Wrike est un outil de gestion de projet créé en 2006. Possédant un périmètre fonctionnel très large, ce logiciel est idéal pour les projets complexes et les grandes équipes.
Même si Wrike peut être plus difficile à mettre en place pour les petites équipes, ses qualités font qu’il est utilisé par plus de 20 000 clients dans le monde.
Wrike : périmètre fonctionnel
Gestion des tâches et planification
Sur Wrike, le travail s’effectue dans des blocs de construction : les tâches. Elles peuvent être ajoutées aux projets et contenir des informations comme une durée, un statut, une date d’échéance, un responsable ou des commentaires.
Ces tâches peuvent être divisées en sous-tâches, qui peuvent être transformées en tâches autonomes si besoin. Les tâches peuvent se voir ajouter des fichiers, être mises en favori, être dupliquées, ou être rendues récurrentes.
Sur Wrike, le diagramme de Gantt permet d’avoir une vue d’ensemble de l’avancement du projet. Il permet de créer directement des tâches, de suivre leur progression, ainsi que de visualiser les tâches en attente.
Il permet aussi de planifier ou replanifier les tâches et de mettre à jour la chronologie du projet, grâce à une simple action de glisser-déposer. Enfin, il offre la possibilité de filtrer les tâches par statut, propriétaire, dates de début et de fin.
Collaboration et communication
Les utilisateurs peuvent choisir comment, et à qui, partager les projets et dossiers, et communiquer avec des commentaires ou des mentions. L’outil ne propose pas les chats d’équipe, les appels audio et vidéo, mais ils sont accessibles grâce à des intégrations.
Wrike facilite la collaboration grâce aux tableaux de bord personnalisables, qui permettent d’organiser le travail d’une équipe par clients, projets ou calendriers. Ils donnent un aperçu des tâches et sous-tâches en cours, et permettent le suivi de leurs échéances.
Wrike permet de télécharger et partager des fichiers externes, et de visualiser directement les fichiers Word, Excel et PowerPoint, qui ne nécessitent donc pas d’être téléchargés. Les fichiers de projets et tâches sont aussi partageables avec des collaborateurs ou des clients.
La fonctionnalité « Horaires de travail » aide à gérer les jours travaillés ou non, et à voir quand une équipe, ou des collaborateurs, travaillent. Elle permet d’ajouter des jours de vacances et des heures supplémentaires.
Reporting et time tracking
Le time tracking sert à comptabiliser les heures facturables et à facturer un client, ou à estimer la durée des tâches et projets. Avec Wrike, il est inclus à partir des comptes Business et supérieurs. Il fonctionne sur les applications mobiles, notamment hors ligne.
Vous pouvez renseigner le temps manuellement, ou le mesurer avec une minuterie intégrée à l’application. Wrike permet de créer un rapport de journal de temps et, en fonction des abonnements, il est possible d’exporter les relevés de temps.
Le time tracking de Wrike est moins performant que celui d’outils dédiés, et ne fonctionne pas pour le pointage. Il est aussi moins facile d’utilisation que celui d’autres logiciels de gestion de projet : il ne peut notamment être démarré qu’en ouvrant une tâche.
Wrike permet d’avoir un aperçu des projets et tâches grâce aux rapports, qui sont actualisables à tout moment avec les données récentes. Il est possible d’utiliser un modèle de rapport prédéfini ou de créer un rapport personnalisé.
Un générateur de rapports aide à créer de nouveaux rapports. Par exemple, le modèle de rapport sur les risques du projet utilise l’intelligence artificielle pour analyser les projets actifs et donner la probabilité que chaque projet soit terminé à temps.
Possibilités de personnalisation
Wrike permet de gérer un projet du début à la fin, grâce à son système de tâches, avec des personnes affectées à sa réalisation, un délai, des pièces jointes, des options d’état personnalisables, et à ses nombreux outils traditionnels, comme le diagramme de Gantt.
Wrike se distingue cependant de ses concurrents car il n’est pas uniquement dédié à la gestion de projet, mais aussi à la gestion du travail en cours. Cela englobe les tâches qui n’ont pas nécessairement de livrable final ou d’échéance fixe.
