Presque toutes les entreprises utilisent aujourd’hui des outils de gestion de projet, devenus encore plus indispensables avec la généralisation du télétravail. Asana fait partie des solutions vraiment solides qu’on a testées, car elle propose un plan gratuit riche en fonctionnalités qui sera parfaitement adapté aux petites structures.
En revanche, si le plan payant propose une profondeur fonctionnelle très qualitative, avec automatisation et reporting avancés, il reste légèrement plus cher que ceux de ses concurrents.
Asana : les fonctionnalités en détail
Gestion des tâches et planification
Asana est un outil vraiment bien conçu pour visualiser vos différents projets : les options sont nombreuses, et chaque membre de votre équipe est libre de choisir le tableau Kanban ou les listes et calendriers. Le plus, c’est que l’outil est personnalisable à l’infini.
Les chefs de projet peuvent facilement passer d’une vue à une autre pour avoir une vue d’ensemble.
Au niveau des tâches, vous pouvez créer des tâches et des sous-tâches et leur attribuer un destinataire, une date d’échéance (récurrente ou non), des pièces jointes, des commentaires, et des balises. Vous pouvez également y attribuer des suiveurs, qui reçoivent ainsi des mises à jour dès que la tâche est modifiée.
Les commentaires sont bien faits car ils prennent en charge le formatage de texte riche, la modification après publication et les mentions.
De notre point de vue, il manque une fonction qui permettrait de transformer une tâche et toutes ses sous-tâches en un modèle par défaut qui s’appliquerait ensuite à toutes les nouvelles tâches créées pour un projet précis, même si le modèle est personnalisé au niveau du projet.
Mais on peut contourner ce bémol en créant une tâche appelée « modèle » que chaque membre de votre équipe peut dupliquer facilement.
Collaboration et communication
Un des points forts d’Asana, c’est que c’est aussi un bon outil de collaboration : les membres de votre équipe peuvent s’assigner des tâches et créer des dépendances entre les tâches. Ils peuvent également attribuer des priorités et ajuster leurs dates d’échéance entre eux.
L’affichage du calendrier permet aux équipes de planifier leurs tâches en fonction des horaires de chacun et d’être informées de tout changement sans avoir besoin de se notifier par email.
Toutes les discussions sur les projets sont gérées par Asana, mais si cela ne suffisait pas, le logiciel s’intègre à tous vos outils de messagerie. Le logiciel permet aussi de se partager tout type de fichiers, PDF, JPG ou Google Docs.
Le seul point négatif selon nous, c’est qu’il est impossible d’attribuer une tâche à plus d’un utilisateur, car le logiciel est conçu pour connaître le responsable principal de chaque tâche. Cela se contourne aisément en mentionnant plusieurs collaborateurs dans la tâche ou en leur attribuant des sous-tâches, voire en créant des copies de la tâche.
Reporting et time tracking
Le reporting est hyper important pour les logiciels de gestion de projet, afin qu’un chef de projet puisse visualiser facilement l’avancée du projet sans avoir besoin de demander à chaque membre de son équipe ou de passer en revue les différents documents qui y sont liés.
Asana est un logiciel assez bien conçu en termes de visualisation et cela se voit aussi au niveau du reporting. Vous avez accès à des tableaux de bord en temps réel de toutes vos équipes et de tous vos projets, avec des informations sur les charges de travail, le budget, le calendrier, entièrement générés par le logiciel.
À partir du reporting, vous pouvez ensuite prendre directement des mesures dans Asana.
Le reporting propose des fonctions de recherche avancée de grande qualité : vous pouvez rechercher des tâches par termes, par statut (Affecté à, En projet et Suivi par), mais aussi par date d’échéance, par pièce jointe, et par personne, pour voir qui est productif grâce aux mises à jour instantanées de la page Reporting.
Une des fonctions les plus utiles d’Asana, c’est le calendrier : pour être sûr que rien ne passe à travers les mailles du filet, la fonction Timeline propose des diagrammes de Gantt pour voir comment toutes les tâches du projet sont imbriquées.
Possibilités de personnalisation
En plus des fonctions de personnalisation initiales, comme le choix du tableau Kanban ou du calendrier, Asana offre de nombreuses possibilités : vous pouvez personnaliser des tâches en y ajoutant des détails, mais aussi les hiérarchiser selon leur degré de priorité (faible, moyenne, élevée) ou leur état d’avancement (en attente, en cours, en attente d’approbation).
