Notion : avis et test de l’outil de collaboration

Notion est un logiciel de gestion de projet très modulable et personnalisable qui promet de rassembler toutes les informations d’une entreprise sur un outil unique. Grâce à ses nombreux plans, il s’adresse aussi bien aux usagers individuels qu’aux grandes équipes.

Plus qu’un simple outil de gestion de projet, Notion est un éditeur de document poussé, un lieu de stockage et un outil de collaboration disposant de nombreuses intégrations. Toutes ces caractéristiques font de Notion l’un des outils les plus complets du marché.

Notion : aperçu des fonctionnalités

Édition de documents

Lorsque l’on crée une nouvelle page dans Notion, l’application ouvre une note avec plusieurs boutons : en cliquant sur l’un d’eux, on peut faire de cette page une note vierge, ouvrir un modèle préconçu, ou importer un document.

Les boutons permettent aussi de faire de cette note une base de données : un tableau simple, un tableau kanban, une liste, une chronologie, une galerie. Il suffit d’appuyer sur entrée pour obtenir une note vierge et faire disparaître les boutons.

Les notes dans Notion utilisent des blocs de texte : chaque paragraphe est sa propre entité, son propre bloc. À gauche de chaque bloc se trouve un bouton, six petits carrés gris, qui permet de saisir et de déplacer le bloc.

Ce bouton permet aussi de styliser le bloc et de choisir s’il sera un simple texte, un titre et son niveau, une liste à puces, une légende, une citation, une liste de tâches, ou même une nouvelle page.

La mise en page s’effectue donc pour chaque bloc, et non pas, comme sur un logiciel de traitement de texte, au niveau de la page. Cela peut dérouter les utilisateurs habitués à une barre d’outils de formatage.

Collaboration et communication

Notion peut être utilisé seul, principalement avec la version gratuite, ou en groupe, avec les versions payantes orientées vers la collaboration.

Lorsque plusieurs personnes sont connectées au même espace de travail ou à la même note, leurs images de profil apparaissent en haut de l’écran. En cliquant sur l’image d’un collaborateur, on peut accéder au dernier bloc sur lequel il était actif.

Notion permet de suivre des pages pour être notifié en cas de modification, et de taguer des personnes dans les commentaires pour attirer leur attention. Il est possible de partager des notes en mode lecture et commentaires seuls.

Gestion des tâches et planification

Notion est un outil de gestion de projet très modulable. Il permet d’effectuer facilement les tâches basiques de la gestion de projet, comme la planification, le suivi des tâches, ou le partage de documents et d’informations.

Mais Notion peut aussi être beaucoup plus sophistiqué. L’outil peut s’adapter aux projets les plus complexes, grâce aux nombreuses possibilités de personnalisation, bases de données, différents types de vues, listes et filtres, et aux intégrations.

Le support client chez Notion

Le centre d’aide de Notion est très complet. Il propose de nombreux cours et guides organisés par sujets pour apprendre à maîtriser l’outil en fonction de son niveau d’utilisation.

Le service client est joignable, pour les clients de tous les forfaits, par email et par chat dans l’application.

Enfin, Notion propose une page dédiée à sa communauté, avec des liens utiles, de nombreux évènements et réunions, des modèles de templates, et la mise en avant d’ambassadeurs et de consultants certifiés.

La marketplace d’intégrations Notion

Notion propose de très nombreuses intégrations :

• Canaux de communication : Slack, Zoom. Les fonctionnalités de communication de Notion étant relativement limitées, les intégrations vers ces outils sont très utiles.
• CRM : grâce à son API mais aussi grâce à son intégration avec Zapier, Notion s’intègre à de nombreux CRM. Ces intégrations sont très utiles pour associer la gestion de projet à la gestion du support client.
• Autres logiciels de gestion de projet : Asana, Trello, Jira. Les intégrations avec d’autres logiciels de gestion de projets permettent de collaborer plus facilement avec des personnes utilisant d’autres outils.
• Communication interne et collaboration : Dropbox, OneDrive, Google Drive. Ces intégrations sont aussi utiles pour collaborer plus facilement.

L’API de Notion est ouverte au public : les développeurs peuvent donc créer leur propre intégration, quel que soit leur forfait.

Notion : les tarifs

Notion propose 4 forfaits différents :

• Gratuit : pour un usage individuel. Donne accès à un nombre de pages et de blocs illimités en solo (limité à partir de 2 membres), au partage avec 10 invités, à la synchronisation sur tous les appareils, web et applications mobiles, à l’API, à 7 jours d’historique et à un essai de Notion AI.
• Plus : 10 dollars par membre et par mois en paiement annuel, 12 dollars en mensuel. Ouvre l’accès aux blocs collaboratifs illimités, à un chargement de fichiers illimité (5 Mo par fichier en gratuit), à un nombre d’invités illimité, et à 30 jours d’historique des pages. L’IA reste limitée à un essai.
• Business : 20 dollars par membre et par mois en paiement annuel, 24 dollars en mensuel. Inclut l’IA de Notion (Notion Agent, notes de réunion par IA, recherche dans les outils connectés en bêta), le SSO SAML et 90 jours d’historique.
• Entreprise : sur devis. Ouvre l’accès à des fonctionnalités d’entreprise pour collaborer et gérer l’accès et la sécurité des utilisateurs, à un journal d’audit, à un historique illimité, et à une équipe attitrée pour aider à configurer le compte.