Pour le travail hors projet, Wrike permet de créer des dossiers dans n’importe quel espace et de les y conserver. Au sein d’un dossier, l’outil offre le choix d’organiser le travail sous différents formats et vues : liste, tableau, diagramme de Gantt.
La page d’accueil de Wrike est divisée en trois dashboards. Celui de gauche permet de voir les dernières notifications et affectations, le central contient des raccourcis vers votre travail et celui de droite des liens rapides vers des dossiers intelligents et des outils.
Ce système de dashboard est très facile à utiliser. Il est aussi très modulable grâce aux quatre blocs de construction dans lesquels le travail est effectué : les espaces, les dossiers, les projets et les tâches.
L’automatisation sur Wrike
Les utilisateurs du plan gratuit ont seulement accès aux workflows par défaut. À partir du plan Team, les utilisateurs ont accès aux workflows personnalisés qui permettent de créer et de modifier des workflows d’équipe.
Le moteur d’automatisation (Automation Engine) est un outil intégré qui permet d’automatiser les workflows les plus utilisés pour réduire le travail manuel. Il permet de créer des règles d’automatisation variées, à l’aide de déclencheurs et d’actions. Il est disponible à partir du plan Team.
Le support client chez Wrike
Le support client de Wrike est joignable grâce à de nombreuses options différentes : par email, par téléphone, avec un système de live chat, ou encore un système de ticket. Cependant, il n’est pas toujours très réactif, et n’informe parfois pas assez les clients.
Le centre d’aide de Wrike est très complet. Un espace permet de poser des questions, et d’avoir des résultats sous forme d’article, ou de partage de la communauté. Wrike propose en effet un espace communauté pour poser des questions ou partager de bonnes pratiques.
Pour aider ses utilisateurs et leur apprendre à utiliser l’outil, Wrike propose aussi un entraînement interactif, des vidéos et des notes actualisées. Enfin, une riche base de données est aussi disponible sur le centre d’aide, et des webinaires mensuels sont organisés.
Wrike met aussi en avant beaucoup d’études de cas détaillées sur sa chaîne YouTube, par exemple une vidéo qui explique en détail la préparation de la campagne du 75ᵉ anniversaire des 49ers, l’équipe de football américain de San Francisco.
Wrike : les intégrations
En fonction de leur forfait, les utilisateurs de Wrike peuvent intégrer plus de 150 autres outils : les plateformes de stockage dans le cloud pour les utilisateurs du forfait gratuit, et de nombreuses applications de productivité pour ceux des plans payants.
Wrike permet aussi d’utiliser des modules complémentaires dédiés à l’intégration. Le module Wrike Integrate, payant en option sur les plans Business et Pinnacle et inclus dans le plan Apex, déverrouille par exemple plus de 400 intégrations personnalisées. Certains modules sont même gratuits, comme celui dédié à Microsoft Teams.
Wrike : les tarifs
Wrike propose 5 plans différents, facturés à l’année :
- Free : donne accès à la gestion des tâches et sous-tâches sur les applications web, de bureau et mobile. Permet de travailler avec des collaborateurs internes et externes, avec un stockage allant jusqu’à 2 Go par compte.
- Team : 10 $ par mois et par utilisateur, de 2 à 15 utilisateurs. Donne accès aux tableaux de bord partageables, aux diagrammes de Gantt interactifs, aux workflows personnalisés et au moteur d’automatisation, avec jusqu’à 2 Go de stockage par utilisateur.
- Business : 25 $ par mois et par utilisateur, jusqu’à 200 utilisateurs. Donne accès à de nombreuses extensions, intégrations et fonctionnalités, comme le time tracking, ainsi qu’à 5 Go de stockage par utilisateur.
- Pinnacle : sur devis. Reprend les options avancées de l’ancien plan Entreprise, avec 15 Go de stockage par utilisateur.
- Apex : sur devis. Inclut tout le plan Pinnacle, le module Wrike Integrate et 50 Go de stockage par utilisateur.
