Odoo : l’outil de facturation gratuit et open source

Périmètre fonctionnel d’Odoo

Édition des devis et factures

Avec les quatre templates de devis et de factures proposés par Odoo, vous avez la possibilité d’ajouter votre logo, un en-tête et votre slogan à vos modèles de documents de vente. Vous pouvez aussi modifier les polices et couleurs d’écriture de chacun des 4 modèles disponibles.

Ces modèles ne sont pas totalement personnalisables (vous ne pouvez pas placer exactement votre logo ou tout autre élément n’importe où sur vos documents), mais le rendu est tout de même très professionnel.

Une fois votre modèle de facture paramétré, vous allez pouvoir l’utiliser pour facturer vos clients. Pour créer une facture, il vous suffit de vous rendre sur l’onglet « factures » et de cliquer sur « créer ». Vous pourrez alors ajouter un client et les articles désirés. Vous pouvez aussi partir d’un devis, ou d’une commande déjà enregistrée, et le transformer en facture.

C’est à cette étape que vous renseignerez les conditions de règlement, et les alertes nécessaires au suivi du paiement (vous pouvez également ajouter une alerte sous forme de note du type « attention client ayant tendance à régler en retard »). Vous définirez aussi à cette étape le modèle de relance à appliquer en cas de retard de paiement.

Enfin, vous aurez la possibilité d’envoyer vos factures directement par email, au format PDF, accompagnées d’un lien de paiement en ligne afin de faciliter l’exécution du paiement. Vous pouvez également soumettre la facture à d’autres membres de votre entreprise avant de l’envoyer afin qu’elle obtienne une validation préalable.

Fichier client et catalogue produit

Dans votre outil de gestion Odoo, vous pouvez sauvegarder la totalité de vos bases de contacts clients et fournisseurs. Vous y enregistrerez toutes les informations nécessaires, y compris des images, le logo de vos clients, des notes internes pour mieux les connaître, et les paramètres d’achats et de ventes.

En ajoutant l’application CRM de cet ERP, vous pourrez également gérer vos échanges avec vos partenaires afin de suivre de près vos négociations en cours.

Petit bémol sur le tableau de bord des contacts : il manque d’informations visibles sans avoir besoin d’entrer dans chaque fiche client ou fournisseur.

De la même façon, conservez votre base articles dans votre outil de gestion, afin de retrouver facilement chacun d’entre eux, ainsi que toutes les informations relatives à chacun, lorsque vous réalisez un document de vente ou une saisie d’écriture comptable :

• Renseignez toutes les informations utiles à la vente de vos produits, à savoir : la quantité minimum vendue, le prix d’achat et de vente, la TVA appliquée, ainsi que les codes comptables associés à l’achat et à la vente de vos articles.
• Ajoutez une image ou une photo de votre article
• Indiquez s’il s’agit d’articles achetés ou d’articles vendus
• Gérez vos stocks et créez des alertes afin de ne pas être en rupture
• Gérez plusieurs catégories de produits afin d’organiser au mieux votre base articles

Pour aller plus loin dans la gestion de vos articles, notamment pour la gestion d’inventaires, vous devrez sans doute acheter le module « Inventaire » proposé par Odoo.

Suivi des heures travaillées et refacturation

Afin de monitorer les heures passées sur les commandes de vos clients lorsque cela est nécessaire, utilisez la fonction « feuille de temps » qui vous permet :

• De saisir et de chronométrer le temps passé sur chaque étape de production au cours de la journée à l’aide du minuteur que vous pouvez activer à tout moment
• De lancer vos tâches facilement en cliquant sur « Démarrer » sur l’extension Google Chrome proposée par Odoo
• D’enregistrer rapidement vos feuilles de temps et vos prévisions grâce à l’affichage en grille, et de visualiser en temps réel l’activité de vos collaborateurs
• D’enregistrer les heures travaillées directement sur les bons de commande de vos clients, et de modifier automatiquement le temps à facturer
• D’utiliser des filtres qui facilitent la validation et la facturation de vos feuilles de temps

Pour facturer les notes de frais, deux solutions s’offrent à vous sur Odoo :

• Créer un article de type consommable, l’ajouter dans un bon de commande et alimenter la quantité au fur et à mesure que vous utilisez ce consommable pour votre client. Une fois la commande terminée, vous pourrez transformer ce bon de commande en facture afin de refacturer le client.
• Utiliser le module « notes de frais » proposé par Odoo, ainsi que le module « Dépenses ». Comme pour la première solution vous créez un article, de type service cette fois-ci. Ensuite il faudra sélectionner la politique de facturation « Reinvoice costs » puis « facturation à prix coûtant », sans oublier de sélectionner un compte analytique. Vous pourrez ensuite créer une dépense dans l’application « Dépenses » et inclure l’article créé en amont, puis renseigner la quantité utilisée et le prix unitaire de cet article. Il vous restera à cliquer sur « soumettre au responsable ». Enfin, quand la note de frais sera validée, vous pourrez créer une facture et inclure votre note de frais à l’intérieur : ainsi le client sera refacturé de votre note de frais.