Asana propose aussi des fonctionnalités assez utiles, qui sont cependant réservées aux clients Business et Enterprise :
- Portefeuilles : cette fonctionnalité permet d’avoir une vue globale de tous les projets au même endroit et de suivre leur état d’avancement. C’est très utile lorsque vous devez gérer de nombreux projets à la fois. Les portefeuilles sont exportables vers Google Sheets.
- Gestion de la charge de travail : cette fonction permet aux responsables de voir la charge de travail de leurs employés pour éviter le burn-out. Vous visualisez la charge de travail prévue par chacun et vous pouvez définir une capacité maximale à ne pas dépasser.
- Objectifs : Asana propose un système de suivi des objectifs assez performant. Vous définissez des objectifs d’entreprise à long terme ou d’équipe à plus court terme, et ceux-ci sont visibles par votre équipe en permanence, accompagnés d’une fiche détaillée qui précise le contexte, les sous-objectifs, et les lie à des projets ou à des portefeuilles.
Automatisation : la vision d’Asana
Pour les clients Asana Premium, Business ou Enterprise, le logiciel propose des fonctionnalités d’automatisation assez poussées : par exemple, vous pouvez générer des règles personnalisées, comme « Lorsqu’une date d’échéance change, ajoutez automatiquement le chef d’équipe comme suiveur de la tâche ».
Les règles sont très simples à créer, d’autant plus qu’il existe des options toutes faites dans la galerie de règles :
- Alerter dans Slack lorsqu’un projet est terminé
- Attribuer une tâche au bon coéquipier
- Fixer des dates d’échéance
- Déplacer des tâches vers le bon projet
Le support client d’Asana
Le support client d’Asana est assez clivant : d’un côté, le logiciel est plutôt simple à mettre en place au sein de vos équipes et le support est plutôt fourni et disponible en français. De l’autre, et c’est vraiment un de ses points faibles, il a plutôt mauvaise réputation à en croire les commentaires.
Du point de vue des ressources, elles sont très riches :
Vous pouvez trouver en ligne une grande partie des réponses à vos questions grâce à des FAQ bien fournies et en français.
Vous pouvez participer à l’Académie d’Asana qui propose par exemple des études de cas très bien faites pour vous montrer comment différents types d’entreprises et de projets utilisent Asana.
L’Académie d’Asana est aussi riche de tutoriels vidéo et de webinaires. Notez que ceux-ci ne sont pas disponibles en français.
Si vous ne trouvez pas votre bonheur, vous pouvez bien entendu contacter le service client via un formulaire sur leur site.
Les intégrations : un point fort d’Asana
Une des forces d’Asana, c’est son catalogue d’intégrations, qui contribue vraiment à étendre ses fonctionnalités. Par exemple, votre équipe est instantanément notifiée sur Slack dès qu’il y a mise à jour d’un projet ou d’une tâche dans Asana. À noter cependant : certaines intégrations avancées, comme Salesforce et Tableau, ne sont pas disponibles avec tous les plans.
Pour ne citer que quelques intégrations, vous pouvez trouver :
- Outils de design et de conception comme Canva, Adobe Creative Cloud, Figma.
- Logiciels de support client comme Zendesk, Freshdesk, ou HelpSpot pour la résolution des tickets les plus complexes.
- Outils de communication : Microsoft Teams, Zoom, Gmail, Outlook, Slack.
Asana : tarifs
Le gros point fort d’Asana, c’est son plan gratuit et sa richesse fonctionnelle : les principales fonctions de projets et de tâches sont illimitées, tout comme le nombre d’intégrations.
Cependant, et surtout pour les plus grandes équipes, ce plan peut s’avérer insuffisant : les fonctions de personnalisation et d’automatisation ne font sens qu’à partir du plan Premium.
Asana propose trois plans payants :
- Premium : à partir de 10,99 € par mois. Par rapport au plan gratuit, vous bénéficiez des fonctions d’automatisation des règles et d’un reporting bien plus poussé, avec des tableaux de bord illimités sur un nombre illimité de projets, et notamment de la fonction très utile de recherche personnalisée.
- Business : à partir de 24,99 € par mois. La personnalisation et l’automatisation sont encore plus développées : vous pouvez créer vos propres règles dynamiques.
- Enterprise : tarifs sur demande. Ce plan offre, en plus des fonctions mentionnées ci-dessus, une assistance 24h/24 et des fonctions de confidentialité et de sécurité bien plus poussées.