ClickUp : l’outil de gestion de projet pour petites équipes

Avant réservés aux plus grandes organisations, les outils de gestion de projets sont aujourd’hui beaucoup plus accessibles à toutes les PME. ClickUp fait partie de cette catégorie de logiciels : très léger et simple à mettre en place, il est idéal pour les petites équipes qui souhaitent se structurer.

Avec un plan gratuit très avancé fonctionnellement, ClickUp est probablement le meilleur rapport qualité-prix du marché. Son plan freemium offre une grande profondeur fonctionnelle, et un nombre d’utilisateurs et de projets illimités.

En alliant des fonctionnalités de base profondes, planification et collaboration, à une fonction d’automatisation unique, ClickUp est un des logiciels les plus avancés du marché.

ClickUp : aperçu des fonctionnalités

ClickUp propose une panoplie de fonctionnalités pour la gestion de vos projets, adaptée à la taille de votre structure. En matière d’onboarding, on apprécie le fait que le logiciel s’adapte à votre niveau de familiarité en vous proposant de choisir la configuration la plus adaptée à vos besoins.

Gestion des tâches et planification

ClickUp permet le suivi de vos listes de tâches, accessibles et gérables en un clin d’œil. Les chefs de projet peuvent les créer et les intégrer automatiquement dans les calendriers des membres de l’équipe.

Pour plus de flexibilité, la fonction glisser-déposer permet de réorganiser les échéances et de définir l’ordre de priorité pour la réalisation. Et la fonction de création de tâches récurrentes est un vrai gain de temps pour les équipes aux process souvent similaires.

En plus de proposer ses fonctions de base de gestion des tâches, ClickUp propose aussi des outils plus avancés pour rendre vos équipes plus efficaces et plus rapides.

Par exemple, la création de modèles enregistrables, qui vous permet de sélectionner le modèle sans reprendre le processus de planification en entier.

Collaboration et communication

Sur le même modèle que Google Docs, ClickUp propose des documents de collaboration qui permettent à votre équipe de travailler ensemble en temps réel.

Quand le document est ouvert, vous pouvez voir qui travaille dessus et suivre les modifications en cours. Comme les documents sont partageables, il est facile de collaborer et de demander un retour d’information ou de l’aide aux autres membres de l’équipe.

Reporting et time tracking

C’est une fonction clé du logiciel, puisqu’elle permet d’estimer les compétences d’une équipe pour mieux s’adapter à ses besoins, ou à ceux des clients. Avec un aperçu des calendriers de chaque membre, par jour, semaine ou mois, et la synchronisation avec Google Calendar, vous savez où en est chacun de vos agents.

La fonction de time tracking permet de fixer des échéances et de générer des notifications pour s’assurer qu’elles ne soient pas oubliées. Chaque tâche peut être assortie d’une date de début et de fin, avec une durée ajustable.

Avec la fonction de création d’un diagramme de Gantt, vous pouvez planifier et hiérarchiser vos activités en établissant un calendrier global de votre projet.

Possibilités de personnalisation

L’un des avantages de ClickUp, ce sont ses fonctions de personnalisation avancées qui permettent de vous approprier l’outil et de l’adapter selon vos besoins.

Vous pouvez notamment :

• Créer vos propres catégories de tâches
• Ajuster les paramètres de confidentialité pour chaque membre de l’équipe
• Intégrer des feuilles de calcul Excel
• Utiliser le mode sombre pour travailler de nuit
• Choisir des couleurs distinctes pour chaque flux de travail

La fonctionnalité clé de ClickUp : l’automatisation

C’est un vrai gain de temps, pour une performance accrue et moins de tâches répétitives pour les équipes.

• Fonctions d’automatisation natives : vous avez accès à l’assignation automatique des tâches, aux commentaires ou réponses pré-enregistrées, à la modification automatique des statuts des tâches, ou encore à l’ajout automatique de tags, catégorie prédéfinie et personnalisée.
• Fonctions d’automatisation personnalisables : vous pouvez utiliser celles proposées par ClickUp ou créer celles que vous voulez, selon vos besoins. Vous pouvez notamment décider de l’action qui se produit lorsqu’une automatisation est déclenchée, pour gagner du temps par rapport aux processus manuels.

• Intégration de l’automatisation avec les applications externes : l’automatisation, combinée avec les nombreuses intégrations proposées par ClickUp, permet d’avoir un flux de travail unique, partagé et automatisé.

Le support client chez ClickUp

Pour vous présenter le support client de ClickUp en quelques points :

• Options de contact : le support est accessible avec un chat en direct 24h/24 pour vos problèmes d’utilisation. Pour les questions relatives aux ventes, vous pouvez les contacter par téléphone et par email, mais pas pour d’autres types de requêtes.
• Helpdesk : le helpdesk est riche mais trop complexe. La navigation dans l’interface est trop peu intuitive, la catégorisation est peu claire, et la multitude de ressources, vidéos et articles de blog, rend la résolution des problèmes en autonomie compliquée.

La marketplace d’intégrations ClickUp

La marketplace d’intégrations de ClickUp est extrêmement riche, avec plus de 1 000 intégrations disponibles. On apprécie l’intégration via Zapier, idéale pour les débutants.

Pour vous présenter quelques-unes des intégrations :

• Canaux de communication : Gmail, Facebook, Twitter. Ces intégrations vous permettent de faciliter la gestion omnicanale des demandes de vos clients notamment.
• CRM : HubSpot, Salesforce, Zendesk. L’idéal pour intégrer la gestion de projet aux autres aspects de vos activités, support client notamment.
• Logiciels de gestion de projet : Monday, Trello, Asana. Vous pouvez importer vos données depuis d’autres logiciels de gestion de projet vers ClickUp en un clic.
• Communication interne et collaboration : Slack, Zoom, Microsoft Teams, Hangouts, Google Drive. Si ClickUp propose déjà de véritables fonctions de communication entre agents, vous pouvez les renforcer avec les nombreuses intégrations de communication.

ClickUp : les tarifs

Retrouvez les tarifs des différents plans proposés par ClickUp :

• Free : un plan idéal pour les débutants, avec un nombre illimité de projets et d’utilisateurs, mais seulement 100 Mo de stockage.
• Unlimited : 9 $ par mois et par utilisateur. Le stockage devient illimité et vous avez accès à la marketplace d’intégrations et aux fonctions avancées de reporting. Et en plus, les réglages de confidentialité, avec des restrictions d’accès personnalisables, se débloquent.
• Business : 19 $ par mois et par utilisateur. Idéal pour les grandes structures. Vous bénéficiez de fonctions de sécurité avancées, authentification à deux facteurs et Google SignIn. Certaines fonctions plus profondes, créateur de widgets et suivi de l’indice KMI, sont aussi intéressantes.
• Business Plus : 29 $ par mois et par utilisateur. Pour la gestion de projets multi-équipes. Vous pouvez assigner automatiquement les tâches aux agents et avez accès aux fonctions d’API.
• Enterprise : tarif sur demande. C’est une formule haut de gamme, pour les entreprises aux besoins les plus importants. Vous bénéficiez notamment d’un gestionnaire ClickUp dédié.