Trello : l’outil de Kanban par excellence

Développé par Atlassian autour de la méthode du tableau Kanban, Trello est un outil de référence sur le marché des logiciels de gestion de projet.

Naturellement apprécié par les amateurs des logiciels Kanban, il est aussi utilisé par les entreprises avec des processus Agile, qui apprécient sa facilité de prise en main.

Trello ne se limite pas à la fonction Kanban : il propose aussi de nombreuses autres vues et fonctionnalités de gestion de projets et de tâches. Cet outil sera cependant vite limité pour les grosses équipes ou les projets complexes.

Trello : aperçu des fonctionnalités

Gestion de projets et planification de tâches

Les cartes Trello sont une application directe de la méthode Kanban : elles permettent de visualiser et gérer les tâches d’un projet sous forme d’un tableau, avec différentes colonnes indiquant chacune une étape d’avancement dans le projet.

Les cartes représentent des tâches à accomplir. Elles sont déplacées d’une colonne à une autre en fonction de leur degré d’avancement. La version la plus basique du tableau Kanban propose des colonnes « à faire », « en cours » et « terminé », mais il en existe des plus complexes.

Les checklists sont les petits éléments d’une tâche plus importante. Comme chaque carte représente une tâche, elles sont situées à l’intérieur des cartes.

La fonctionnalité de checklist avancée vous permet d’attribuer une date d’échéance et une personne à des éléments individuels de la checklist.

Tous les éléments de la checklist que vous avez assignés apparaissent dans votre écran d’accueil. Il est ainsi facile pour les collaborateurs de voir tous les éléments qui leur sont attribués dans tous les tableaux, ce qui permet d’éviter de passer à côté de tâches à effectuer.

Outils de visualisation

Même si le tableau Kanban est au cœur de la méthode Trello, l’outil permet d’accéder à d’autres modes de visualisation du flux de travail grâce à la fonctionnalité Views, disponible avec les plans payants Premium et Entreprise.

Cette adaptabilité de Trello pour correspondre aux besoins et préférences de chaque équipe est l’un de ses réels atouts.

En plus de la vue Kanban, vous pouvez visualiser votre travail sous forme de chronologie, de tableau, de calendrier, de tableau de bord et de carte.

Les vues chronologie et calendrier vous permettent de voir comment le travail de l’équipe s’articule dans le temps et d’anticiper les blocages. La vue tableau rassemble les cartes de différents tableaux en un seul endroit pour avoir une vue d’ensemble.

Automatisation : le vrai point fort de Trello

Trello dispose d’un outil d’automatisation intégré appelé Butler, que l’interface nomme désormais simplement « Automatisation ». Il permet de gagner du temps en effectuant des tâches répétitives et d’accomplir davantage de choses de manière plus efficace.

Butler permet de définir des règles qui font suivre une action, le déclencheur, par une autre action : déplacer des cartes d’une liste à l’autre, envoyer des notifications, ou synchroniser des checklists avancées.

Les automatisations sur Trello fonctionnent aussi grâce à un système de boutons. Vous pouvez par exemple créer un bouton qui, lorsque vous cliquez dessus, fait passer le travail à l’étape suivante du processus en le déplaçant vers la liste suivante.

Butler permet aussi de configurer des commandes de calendrier. Vous pouvez par exemple automatiser les tâches récurrentes et configurer une commande pour que toutes les cartes de la liste « Terminé » soient archivées chaque lundi à 8h00.

Vous pouvez aussi utiliser la date d’échéance d’une carte comme déclencheur pour effectuer une série d’actions. Par exemple, vous pouvez configurer une commande pour qu’une carte due soit déplacée en haut de la liste.

Enfin, Trello permet de créer des automatisations pour les mails et les intégrations, qui peuvent être utiles si vous partagez des mises à jour avec des collaborateurs externes ou des clients.

Vous pouvez par exemple configurer une règle qui fera que les clients recevront un mail les informant qu’un retour d’information est nécessaire chaque fois qu’une carte sera glissée dans la liste « Besoin d’un retour d’information ».

Le support client chez Trello

Le helpdesk de Trello est développé par Atlassian, et est accessible sur leur site. Il permet d’accéder à de la documentation, à la communauté Trello, à une page indiquant en temps réel l’état de fonctionnement des outils Trello, et à des FAQ, notamment sur la facturation.

Les ressources proposées par le centre d’aide de Trello sont nombreuses, bien organisées, et facilement accessibles grâce à la barre de recherche. Ces ressources sont complétées par la page YouTube de Trello qui contient de nombreux tutoriels et vidéos informatives.

La communauté qu’anime Trello est aussi un vrai plus de l’outil, pour partager des astuces et des bonnes pratiques entre utilisateurs.

On regrette cependant que le service client de Trello ne soit joignable que par formulaire de contact, ce qui est assez limité.

La marketplace d’intégrations Trello

Trello propose de nombreuses intégrations :

• Communication interne et externe : Gmail, Slack. Trello n’étant pas axé sur la communication, ces intégrations seront très utiles à ceux qui gèrent des projets en équipe conséquente, ou qui ont besoin de collaborer.
• Automatisation : Focuster, Make, Autopilot, Zapier. Trello possède déjà des fonctionnalités d’automatisation, mais ces intégrations sont nécessaires pour aller plus loin et automatiser vos processus en lien avec d’autres outils.
• Réseaux sociaux : X (ex-Twitter), Mailchimp, Evernote. Ces intégrations sont un réel plus pour toutes les équipes travaillant sur des projets nécessitant de la communication ou de la prise d’information sur les réseaux sociaux.
• Outils développeurs : Pegasus, Dashworks, GitHub. Un vrai plus pour ceux qui veulent allier les atouts de gestion de projet de Trello et ceux d’outils développeurs : idéal pour les projets web.

Trello : les tarifs

Trello propose plusieurs plans différents :

• Gratuit : ce plan permet d’avoir un nombre de cartes illimité et donne accès aux automatisations sur le web et les applications mobiles, mais il est limité à 10 tableaux et 10 collaborateurs par espace de travail, et à 250 exécutions d’automatisation par mois. Il est surtout destiné aux petites équipes ou aux projets simples.
• Standard : à 6 dollars par mois et par utilisateur (5 dollars en facturation annuelle). Par rapport à la version gratuite, ce plan ajoute les tableaux illimités, augmente le stockage et les automatisations possibles, et permet d’inviter des personnes sur les tableaux.
• Premium : à 12,50 dollars par mois et par utilisateur (10 dollars en facturation annuelle). Cette version permet de profiter de toutes les vues possibles (calendrier, chronologie, tableur, tableau de bord et carte), d’accéder aux fonctions d’administration et de sécurité, et aux templates.
• Entreprise : à 17,50 dollars par mois et par utilisateur, en facturation annuelle uniquement. Ce plan ajoute les espaces de travail illimités, et des fonctions de permission, d’administration, d’authentification et de partage à l’échelle des organisations.

Pour les fonctionnalités et le temps gagné, investir dans la version payante est un calcul gagnant selon nous.