Si on devait définir en une phrase un logiciel de workflow, c’est un logiciel qui automatise l’enchaînement des tâches d’un processus métier pour améliorer la productivité de vos équipes. Un workflow a 3 composantes : l’entrée (une demande, un formulaire, un nouveau client), la transformation (validations, affectations, transferts de données) et la sortie, qui peut à son tour servir de point d’entrée à une autre étape ou à un autre workflow.
Le fun fact SalesdoradoLes noms de domaine en .io qui étaient très à la mode pendant un temps ne font pas référence au Territoire britannique de l’océan Indien, mais au fameux “Input / Output” – c’est une abréviation très utilisée dans le monde du logiciel!
Dans la réalité, c’est un peu plus complexe que ça. Il existe des logiciels dédiés au workflow, mais on gère aussi très bien ses workflows avec une plateforme d’automatisation qui relie ses logiciels entre eux, ou avec un outil de gestion du travail qui embarque son propre moteur d’automatisation. Pour la faire courte, les options ne manquent pas. Selon votre besoin :
- faire circuler des données entre vos logiciels, avec des scénarios à branches : Make
- automatiser vite, sur le plus grand catalogue d’applications : Zapier
- garder la main sur l’hébergement et le code : n8n
- automatiser dans un environnement Microsoft 365 : Power Automate
- formaliser un circuit de demandes et de validations, sans code : Pipefy
- faire suivre une procédure pas à pas, avec la preuve qu’elle a été suivie : Process Street
- suivre des workflows d’équipe dans des tableaux : monday.com
- tâches, documents et automatisations dans un seul outil : ClickUp
- structurer un processus dans un tableur relationnel : Airtable
- documenter vos procédures et les suivre au même endroit : Notion
Les fonctionnalités clé des outils de gestion de workflow
Choisir un logiciel de gestion de workflow vous permet :
- de faciliter la réalisation des tâches au sein des projets, pour une meilleure visualisation mais aussi pour améliorer votre collaboration et limiter les erreurs et risques de dysfonctionnement
- de gagner du temps, grâce à l’automatisation
- d’améliorer votre productivité globale et d’être en amélioration continue, grâce au reporting
Pour vous permettre d’atteindre ces objectifs en rationalisant vos processus et en automatisant un maximum de tâches, un logiciel de workflow doit avoir certaines fonctionnalités de base. On prend ici l’exemple d’un workflow de conclusion d’un contrat de service avec un client:
- Intégration en amont : à vos sources de données primaires, pour définir le processus avec toutes les informations qui composent le workflow (issus des autres logiciels utilisés, qui sont différents selon l’équipe et le métier). Dans notre exemple, il s’agit de qualifier les besoins du client à partir de la base de données de l’équipe commerciale (le CRM) en vue de la conclusion d’un contrat (informations client et besoins).
- Conception du process de transformation : Tout logiciel de gestion de flux de travail doit permettre de faire passer une tâche ou un projet par un processus-type – c’est la formalisation des 3 étapes mentionnées plus haut (entrée, transformation, sortie). Dans notre exemple, ces étapes sont les suivantes:
- établir une grille des besoins fonctionnels & non fonctionnels (formation, développements sur mesure, déploiement, etc.), souvent grâce à l’utilisation de documents sur mesure issus d’outils comme Monday ou Notion.
- concevoir l’offre : intégration à des outils collaboratifs de gestion de documents pour automatiser la rédaction de la proposition commerciale
- négociation clients : cette étape est difficile à automatiser, mais peut être structurée.
- finalisation du contrat et du prix : le logiciel va permettre de limiter les erreurs en rationalisant le process.
Dans les autres fonctionnalités indispensables, un logiciel de workflow doit ensuite permettre:
- Suivi des progressions : pour optimiser les flux de travail, mieux collaborer, repérer les éventuelles erreurs – les utilisateurs doivent pouvoir suivre la progression du projet ou de la campagne dans le temps.
- Intégrations en aval : à tous les outils qui ont besoin de la sortie (logiciels CRM, Marketing automation, support client, etc.). Dans notre exemple : transmission aux logiciels de facturation, de signature en ligne de contrats, etc.
- Reporting : pour être en mesure de déterminer votre productivité et votre réussite pour continuer à itérer sur un flux de travail et un processus – c’est la clé de l’amélioration continue de la productivité.