Gestion des paiements

Espace client

Lorsque vous envoyez une facture à votre client, celui-ci la retrouve sur son espace client dédié. Cet accès sécurisé lui permet de visualiser sa facture (ou ses devis) et de procéder directement au paiement en ligne depuis une interface moderne et agréable.

Paiements en ligne

Permettez à vos clients de régler leurs factures en ligne sur leur espace client Odoo. Les paiements via PayPal, Ingenico, Stripe, Authorize.net, et bien d’autres plateformes sont acceptés.

Les rappels sur les paiements en retard se paramètrent très facilement sur Odoo et vous permettent d’être réglé plus rapidement.

Alertes et relances impayées

Odoo facilite le suivi des paiements :

• Créez des alertes récurrentes en cas de factures impayées
• Automatisez l’envoi de relances à intervalles prédéfinis en cas de retard de paiement
• Hiérarchisez vos relances en fonction de l’importance du retard du client, en créant plusieurs niveaux de rappels
• Retrouvez toutes les factures impayées et les relances envoyées sur le tableau de bord des ventes d’Odoo et dans chaque fiche client

Tenue comptable

L’interface de comptabilité d’Odoo permet de gérer :

• La synchronisation bancaire : importez vos relevés bancaires depuis votre banque en quelques clics ou créez une synchronisation automatique.
• Le rapprochement bancaire intelligent : gagnez du temps en automatisant la reconnaissance des créances de vos clients et fournisseurs sur les différentes lignes de vos relevés bancaires.
• La réalisation de factures professionnelles avec un suivi des règlements automatisé.
• Les taxes : automatisez également l’enregistrement des taxes dues sur chacune de vos ventes depuis la création de la fiche article. Cependant, vous ne pourrez définir qu’un seul taux de taxe par défaut, que vous ne pourrez pas modifier sur les factures, sauf en créant une ligne spéciale pour calculer la taxe manuellement.

Application mobile

Pour rester réactif et garder accès aux informations essentielles concernant votre entreprise à tout moment, Odoo a créé une application mobile disponible à partir du plan Entreprise. Tous vos collaborateurs peuvent continuer à travailler en équipe pendant leurs déplacements.

Puisque toutes les données ne sont pas nécessaires en itinérance, seules les données les plus utiles sont accessibles et modifiables depuis l’application mobile MyOdoo. Elle se synchronise même hors connexion afin de ne perdre aucune information.

• Visualisez quel client vous appelle grâce à la synchronisation du carnet de contacts d’Odoo
• Calculez vos notes de frais kilométriques grâce au calcul d’itinéraire GPS inclus dans MyOdoo
• Gérez vos mouvements de stocks en scannant vos produits avec l’appareil photo de votre smartphone
• Dictez vos notes afin de les sauvegarder dans Odoo et de les partager avec vos collègues

Reporting

Comptabilité analytique

Contrôle de gestion

Évaluez vos performances économiques grâce à la comptabilité analytique gérée sur Odoo :

• Hiérarchisez vos comptes analytiques selon vos projets, contrats, vos différentes activités
• Intégrez automatiquement vos feuilles de temps, vos factures d’achats, et autres frais à votre compta analytique
• Répartissez vos saisies comptables dans plusieurs comptes analytiques à l’aide de balises analytiques
• Gérez une multitude de plans analytiques contenant des valeurs par défaut et des ratios d’allocations
• Obtenez des rapports d’analyse clairs, organisés de façon hiérarchique selon vos priorités

Clés de coûts

Sur Odoo, vous pouvez gérer vos budgets et classer automatiquement vos notes de frais. Vos employés peuvent scanner ou photographier leurs notes de frais, puis les envoyer sur une adresse email dédiée et reliée à Odoo afin qu’elles soient prises en compte, et sauvegardées instantanément.

