : Zoho Projects fonctionne aussi avec la suite Google et ses applications de gestion de documents comme Google Drive, mais aussi Dropbox, OneDrive ou Box.
- Messagerie : pour la communication, Zoho Projects s’intègre à toutes vos applications de messagerie, que ce soit Slack, Gmail ou Teams.
Zoho Projects : les tarifs
Côté tarifs, Zoho Projects propose 4 plans, qui sont tous assez abordables au vu de la profondeur fonctionnelle offerte :
- Plan gratuit : jusqu’à 5 utilisateurs et 3 projets, avec 5 Go de stockage. Ce plan est plutôt réservé à un usage personnel ou à la découverte de l’outil, même s’il inclut déjà les fonctions IA de Zia. Cela reste un très bon outil de gestion de projet gratuit, mais si vous avez besoin de plus d’utilisateurs, on vous recommande plutôt Asana.
- Plan Premium : 4 € par utilisateur et par mois en annuel (5 € en mensuel). Les projets deviennent illimités, et vous accédez aux vues personnalisées, au suivi du budget et aux feuilles de temps. C’est le plan idéal pour les TPE et PME.
- Plan Enterprise : 9 € par utilisateur et par mois en annuel (10 € en mensuel). Pour piloter plusieurs projets à la fois, avec la gestion des ressources, des rôles personnalisés, beaucoup plus d’automatisations et le SSO.
- Plan Ultimate : 14 € par utilisateur et par mois en annuel (15 € en mensuel). Pour les grandes organisations, avec plus de stockage, des feuilles de temps multi-projets et jusqu’à 100 utilisateurs en lecture seule.
Les plans payants s’essaient gratuitement pendant 15 jours, sans carte bancaire. Pour aller plus loin, l’offre Zoho Projects Plus, sur devis, regroupe Projects avec Zoho Sprints, Analytics et WorkDrive.
Le conseil de SalesdoradoLa remise annuelle varie selon le plan : 20 % sur Premium, mais seulement 10 % sur Enterprise et moins de 7 % sur Ultimate. C’est sur l’entrée de gamme que l’engagement est le plus rentable.
Les principales alternatives à Zoho Projects
Zoho Projects présente bien des avantages à certains égards, mais si vous hésitez, il existe cependant de nombreuses alternatives :
- Des mastodontes de la gestion de projet, et donc des logiciels plus polyvalents fonctionnellement, notamment en termes de time tracking et de gestion des ressources : Monday, Wrike, ClickUp, Asana.
- Des logiciels de gestion de projet très poussés côté collaboration et communication : des plateformes collaboratives comme Trello ou Notion.
- De la gestion de projet spécialisée dans un secteur ou dans un type de projet : Teamwork pour les agences et entreprises de services, Jira pour la gestion de projets agiles, Airtable pour les inconditionnels d’Excel, Basecamp pour les organisations full remote.