Vous pouvez aussi garder un œil sur les dépenses de chaque équipe en classant les notes de frais de chacune d’entre elles. Cela vous permet de faire respecter les budgets prévus en amont.

Gestion du cash

Avec Odoo, vous avez la possibilité d’intégrer automatiquement, ou via des imports de fichiers OFX, QIF, CSV ou Coda, vos relevés bancaires afin de faire correspondre vos différents flux aux règlements d’achats, de ventes et de charges renseignés dans votre solution de gestion.

Odoo s’utilise également dans les points de vente, et vous permet de suivre vos transactions réalisées en caisse, y compris celles réglées en espèces.

Prise en main

Encore une fois, il est important de noter que nous nous intéressons ici à la version d’Odoo disponible gratuitement en ligne.

Globalement, l’inscription à Odoo est rapide et fluide : en quelques minutes, vous choisissez les modules qui vous intéressent, vous renseignez vos coordonnées et vous êtes en mesure d’utiliser l’outil.

Avant de démarrer, Odoo vous accompagne dans la configuration de votre compte en intégrant les données relatives à votre entreprise ainsi que vos informations bancaires et comptables.

En ce qui concerne la navigation et l’utilisation du logiciel à proprement parler, Odoo est dans l’ensemble intuitif et l’accès aux principales fonctionnalités du logiciel est relativement simple.

Le service client d’Odoo

Il n’est pas aisé d’obtenir une réponse immédiate et complète de la part du service client d’Odoo. Les réponses envoyées par email interviennent quelques heures à quelques jours après l’envoi de votre demande, et sont quelquefois incomplètes.

Entre la lenteur de traitement de votre demande et la qualité de réponse qui dépend de votre interlocuteur, il est souvent préférable de vous tourner vers le centre d’aide bien fourni et l’espace d’entraide communautaire.

Voici néanmoins les différentes façons de contacter le support client d’Odoo :

• Email : il n’existe pas d’adresse email pour contacter le support client d’Odoo directement. Vous pouvez simplement obtenir des informations générales concernant la solution de gestion par ce biais.
• Téléphone : le numéro de téléphone communiqué par Odoo n’est utile qu’en cas d’urgence et pour les questions fonctionnelles.
• Formulaire d’assistance : le seul moyen pour obtenir de l’aide technique de la part d’Odoo. Les réponses peuvent mettre plusieurs heures, voire plusieurs jours à arriver.
• Centre d’aide et de documentation : sur la page d’aide d’Odoo vous trouverez des guides pratiques et des FAQ qui répondent aux problèmes techniques les plus fréquemment rencontrés et vous guident vers une résolution de votre problème. Il s’agit de la méthode à privilégier chez Odoo.
• Forum communautaire : cet espace d’entraide permet aux utilisateurs d’échanger en posant leurs questions à d’autres utilisateurs d’Odoo.
• Tchat direct : cet outil de tchat mis à disposition sur le site d’Odoo vous permet de poser des questions générales sur les applications d’Odoo.
• Centre de formation : des sessions de formation sont proposées afin de vous permettre de devenir autonome dans l’utilisation d’Odoo. Elles sont proposées par session (125 $ par formation) ou à l’année avec un forfait de 1 000 $ afin d’avoir accès à toutes les formations proposées par Odoo pendant 1 an.
• Blog : le blog d’Odoo regroupe des articles qui traitent des actualités d’Odoo et des retours clients sur leurs expériences.
• Pages actualités : pour retrouver régulièrement les nouveautés proposées par Odoo.
• Livres blancs : les livres blancs proposés par Odoo sont parfaitement détaillés, mais doivent être partagés sur les réseaux sociaux pour être téléchargés.
• Chaîne YouTube : la chaîne YouTube d’Odoo contient des vidéos de webinaires enregistrés et d’avis de clients.
• Réseaux sociaux : les profils Facebook, LinkedIn et Twitter d’Odoo sont tenus à jour de façon régulière.

Les tarifs d’Odoo

Vous l’avez compris, Odoo se distingue de ses concurrents par son approche « par module ». Sur le plan tarifaire, cela se traduit par le fait que le coût d’utilisation de l’outil dépend du nombre d’utilisateurs et des applications sélectionnées, tous les modules n’étant pas au même prix.

Les modules de facturation et de comptabilité, qui nous intéressent principalement, sont liés et sont disponibles gratuitement, tant que vous n’avez pas besoin de plus d’applications ou d’options d’hébergement.